食品銷售記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品銷售記錄管理，規(guī)范食品銷售行為，保證食品可追溯性，保障消費(fèi)者食品安全，依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所從事的各類食品銷售活動(dòng)，包括但不限于實(shí)體店鋪銷售、網(wǎng)絡(luò)平臺銷售、批發(fā)銷售等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：食品銷售記錄應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確記錄食品銷售的全過程信息，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋食品銷售過程中的各項(xiàng)關(guān)鍵信息，確保記錄完整無缺。3.可追溯性原則：通過銷售記錄能夠清晰追溯食品的來源、流向、銷售情況等，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和追蹤。二、銷售記錄內(nèi)容（一）食品基本信息1.食品名稱：準(zhǔn)確填寫食品的通用名稱、商品名稱等。2.規(guī)格型號：記錄食品的包裝規(guī)格、重量、數(shù)量等詳細(xì)信息。3.生產(chǎn)日期/批次：明確食品的生產(chǎn)時(shí)間或批次編號。4.保質(zhì)期：標(biāo)注食品的保質(zhì)期限。（二）銷售信息1.銷售日期：記錄食品實(shí)際銷售的具體日期。2.銷售數(shù)量：明確銷售食品的具體數(shù)量。3.銷售價(jià)格：記錄每筆銷售的實(shí)際成交價(jià)格。4.銷售對象個(gè)人客戶：記錄客戶姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼（如有）、收貨地址等。企業(yè)客戶：記錄企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、收貨地址等。（三）進(jìn)貨信息1.進(jìn)貨日期：記錄食品采購入庫的日期。2.進(jìn)貨來源供應(yīng)商名稱：填寫食品供應(yīng)商的全稱。供應(yīng)商地址：記錄供應(yīng)商的注冊地址或?qū)嶋H經(jīng)營地址。聯(lián)系方式：提供供應(yīng)商的聯(lián)系電話、傳真號碼等。（四）其他信息1.銷售渠道：注明食品是通過實(shí)體店鋪、網(wǎng)絡(luò)平臺、批發(fā)等哪種渠道進(jìn)行銷售的。2.運(yùn)輸方式：記錄食品銷售過程中的運(yùn)輸方式，如快遞、物流專線等，并填寫相應(yīng)的運(yùn)單號。3.銷售人員信息：記錄負(fù)責(zé)該筆銷售業(yè)務(wù)的銷售人員姓名、工號等。三、銷售記錄的記錄方式與要求（一）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于線下實(shí)體店鋪銷售，可采用紙質(zhì)銷售單據(jù)進(jìn)行記錄，銷售單據(jù)應(yīng)包含上述銷售記錄內(nèi)容，并由銷售人員、客戶簽字確認(rèn)。2.電子記錄：通過公司內(nèi)部的銷售管理系統(tǒng)或?qū)ｉT的食品追溯系統(tǒng)進(jìn)行電子記錄。電子記錄應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢、導(dǎo)出等功能，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。（二）記錄要求1.及時(shí)記錄：銷售人員應(yīng)在食品銷售完成后及時(shí)進(jìn)行記錄，確保記錄信息與銷售實(shí)際情況一致。2.字跡清晰：紙質(zhì)記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆等書寫工具，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：錄入電子記錄系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致追溯困難。4.妥善保存：紙質(zhì)記錄應(yīng)按照日期順序整理成冊，妥善保管，保存期限不得少于食品安全法規(guī)定的期限。電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。四、銷售記錄的審核與管理（一）審核流程1.每日審核：銷售人員完成銷售記錄后，由銷售部門主管進(jìn)行每日審核，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字手續(xù)是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知銷售人員進(jìn)行更正。2.定期審核：公司質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對銷售記錄進(jìn)行審核，每月至少進(jìn)行一次全面審核。審核內(nèi)容包括銷售記錄的規(guī)范性、完整性、可追溯性等方面。對于審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，應(yīng)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）數(shù)據(jù)備份與存儲1.電子記錄備份：電子銷售記錄應(yīng)每天進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，以防止因服務(wù)器故障、數(shù)據(jù)丟失等原因?qū)е掠涗洈?shù)據(jù)丟失。2.存儲期限：銷售記錄的電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)記錄應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行存儲，一般食品銷售記錄的保存期限不得少于二年。對于有特殊保質(zhì)期要求或涉及食品安全事故的食品銷售記錄，應(yīng)延長保存期限至食品安全事故處理完畢后二年。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.查詢權(quán)限：公司內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要查詢銷售記錄時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。銷售人員可查詢本人負(fù)責(zé)的銷售記錄；銷售部門主管可查詢本部門的銷售記錄；質(zhì)量管理部門、法務(wù)部門等因食品安全追溯、調(diào)查等工作需要，經(jīng)公司授權(quán)后可查詢相關(guān)銷售記錄。2.