餐飲集團(tuán)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)餐飲集團(tuán)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保采購物資的質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于餐飲集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購物資符合餐飲經(jīng)營的要求。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置餐飲集團(tuán)設(shè)立獨(dú)立的采購部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)范圍內(nèi)的采購工作。采購部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，下設(shè)不同的采購小組，分別負(fù)責(zé)食材、設(shè)備、用品等各類物資的采購。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)集團(tuán)餐飲業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合集團(tuán)利益和法律法規(guī)要求。4.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，確保物資質(zhì)量和數(shù)量符合合同約定。5.處理采購過程中的糾紛和問題，及時(shí)向上級匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況。6.收集市場信息，分析物資價(jià)格走勢，為集團(tuán)采購決策提供參考依據(jù)。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時(shí)向采購部門提交采購申請，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保采購成本的合理性和合規(guī)性。3.質(zhì)量控制部門：參與采購物資的驗(yàn)收工作，對物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和評估，確保采購物資符合餐飲質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購審批流程應(yīng)明確各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限和時(shí)間要求，確保采購申請能夠及時(shí)得到處理。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購物資的要求和供應(yīng)商的基本情況，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部門會同質(zhì)量控制部門、需求部門等對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。5.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、物資質(zhì)量、價(jià)格變動情況、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購合同談判，明確合同條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益得到保障。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋集團(tuán)公章。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同的約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息反饋給采購部門。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（六）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門、需求部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。2.付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付的安全和合規(guī)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)集團(tuán)餐飲業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營目標(biāo)，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價(jià)格走勢，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確各類采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等信息，并按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類匯總。3.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出修改意見。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)及時(shí)提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.對于識別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保。加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。2.物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：建立嚴(yán)格的物資驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和評估。選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和售后服務(wù)要求。3.價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場價(jià)格動態(tài)，定期收集和分析物資價(jià)格信息，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定價(jià)格調(diào)整的條件和方式。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)。4.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。在采購合同簽訂前，要求法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。關(guān)注國家法律法規(guī)政策的變化，及時(shí)調(diào)整采購策略和合同條款，避免因法律法規(guī)變化帶來的風(fēng)險(xiǎn)。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購物資的實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異，以及采購成本的降低率。2.采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量合格率，以及因物資質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失情況。3.采購效率：評估采購訂單的處理時(shí)間、交貨及時(shí)性等指標(biāo)，以及采購流程的順暢程度。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率、售后服務(wù)滿意度等指標(biāo)，以及供應(yīng)商的開發(fā)和維護(hù)情況。（二）評估方法1.定期評估：采購部門應(yīng)定期對采購績效進(jìn)行評估，評估周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度。2.對比分析：將采購績效指標(biāo)與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，找出差距和不足，并提出改進(jìn)措施。3.問卷調(diào)查：向需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門發(fā)放調(diào)查問卷，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎懲。對于采購績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于采購績效不佳的部門和人員，進(jìn)行批評教育，并要求其制定改進(jìn)計(jì)劃，限期整改。2.將采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)，與薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購人員不斷提高采購績效。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如稅務(wù)部門、工商部門、質(zhì)量監(jiān)督部門等。積極