進(jìn)口業(yè)務(wù)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司進(jìn)口業(yè)務(wù)采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保進(jìn)口物資的質(zhì)量、及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有進(jìn)口業(yè)務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、技術(shù)及服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的進(jìn)口物資符合質(zhì)量要求。3.成本效益原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。5.誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行進(jìn)口業(yè)務(wù)采購計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)準(zhǔn)確地采購所需物資和服務(wù)。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理，維護(hù)公司利益。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算，定期進(jìn)行采購成本分析，提出降低成本的建議和措施。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，提出進(jìn)口業(yè)務(wù)采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗(yàn)等工作，協(xié)助采購部門確保所采購物資符合業(yè)務(wù)需求。3.負(fù)責(zé)對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出改進(jìn)意見和建議。（三）質(zhì)量部門1.制定進(jìn)口物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.參與采購合同的評審，對合同中的質(zhì)量條款提出意見和建議，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。3.對采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和處理，及時(shí)反饋給采購部門和供應(yīng)商，并跟蹤整改情況。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保采購資金的合理支出。2.參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進(jìn)行審核，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購成本的核算和財(cái)務(wù)分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)告，為采購決策提供支持。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《進(jìn)口業(yè)務(wù)采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)狀況，制定進(jìn)口業(yè)務(wù)采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和篩選，初步確定潛在供應(yīng)商名單。3.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。4.將采購合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門按照合同要求履行各自的職責(zé)。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或出現(xiàn)其他問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并跟蹤整改情況。3.根據(jù)需要，采購部門可向供應(yīng)商發(fā)出催貨函，督促其按時(shí)交貨。（七）到貨驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，由質(zhì)量部門出具《驗(yàn)收報(bào)告》；驗(yàn)收不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（八）付款結(jié)算1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門按照采購合同的付款條款，對審核通過的發(fā)票進(jìn)行付款結(jié)算。3.付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款情況反饋給采購部門。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括國際市場價(jià)格波動(dòng)、匯率變動(dòng)、原材料供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、交貨延遲等風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：包括采購活動(dòng)違反法律法規(guī)、知識產(chǎn)權(quán)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門定期對進(jìn)口業(yè)務(wù)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)了解國際市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。采用套期保值等金融工具，規(guī)避匯率變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，確保原材料供應(yīng)穩(wěn)定。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，降低質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)。合理安排采購進(jìn)度，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保交貨期，降低交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同條款明確、合理，避免合同糾紛。在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，確保合同順利履行。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。在采購合同中明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬等條款，避免知識產(chǎn)權(quán)糾紛。遇到法律問題時(shí)，及時(shí)咨詢專業(yè)律師，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、關(guān)稅等成本。2.采購質(zhì)量：采購物資的質(zhì)量符合要求的程度。3.采購交貨期：采購物資按時(shí)到貨的比例。4.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商的合作滿意度、供應(yīng)商的數(shù)量和質(zhì)量等。5.采購效率：采購流程的執(zhí)行效率，如采購申請的處理時(shí)間、采購訂單的下達(dá)時(shí)間等。（二）評估方法1.定期評估：采購部門每月或每季度對采購績效進(jìn)行評估，填寫《采購績效評估表》，提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。2.綜合評估：結(jié)合采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、采購效率等指標(biāo)，對采購績效進(jìn)行綜合評估。3.對比評估：與同行業(yè)其他公司的采購績效進(jìn)行對比，分析本公司采購管理的優(yōu)勢和不足。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績