采購檔案管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購檔案管理，規(guī)范采購檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保采購檔案的真實、完整、有效和安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動形成的檔案管理，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等各類采購項目。（三）基本原則1.真實性原則：采購檔案應(yīng)如實反映采購活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋采購活動各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的采購檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購檔案的內(nèi)容（一）采購前期文件1.采購計劃：包括年度采購計劃、專項采購計劃等，明確采購項目的名稱、數(shù)量、預(yù)算、時間要求等。2.需求申請：由使用部門提交的采購需求申請表，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、技術(shù)要求等。3.供應(yīng)商篩選資料：供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件、業(yè)績案例、產(chǎn)品樣本、報價單等，用于評估和選擇供應(yīng)商。（二）采購過程文件1.采購文件：招標(biāo)（采購）文件、談判文件、詢價文件等，明確采購的條件、要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。2.投標(biāo)（響應(yīng)）文件：供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件、報價文件、技術(shù)方案等，是采購決策的重要依據(jù)。3.開標(biāo)（采購）記錄：記錄開標(biāo)（采購）過程中的重要信息，如開標(biāo)時間、地點、投標(biāo)人名稱、報價等。4.評標(biāo)（采購）報告：對投標(biāo)文件進(jìn)行評審后形成的報告，包括評標(biāo)委員會成員名單、評審意見、推薦中標(biāo)候選人等。5.采購合同：明確采購雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（三）采購執(zhí)行文件1.訂單：向供應(yīng)商下達(dá)的采購訂單，注明采購的具體內(nèi)容、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。2.到貨驗收記錄：記錄物資或服務(wù)到貨的時間、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，以及驗收結(jié)果。3.付款憑證：采購付款的相關(guān)憑證，如發(fā)票、付款申請單、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等。（四）其他相關(guān)文件1.采購活動中的往來函件：與供應(yīng)商、相關(guān)部門之間的溝通函件，如詢價函、催貨函、質(zhì)疑函等。2.采購項目的總結(jié)報告：對采購項目進(jìn)行全面總結(jié)的文件，包括項目實施情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、效益評估等。三、采購檔案的收集（一）收集責(zé)任1.采購部門負(fù)責(zé)采購過程中各類文件的收集和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合采購部門，及時提供本部門在采購活動中產(chǎn)生的文件資料。（二）收集時間1.采購項目完成后，采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的收集工作，一般不超過[X]個工作日。2.對于重要采購項目或緊急采購項目，應(yīng)根據(jù)實際情況及時收集相關(guān)文件。（三）收集要求1.收集的文件應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，需提供經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。2.文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或缺失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.電子文件應(yīng)確保格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。四、采購檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照采購項目的類別進(jìn)行分類，如物資采購、服務(wù)采購等。2.在每類采購項目下，再按照采購流程的不同階段進(jìn)行細(xì)分，如采購前期、采購過程、采購執(zhí)行等。（二）編號規(guī)則1.采購檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。2.編號格式為：[公司簡稱][采購年份][采購項目類別代碼][流水號]。例如：[公司簡稱]2023WZ001，表示公司2023年物資采購的第1個項目檔案。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于篇幅較長的文件，可采用三孔一線或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。（四）編目要求1.編制采購檔案目錄，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。五、采購檔案的保管（一）保管期限1.采購檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性采購項目；中期保管期限為[X]年，適用于重要采購項目；長期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、重要權(quán)益等采購項目。（二）保管地點1.設(shè)立專門的采購檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、采購檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱采購檔案。2.外部審計、稅務(wù)、監(jiān)管等部門依法進(jìn)行查閱時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用申請1.公司內(nèi)部人員查閱采購檔案，需填寫《采購檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱采購檔案，需持單位介紹信、查閱人有效身份證件等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.查閱人員可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、采購檔案的銷毀（一）銷毀條件1.采購檔案保管期滿，且已無利用價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因提前銷毀的采購檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《采購檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門會同采購部門等相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀檔案進(jìn)行清點核對。3.銷毀小組采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司審計部門負(fù)責(zé)對采購檔案管理工作進(jìn)行定期審計和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對采購檔案管理情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）檢查內(nèi)容1.采購檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.采購檔案的真實性、完整性、規(guī)范性和保密性是否得到有效保障。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案保管環(huán)境是否符合要求。（三）問題處理1