分包資金審批管理辦法一、總則（一）目的為加強公司分包資金審批管理，規(guī)范審批流程，確保資金使用安全、合理、高效，保障公司及各項目的順利推進，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及分包工程的資金審批管理活動，包括但不限于工程施工分包、勞務分包、專業(yè)分包等各類分包業(yè)務。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)章制度，確保資金審批流程合法合規(guī)。2.真實性原則：審批依據的資料必須真實、準確、完整，如實反映分包業(yè)務的實際情況。3.合理性原則：資金審批應根據分包合同約定、工程進度、質量要求等因素，合理確定資金支付額度和時間，確保資金使用合理有效。4.風險可控原則：加強對分包資金審批過程的風險評估和控制，防范資金風險，保障公司資金安全。二、職責分工（一）項目經理1.負責組織編制分包資金支付申請，確保申請資料真實、準確、完整，并對申請內容的真實性和合理性負責。2.根據工程實際進度和合同約定，審核分包商的工作完成情況，確認是否具備資金支付條件。3.協調解決分包資金支付過程中出現的問題，對資金支付的合規(guī)性和有效性承擔管理責任。（二）項目財務人員1.依據相關合同和審批文件，審核分包資金支付申請的金額、支付方式、支付時間等是否符合規(guī)定。2.對分包資金支付進行賬務處理，確保資金支付記錄準確無誤，并及時進行財務核算和報表編制。3.協助項目經理做好分包資金支付的相關工作，提供財務方面的咨詢和支持。（三）項目技術負責人1.從技術角度審核分包商的工作質量和進度，對是否滿足合同要求提供技術意見。2.參與審核分包資金支付申請，確保支付與工程技術要求和實際進展相匹配。（四）商務部門1.負責審核分包合同條款，確保合同中關于資金支付的約定明確、合理，并符合公司利益。2.對分包商的結算資料進行審核，確認結算金額的準確性和合理性，為資金審批提供商務依據。（五）審批部門1.根據公司授權，對分包資金支付申請進行審批，確保審批意見符合公司規(guī)定和管理要求。2.對審批過程中發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（六）公司管理層1.對重大分包項目的資金支付進行最終決策，確保資金使用符合公司戰(zhàn)略和整體利益。2.監(jiān)督公司分包資金審批管理辦法的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行嚴肅處理。三、審批流程（一）支付申請?zhí)峤?.分包商根據合同約定和工程進度，向項目經理提交資金支付申請，申請應包括以下內容：支付金額明細，詳細列出各項費用的名稱、金額及計算依據。已完成工作量證明，如工程計量單、驗收報告、結算單等。質量證明文件，證明分包工程質量符合合同要求。其他相關資料，如發(fā)票、付款申請單等。2.項目經理對分包商提交的支付申請進行初步審核，核實申請資料的完整性和真實性，確認是否具備資金支付條件。如審核通過，項目經理在支付申請上簽字并提交至項目財務人員。（二）財務審核1.項目財務人員收到項目經理提交的支付申請后，按照以下要求進行審核：核對支付申請金額與合同約定金額是否一致，是否超出合同規(guī)定的支付范圍和比例。檢查支付方式是否符合合同約定和公司財務制度要求。審核支付時間是否與工程進度和合同約定相符。確認申請資料中的發(fā)票是否合規(guī)，是否與支付金額和業(yè)務內容一致。2.財務人員在審核過程中如發(fā)現問題，應及時與項目經理溝通核實，并要求分包商補充或更正相關資料。審核無誤后，財務人員在支付申請上簽字確認，并提交至項目技術負責人。（三）技術審核1.項目技術負責人收到經財務審核后的支付申請后，從技術角度對分包商的工作質量和進度進行審核，重點關注以下方面：分包工程是否按照施工圖紙和技術規(guī)范要求完成，質量是否達到合格標準。已完成工作量是否與實際工程進度相符，有無虛報或提前結算的情況。2.技術負責人審核通過后，在支付申請上簽字并提交至商務部門。（四）商務審核1.商務部門收到支付申請后，對以下內容進行審核：分包合同條款執(zhí)行情況，包括付款條件、結算方式、違約責任等。分包商提交的結算資料是否完整、準確，結算金額是否符合合同約定和公司相關規(guī)定。與分包商的往來款項核對情況，確保資金支付的準確性。2.商務部門審核無誤后，在支付申請上簽字并提交至審批部門。