賬外物資管理辦法陜西省總則目的為加強公司賬外物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、保管、使用及處置等行為，確保賬外物資安全完整，提高物資使用效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于陜西省內(nèi)本公司所屬各部門、各分支機構(gòu)涉及的賬外物資管理活動。賬外物資是指未納入公司財務(wù)賬內(nèi)核算，但實際由公司占有、使用、管理的各類物資?；驹瓌t1.合法性原則：賬外物資管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保各項操作合法合規(guī)。2.真實性原則：賬外物資的記錄和核算應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映物資的實際情況。3.效益性原則：通過科學(xué)管理，優(yōu)化物資配置，提高物資使用效率，降低運營成本，實現(xiàn)公司效益最大化。4.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制制度，明確各部門職責(zé)權(quán)限，加強相互制約和監(jiān)督，防范物資管理風(fēng)險。管理職責(zé)物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定賬外物資采購計劃，組織實施采購活動，確保物資及時供應(yīng)。2.負(fù)責(zé)賬外物資的驗收工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗，確保物資符合要求。3.負(fù)責(zé)建立賬外物資臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫、使用、庫存等情況，并定期對賬。4.負(fù)責(zé)賬外物資的保管工作，確保物資安全存放，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。5.負(fù)責(zé)組織賬外物資的盤點工作，編制盤點報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理賬實不符問題。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定賬外物資財務(wù)管理制度，明確財務(wù)核算方法和流程。2.負(fù)責(zé)對物資管理部門報送的賬外物資相關(guān)資料進行審核，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.負(fù)責(zé)監(jiān)督賬外物資的采購、使用、處置等活動，確保符合財務(wù)規(guī)定。4.負(fù)責(zé)定期對賬外物資進行財務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。使用部門1.負(fù)責(zé)提出賬外物資需求計劃，合理使用物資，提高物資使用效益。2.配合物資管理部門做好物資的驗收、保管、盤點等工作。3.及時將不再使用或閑置的賬外物資退回物資管理部門。審計部門1.負(fù)責(zé)對賬外物資管理活動進行審計監(jiān)督，檢查物資管理的合規(guī)性、真實性和效益性。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購管理采購計劃1.使用部門根據(jù)工作需要，提前向物資管理部門提交賬外物資需求計劃，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.物資管理部門結(jié)合庫存情況、物資使用進度等因素，對需求計劃進行審核和匯總，編制賬外物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，確保采購計劃的合理性和必要性。采購實施1.物資管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、金額等因素合理確定。2.在采購過程中，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.物資管理部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約，應(yīng)及時采取措施追究其責(zé)任。驗收管理驗收準(zhǔn)備1.物資管理部門在物資到貨前，應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收人員應(yīng)熟悉物資的采購合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收規(guī)范等文件，明確驗收要求。驗收程序1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收規(guī)范對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號、外觀等。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的相關(guān)憑證，如發(fā)票、送貨單、質(zhì)量檢驗報告等，確保物資與憑證一致。3.對驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他處理措施。保管管理倉庫設(shè)置1.公司應(yīng)根據(jù)賬外物資的種類、數(shù)量、性質(zhì)等因素，合理設(shè)置倉庫。倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保物資安全存放。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如存儲區(qū)、辦公區(qū)、通道等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。物資入庫1.物資管理部門應(yīng)按照驗收結(jié)果，及時辦理物資入庫手續(xù)。入庫物資應(yīng)分類存放，并建立物資卡片，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置等信息。2.物資入庫后，倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進行檢查，確保物資存放安全，無損壞、變質(zhì)等情況。物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的保管要求，對物資進行妥善保管。對有特殊保管要求的物資，如易燃易爆物資、有毒有害物資等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施。2.倉庫應(yīng)建立物資保管臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況。臺賬應(yīng)定期與物資管理部門的臺賬進行核對，確保賬賬相符。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進行盤點，盤點結(jié)果應(yīng)及時上報物資管理部門。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行處理。使用管理使用申請1.使用部門因工作需要使用賬外物資時，應(yīng)填寫使用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用用途等信息。2.使用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交物資管理部門。物資發(fā)放1.物資管理部門根據(jù)使用申請表，對物資進行審核。審核通過后，辦理物資發(fā)放手續(xù)，并將物資發(fā)放給使用部門。2.物資發(fā)放時，倉庫管理人員應(yīng)在物資卡片上記錄物資的發(fā)放情況，包括發(fā)放時間、領(lǐng)取人等信息。使用監(jiān)督1.物資管理部門應(yīng)定期對使用部門的賬外物資使用情況進行檢查，確保物資按規(guī)定用途使用，無浪費、挪用等情況。2.使用部門應(yīng)建立賬外物資使用臺賬，詳細(xì)記錄物資的使用情況。使用臺賬應(yīng)定期與物資管理部門的臺賬進行核對，確保賬賬相符。處置管理處置申請1.當(dāng)賬外物資不再使用或閑置時，使用部門應(yīng)及時填寫處置申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息。2.處置申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交物資管理部門。處置審批1.物資管理部門對處置申請表進行審核，并組織相關(guān)人員對擬處置物資進行評估。評估內(nèi)容包括物資的現(xiàn)狀、價值、處置方式的合理性等。2.物資管理部門根據(jù)評估結(jié)果，提出處置意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。處置意見應(yīng)明確處置物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置價格等內(nèi)容。處置實施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，物資管理部門按照審批意見組織實施處置工作。處置方式包括報廢、出售、捐贈等。2.對于報廢物資，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行處理，確保環(huán)保、安全。對于出售物資，應(yīng)按照市場價格進行公開交易，確保交易過程合法合規(guī)。對于捐贈物資，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保捐贈物資的去向明確。3.物資處置后，物資管理部門應(yīng)及時辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)，核銷賬外物資臺賬。盤點管理盤點計劃1.物資管理部門應(yīng)定期組織賬外物資盤點工作，制定盤點計劃。盤點計劃應(yīng)明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點計劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，確保盤點工作順利進行。盤點實施1.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對賬外物資進行逐一清點。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，確保賬實相符。2.盤點人員應(yīng)如實記錄盤點結(jié)果，填寫盤點報告。盤點報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬存數(shù)、實存數(shù)、盤盈盤虧情況及原因分析等內(nèi)容。盤點結(jié)果處理1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點報告，對盤盈盤虧情況進行分析，查明原因。對于盤盈物資，應(yīng)及時調(diào)整賬外物資臺賬；對于盤虧物資，應(yīng)查明責(zé)任，按照公司規(guī)定進行處理。2.盤點結(jié)果經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資管理部門應(yīng)將盤點報告及處理結(jié)果存檔備案。監(jiān)督檢查內(nèi)部審計1.審計部門應(yīng)定期對賬外物資管理活動進行內(nèi)部審計，檢查物資采購、驗收、保管、使用、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、真實性和效益性。2.內(nèi)部審計應(yīng)采取抽樣審計、詳細(xì)審計等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題