鐵路材料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強鐵路材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保鐵路建設(shè)、運營所需材料的質(zhì)量和供應(yīng)，控制采購成本，提高采購效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和鐵路行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)鐵路材料采購活動，包括新建鐵路項目、既有鐵路改造項目以及日常運營維護所需各類材料的采購。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、鐵路行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合鐵路工程和運營要求的材料，保障鐵路安全運行。3.成本控制原則在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和管理手段，降低采購成本。4.公開公正原則采購活動應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機會。5.廉潔自律原則采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當交易行為。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，組織實施采購活動。2.選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商管理檔案。3.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）技術(shù)部門1.參與制定材料技術(shù)標準和規(guī)格要求。2.對采購材料的技術(shù)質(zhì)量進行審核和驗收。3.提供技術(shù)支持，協(xié)助解決采購中的技術(shù)問題。（三）質(zhì)量部門1.制定材料質(zhì)量檢驗標準和流程。2.對采購材料進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。3.處理質(zhì)量不合格材料的相關(guān)事宜。（四）財務(wù)部門1.負責采購資金的預算編制和管理。2.審核采購合同付款條款，辦理付款手續(xù)。3.對采購成本進行核算和分析。（五）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督。2.檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。3.對違規(guī)行為提出處理建議。三、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.鐵路建設(shè)、運營規(guī)劃和年度計劃。2.工程設(shè)計文件、施工圖紙和技術(shù)規(guī)范。3.材料庫存情況和消耗定額。（二）計劃編制流程1.各需求部門根據(jù)工作安排，提前向采購部門提交材料需求計劃，明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購部門匯總各需求部門的計劃，結(jié)合庫存情況進行分析，編制年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃經(jīng)相關(guān)部門審核后，報主管領(lǐng)導審批。（三）計劃調(diào)整因工程變更、設(shè)計修改等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出申請，采購部門核實后進行相應(yīng)調(diào)整，并按原審批程序重新審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、業(yè)績、信譽等條件。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程公平公正。3.對潛在供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)等情況。（二）供應(yīng)商評價1.建立供應(yīng)商評價體系，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評價。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.對于不合格供應(yīng)商，及時采取措施，如警告、暫停合作、取消資格等。（三）供應(yīng)商檔案管理1.為每個供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、資質(zhì)文件、業(yè)績情況、評價結(jié)果等。2.定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明文件。（二）采購審批采購申請表經(jīng)部門負責人審核后，報主管領(lǐng)導審批。主管領(lǐng)導根據(jù)采購金額、重要性等因素進行審批，重大采購項目需經(jīng)公司/組織決策機構(gòu)審議。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的采購方式進行采購。2.對于招標采購項目，按照國家和鐵路行業(yè)相關(guān)規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。3.對于非招標采購項目，按照相關(guān)程序進行競爭性談判、詢價等采購活動。4.采購人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。（四）合同執(zhí)行與驗收1.采購部門負責跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.材料到貨后，采購部門通知質(zhì)量部門和需求部門進行驗收。質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗標準對材料進行檢驗，需求部門對材料的規(guī)格、數(shù)量等進行核對。3.驗收合格的材料辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的材料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換、補貨或退貨等。（五）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核付款申請。2.按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。對于預付款項，應(yīng)嚴格控制風險，確保資金安全。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.對采購過程中可能出現(xiàn)的風險進行識別，包括市場價格波動風險、供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應(yīng)對措施1.針對市場價格波動風險，建立價格監(jiān)測機制，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式進行應(yīng)對。2.對于供應(yīng)商違約風險，加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好的供應(yīng)商，在合同中明確違約責任，增加履約保證金等條款。3.為防范質(zhì)量風險，嚴格質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，加強對供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。4.對于法律風險，加強采購人員的法律意識培訓，在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)，合同簽訂前進行法律審核。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制效果等。2.紀檢監(jiān)察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督，查處違規(guī)違紀行為。（二）外部監(jiān)督接受鐵路行業(yè)監(jiān)管部門、社會公眾等的監(jiān)督，及時處理投訴舉報，對存在的問題進行整改。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價制度，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進行考核。2.考核指標包括采購計劃完成率、采購成本節(jié)約率、采購質(zhì)量合格