（五）審批1.審批部門根據公司授權和審批權限，對分包資金支付申請進行審批。審批人員應認真審查申請資料，綜合考慮項目實際情況、資金狀況等因素，做出審批決定。對于金額較小、風險較低的支付申請，可按照簡易審批流程進行審批，由審批人員直接簽署意見。對于金額較大、風險較高的支付申請，應組織相關部門進行會審，充分聽取各方意見后做出審批決定。2.審批通過的支付申請，審批人員在申請上簽字并加蓋審批專用章；審批不通過的支付申請，審批人員應注明原因，并退回相關部門重新處理。（六）支付執(zhí)行1.項目財務人員根據審批通過的支付申請，按照公司財務制度和支付流程辦理資金支付手續(xù)。支付方式可采用銀行轉賬、支票、匯票等，確保資金支付安全、及時、準確。2.在支付過程中，財務人員應嚴格核對收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，確保資金支付到合同約定的收款賬戶。同時，應妥善保管支付憑證，作為財務核算和資金管理的重要依據。四、資金支付管理（一）支付計劃管理1.項目經理應根據分包合同和工程進度計劃，編制詳細的分包資金支付計劃，并報項目管理部門和財務部門備案。支付計劃應明確各階段的支付金額、支付時間和支付條件，確保資金支付與工程進度相匹配。2.項目管理部門和財務部門應定期對支付計劃的執(zhí)行情況進行檢查和分析，如發(fā)現實際支付與計劃存在偏差，應及時查明原因并采取相應措施進行調整。（二）預付款管理1.對于符合合同約定的預付款項，項目經理應在分包商提交預付款申請后，按照審批流程進行審核和審批。預付款支付比例和金額應嚴格按照合同約定執(zhí)行，不得擅自提高或降低。2.財務部門應建立預付款臺賬，對預付款的支付、使用和扣回情況進行詳細記錄，確保預付款?？顚Ｓ?，并在規(guī)定時間內按照合同約定進行扣回。（三）進度款管理1.進度款支付應根據分包商已完成的工作量和質量情況進行審核和支付。項目經理應定期對分包工程進度進行檢查和評估，確認符合支付條件后，及時提交進度款支付申請。2.進度款支付比例應按照合同約定執(zhí)行，一般不得超過已完成工作量的一定比例。在支付進度款時，應扣除預付款、質量保證金、違約金等應扣款項。（四）結算款管理1.工程竣工后，分包商應及時提交工程結算資料，項目經理應組織相關部門對結算資料進行審核。審核通過后，按照合同約定辦理結算手續(xù)，確定最終結算金額。2.結算款支付應在扣除預付款、進度款、質量保證金、違約金等應扣款項后，按照合同約定的支付方式和時間進行支付。如結算金額與合同約定存在差異，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（五）質量保證金管理1.質量保證金應按照合同約定的比例從分包工程款中扣留，在工程質量保修期滿且無質量問題后，按照合同約定的方式和時間予以返還。2.質量保證金的返還應根據工程質量保修情況進行審核，如發(fā)現分包工程存在質量問題，應扣除相應的質量保證金用于維修或賠償。五、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對分包資金審批管理情況進行審計監(jiān)督，檢查審批流程是否合規(guī)、資金使用是否合理、支付憑證是否齊全等。2.對于審計過程中發(fā)現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。（二）日常監(jiān)督檢查1.項目管理部門和財務部門應加強對分包資金支付的日常監(jiān)督檢查，定期對支付申請、審批文件、支付憑證等進行核對和檢查，確保資金支付準確無誤。2.如發(fā)現異常情況或存在潛在風險，應及時采取措施進行調查和處理，并向上級領導報告。（三）投訴與舉報處理1.公司設立專門的投訴舉報渠道，接受員工、分包商及其他相關方對分包資金審批管理問題的投訴和舉報。2.對于收到的投訴舉報，應及時進行調查核實，如情況屬實，應按照公司相關規(guī)定進行處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。六、信息管理（一）建立資金審批檔案1.項目財務人員應負責建立分包資金審批檔案，對每次資金支付申請及相關審批文件、支付憑證等資料進行整理、歸檔和保管。2.資金審批檔案應包括支付申請、審核意見、審批文件、支付憑證、發(fā)票等資料，確保檔案資料完整、準確、可追溯。（二）信息統(tǒng)計與分析1.財務部門應定期對分包