數(shù)據(jù)使用規(guī)范：查詢和使用銷售記錄的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，不得泄露記錄中的商業(yè)秘密和客戶隱私信息。對于因工作需要對外提供銷售記錄數(shù)據(jù)的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，并確保數(shù)據(jù)提供的安全性和合法性。五、銷售記錄的追溯與召回（一）追溯機(jī)制1.內(nèi)部追溯：當(dāng)公司內(nèi)部需要對某一批次食品進(jìn)行追溯時(shí)，應(yīng)依據(jù)銷售記錄，從銷售終端開始，逐步追溯到進(jìn)貨源頭，查明食品的流向、銷售情況、進(jìn)貨渠道等信息。通過銷售記錄中的食品基本信息、銷售信息、進(jìn)貨信息等，能夠清晰還原食品的銷售軌跡，為追溯工作提供有力支持。2.外部追溯協(xié)助：如遇食品安全監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)要求協(xié)助追溯食品銷售信息時(shí)，公司應(yīng)積極配合，按照要求提供準(zhǔn)確、完整的銷售記錄。在接到追溯通知后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員，依據(jù)銷售記錄進(jìn)行查詢和整理，及時(shí)向監(jiān)管部門反饋?zhàn)匪萁Y(jié)果。（二）召回流程1.召回啟動(dòng)：當(dāng)公司發(fā)現(xiàn)所銷售的食品存在安全問題或不符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)召回程序。召回信息應(yīng)首先依據(jù)銷售記錄確定受影響食品的批次、銷售范圍等信息。2.通知客戶：通過多種渠道，如電話、短信、電子郵件、公告等方式，及時(shí)通知購買了受影響食品的客戶，告知召回原因、召回范圍、召回方式等信息。通知過程應(yīng)詳細(xì)記錄通知時(shí)間、通知對象、通知方式等內(nèi)容，作為召回工作的重要記錄。3.召回實(shí)施：按照召回計(jì)劃，組織對受影響食品進(jìn)行召回。召回過程中，應(yīng)記錄召回食品的數(shù)量、召回時(shí)間、召回方式等信息，并與銷售記錄進(jìn)行核對，確保召回工作的準(zhǔn)確性和完整性。4.召回記錄保存：召回工作完成后，應(yīng)對召回過程中的各項(xiàng)記錄進(jìn)行整理和保存，包括召回通知記錄、召回實(shí)施記錄、召回食品處理記錄等。召回記錄的保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和追溯。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.銷售記錄管理辦法培訓(xùn)：定期組織銷售人員、倉庫管理人員、質(zhì)量管理人員等相關(guān)人員參加銷售記錄管理辦法培訓(xùn)，使其熟悉銷售記錄的內(nèi)容、記錄方式、審核要求、追溯與召回流程等規(guī)定。2.法律法規(guī)培訓(xùn)：開展食品安全相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)，讓員工了解食品銷售記錄管理在保障食品安全方面的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)員工的法律意識和責(zé)任意識。3.系統(tǒng)操作培訓(xùn)：針對電子銷售記錄系統(tǒng)，對相關(guān)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保其能夠熟練、準(zhǔn)確地錄入和查詢銷售記錄數(shù)據(jù)。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體相關(guān)人員參加集中培訓(xùn)課程，邀請專業(yè)講師或內(nèi)部專家進(jìn)行授課，講解銷售記錄管理辦法的重點(diǎn)內(nèi)容和操作要點(diǎn)。2.現(xiàn)場指導(dǎo)：在日常工作中，由經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員對新入職員工或操作不熟練的員工進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，及時(shí)糾正操作過程中出現(xiàn)的問題。3.在線學(xué)習(xí)：開發(fā)在線學(xué)習(xí)課程，供員工自主學(xué)習(xí)銷售記錄管理相關(guān)知識，員工可根據(jù)自己的時(shí)間和需求進(jìn)行學(xué)習(xí)，并通過在線測試檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果。（三）宣傳工作1.內(nèi)部宣傳：通過公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、工作群等渠道，宣傳銷售記錄管理的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工對銷售記錄管理工作的重視程度。2.外部宣傳：向客戶宣傳公司的銷售記錄管理措施和食品安全追溯體系，增強(qiáng)客戶對公司食品安全管理的信任度，同時(shí)告知客戶在購買食品時(shí)應(yīng)妥善保存購買憑證，以便在需要時(shí)配合公司進(jìn)行追溯查詢。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：公司質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對銷售記錄管理工作進(jìn)行日常內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期抽查銷售記錄的記錄情況、審核情況、存儲情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：積極配合食品安全監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供銷售記錄等相關(guān)資料，接受監(jiān)管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。對于監(jiān)管部門提出的問題和整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)反饋整改結(jié)果。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)：建立銷售記錄管理工作考核指標(biāo)體系，包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，審核工作的執(zhí)行情況，追溯與召回工作的落實(shí)情況等方面。2.考核方式：定期對銷售人員、銷售部門主管、相關(guān)職能部門等進(jìn)行考核評價(jià)，考核結(jié)果與