公司訂單合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司訂單合同管理，規(guī)范訂單合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶簽訂的各類訂單合同，包括但不限于產(chǎn)品銷售訂單、服務(wù)提供訂單等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：訂單合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.誠實守信原則：公司與客戶應(yīng)誠實守信，全面履行訂單合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)訂單合同管理，有效防控合同風(fēng)險。4.效益優(yōu)先原則：在確保訂單合同順利履行的前提下，追求公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、訂單合同的簽訂（一）訂單合同的發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門在與客戶達(dá)成合作意向后，應(yīng)及時填寫《訂單合同發(fā)起申請表》，詳細(xì)說明訂單合同的基本信息，包括客戶名稱、產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等。2.《訂單合同發(fā)起申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門。（二）訂單合同的審核1.合同管理部門收到《訂單合同發(fā)起申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門對訂單合同進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，公司的履約能力，客戶的信用狀況等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同的法律條款，確保合同符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同的財務(wù)條款，包括價格、付款方式、結(jié)算周期等，確保公司的財務(wù)利益得到保障。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同中涉及產(chǎn)品或服務(wù)技術(shù)要求的條款，確保公司能夠滿足客戶的技術(shù)需求。5.其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對訂單合同進(jìn)行審核，并提出審核意見。（三）訂單合同的簽訂1.經(jīng)審核通過的訂單合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂。簽訂前，合同管理部門應(yīng)確保合同文本的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并加蓋公司合同專用章。2.簽訂后的訂單合同原件應(yīng)由合同管理部門統(tǒng)一保管，并建立訂單合同臺賬，詳細(xì)記錄訂單合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。三、訂單合同的履行（一）履行計劃的制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單合同約定，制定詳細(xì)的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等。2.履行計劃經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門備案。（二）產(chǎn)品或服務(wù)的交付1.生產(chǎn)部門應(yīng)按照履行計劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單合同要求。2.對于服務(wù)類訂單，服務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程提供服務(wù)，并及時反饋服務(wù)進(jìn)展情況。3.在產(chǎn)品或服務(wù)交付前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知客戶，確認(rèn)交付時間、地點等信息。交付時，應(yīng)向客戶提供相關(guān)的交付憑證，如發(fā)票、送貨單、驗收報告等。（三）貨款的結(jié)算1.財務(wù)部門應(yīng)按照訂單合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時與客戶進(jìn)行貨款結(jié)算。2.在結(jié)算過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在逾期付款等違約行為，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并采取相應(yīng)的催款措施。（四）訂單合同履行情況的跟蹤與反饋1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期跟蹤訂單合同的履行情況，及時解決履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為，應(yīng)及時通知合同管理部門，并采取相應(yīng)的措施維護(hù)公司權(quán)益。2.合同管理部門應(yīng)定期對訂單合同的履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的風(fēng)險和問題，并提出改進(jìn)建議。四、訂單合同的變更（一）變更的提出1.在訂單合同履行過程中，如因客戶需求變更、市場情況變化等原因需要對訂單合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《訂單合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.《訂單合同變更申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至合同管理部門。（二）變更的審核1.合同管理部門收到《訂單合同變更申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門對訂單合同變更進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于變更的必要性、合理性、對公司權(quán)益的影響等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同變更的法律條款，確保變更后的合同符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同變更的財務(wù)條款，包括價格調(diào)整、付款方式變更等，確保公司的財務(wù)利益得到保障。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核訂單合同變更中涉及產(chǎn)品或服務(wù)技術(shù)要求的條款，確保公司能夠滿足變更后的技術(shù)需求。5.其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對訂單合同變更進(jìn)行審核，并提出審核意見。（三）變更的簽訂1.經(jīng)審核通過的訂單合同變更，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂變更協(xié)議。簽訂前，合同管理部門應(yīng)確保變更協(xié)議文本的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并加蓋公司合同專用章。2.簽訂后的訂單合同變更協(xié)議原件應(yīng)由合同管理部門統(tǒng)一保管，并及時更新訂單合同臺賬。五、訂單合同的終止（一）終止的情形1.訂單合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止。2.雙方協(xié)商一致，提前終止訂單合同。3.因不可抗力等原因?qū)е掠唵魏贤瑹o法履行，雙方協(xié)商終止合同。4.一方嚴(yán)重違反訂單合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止的通知1.訂單合同終止時，提出終止的一方應(yīng)及時通知另一方，并說明終止的原因和時間。2.通知應(yīng)以書面形式送達(dá)對方，并保留相關(guān)的送達(dá)憑證。（三）終止的結(jié)算與清理1.訂單合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算，結(jié)清貨款、服務(wù)費用等。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對終止的訂單合同進(jìn)行清理，收回相關(guān)的合同文件、交付憑證等，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)分析。六、訂單合同的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對訂單合同進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險，如客戶信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于客戶信用風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽訂訂單合同前對客戶的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評估，采取必要的信用控制措施，如要求客戶提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。2.對于市場風(fēng)險，公司應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整經(jīng)營策略，降低市場風(fēng)險對訂單合同履行的影響。3.對于法律風(fēng)險，法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同審核和法律合規(guī)培訓(xùn)，確保訂單合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)要求。七、訂單合同的檔案管理（一）檔案的收集與整理1.合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)訂單合同檔案的收集與整理工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.訂單合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、履行記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。（二）檔案的保管與借閱1.訂單合同檔案應(yīng)妥善保管，建立專門的檔案庫或檔案柜，并配備必要的保管設(shè)備。2.因工作需要查閱訂單合同檔案的，應(yīng)填寫《訂單合同檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。（三）檔案的銷毀1.訂單合同檔案超過保管期限或已無保存價值的，應(yīng)由合同管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀訂單合同檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對訂單合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查訂單合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.合同管理部門應(yīng)建立訂單合同管理考核評價制度，對各業(yè)務(wù)部門的訂單合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評