公司檔案存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的利益。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全公司檔案管理工作制度和流程，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案安全。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，確保本部門(mén)檔案的真實(shí)、完整、安全。4.積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，為公司決策提供支持。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類(lèi)。1.文書(shū)檔案：包括公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的文件資料。3.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目或設(shè)備的類(lèi)別、名稱、階段等進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.人事檔案編號(hào)：按照員工的入職順序進(jìn)行編號(hào)，一人一號(hào)，終身不變。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型和檔案形成時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，便于分類(lèi)管理和查詢。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交綜合管理部門(mén)。3.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司檔案全部移交綜合管理部門(mén)。（二）檔案整理1.綜合管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或設(shè)備的生命周期進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件資料。4.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類(lèi)別進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查詢和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期向綜合管理部門(mén)移交，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。3.檔案歸檔應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保檔案能夠及時(shí)入庫(kù)保管。（二）檔案保管1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。4.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。備份檔案應(yīng)異地存放，確保檔案信息的安全性。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在綜合管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱登記1.綜合管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（三）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司利益。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。3.利用檔案形成的資料，如調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等，應(yīng)及時(shí)歸還綜合管理部門(mén)，并進(jìn)行歸檔。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理辦法，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，由綜合管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，記錄應(yīng)妥善保管。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，方便檔案的管理和利用。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等安全措施，保障檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合公司檔案管理辦法的要求。2.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育和處罰。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫(kù)房的安全狀況。3.檔案信息化管理情況，包括檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中