長(zhǎng)虹物業(yè)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范長(zhǎng)虹物業(yè)采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，滿足物業(yè)服務(wù)需求，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于長(zhǎng)虹物業(yè)各項(xiàng)目管理處及公司總部涉及的各類物資、服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、清潔用品、設(shè)備維修配件、綠化養(yǎng)護(hù)服務(wù)、安保服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。5.監(jiān)督制衡原則：建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的監(jiān)督管理，防止權(quán)力濫用和腐敗行為發(fā)生。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立采購(gòu)管理委員會(huì)，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)人組成。采購(gòu)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議和決策重大采購(gòu)事項(xiàng)，包括采購(gòu)政策制定、采購(gòu)預(yù)算審批、供應(yīng)商選擇及采購(gòu)合同簽訂等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行部門。采購(gòu)部負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的組織實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃編制、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購(gòu)談判、合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)款項(xiàng)支付等工作。采購(gòu)部應(yīng)配備專業(yè)的采購(gòu)人員，明確各崗位的職責(zé)分工，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：各項(xiàng)目管理處及公司總部相關(guān)部門作為物資和服務(wù)的需求部門，負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，提供采購(gòu)需求的詳細(xì)信息，并參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)審、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付，確保采購(gòu)資金的合理使用和安全。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性，提供法律意見和建議，防范采購(gòu)法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交至采購(gòu)管理委員會(huì)審批。2.采購(gòu)管理委員會(huì)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審議，根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購(gòu)部通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，篩選出符合公司要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)審：采購(gòu)部組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件，產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證書，以及過(guò)往業(yè)績(jī)、客戶評(píng)價(jià)等。評(píng)審合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消資格等措施。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部起草采購(gòu)合同，并提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。采購(gòu)部根據(jù)法務(wù)部門的意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交至采購(gòu)管理委員會(huì)審批。采購(gòu)管理委員會(huì)審批通過(guò)后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗(yàn)收：物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否符合采購(gòu)合同要求。驗(yàn)收合格后，由需求部門在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、付款條款等進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各項(xiàng)目管理處的實(shí)際需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)和市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行分類匯總。2.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，提交至采購(gòu)管理委員會(huì)審議。采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和控制，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的偏差。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，采用招標(biāo)、詢價(jià)、談判等多種采購(gòu)方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格把控采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資和服務(wù)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同的管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款明確、合法、合規(guī)。在合同執(zhí)行過(guò)程中，密切跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購(gòu)事項(xiàng)，及時(shí)咨詢法務(wù)部門的意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)管理委員會(huì)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，定期聽取采購(gòu)部的工作匯報(bào)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購(gòu)專項(xiàng)檢查、審計(jì)等工作。2.主動(dòng)接受業(yè)主、業(yè)委會(huì)等相關(guān)方的監(jiān)督