香港公司公章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)香港公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于香港公司及其下屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)。（三）定義1.公章：指香港公司在注冊(cè)登記后，依法刻制的，代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的印章，包括公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、法定代表人章等。2.使用部門(mén)：指公司內(nèi)部有權(quán)使用公章的部門(mén)，包括但不限于行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等。3.使用人：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用公章的個(gè)人。二、公章的刻制與備案（一）刻制1.公司公章的刻制必須嚴(yán)格按照香港相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，由具有合法資質(zhì)的印章刻制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)刻制。2.申請(qǐng)刻制公章時(shí)，需填寫(xiě)《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章的種類(lèi)、名稱(chēng)、規(guī)格等信息，并提交公司法定代表人身份證明、公司注冊(cè)登記證明等相關(guān)材料。3.印章刻制機(jī)構(gòu)在刻制公章過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公章內(nèi)容的安全。（二）備案1.公章刻制完成后，公司應(yīng)及時(shí)將公章的印模報(bào)香港公司注冊(cè)處備案，并留存一份印模作為公司檔案資料。2.備案后的公章印模應(yīng)妥善保管，如有變更，應(yīng)及時(shí)辦理備案手續(xù)。三、公章的保管（一）保管部門(mén)1.公司公章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，合同專(zhuān)用章由業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。2.各保管部門(mén)應(yīng)設(shè)立公章保管登記簿，詳細(xì)記錄公章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。（二）保管要求1.公章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公司的公章管理制度。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)借用，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的人員批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。4.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等，以及辦理公司注冊(cè)登記、變更登記、注銷(xiāo)登記等相關(guān)手續(xù)。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章主要用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。3.合同專(zhuān)用章主要用于公司對(duì)外簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議等。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人行使職權(quán)時(shí)的簽字、蓋章等。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)或使用人需填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用公章的事由、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用時(shí)間、使用部門(mén)、使用人等信息，并提交相關(guān)文件或資料。2.審核：《公章使用申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)的人員批準(zhǔn)。3.蓋章：公章保管人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表上的各項(xiàng)內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在相關(guān)文件或資料上加蓋公章。4.登記：公章保管人員應(yīng)在公章使用登記簿上詳細(xì)記錄公章的使用情況，包括使用時(shí)間、使用部門(mén)、使用人、使用事由、文件名稱(chēng)、文號(hào)等信息。（三）使用限制1.未經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的人員批準(zhǔn)，任何人不得擅自使用公司公章。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司公章。3.公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和使用流程進(jìn)行，不得超越權(quán)限使用公章。五、公章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用1.因公司名稱(chēng)變更、注銷(xiāo)登記等原因，需要停用公章的，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)通知各公章保管人員，并收回停用的公章。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)封存，并在公章保管登記簿上注明停用日期、原因等信息。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于不再使用或已損壞的公章，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀公章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明銷(xiāo)毀公章的種類(lèi)、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交公司法定代表人或其授權(quán)的人員批準(zhǔn)。3.公章銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保公章內(nèi)容無(wú)法復(fù)原。4.公章銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀的人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)公章的保管、使用等情況進(jìn)行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管人員是否嚴(yán)格遵守公章管理制度，是否妥善保管公章。2.公章的使用是否符合規(guī)定的使用范圍和使用流程，是否經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。3.公章使用登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章、超越權(quán)限使用公章、在空白紙張等上加蓋公章等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本