公司檔案分揀管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.分類管理原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。4.方便利用原則以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，建立健全檔案利用制度，提高檔案利用效率，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等提供有力支持。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政檔案1.公司文件包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告等正式文件。2.會(huì)議文件公司召開(kāi)的各類會(huì)議的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。3.人事檔案員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等檔案材料。4.印章檔案公司各類印章的啟用、變更、廢止等相關(guān)文件及印模。5.證照檔案公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告。4.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)的相關(guān)報(bào)告、工作底稿等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息、銷售合同、廣告宣傳等檔案材料。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)等檔案。3.技術(shù)研發(fā)檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)等檔案。4.物資采購(gòu)檔案采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。（四）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目實(shí)施文件項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)定文件、竣工決算報(bào)告等。（五）其他檔案1.聲像檔案公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案公司形成的各類電子文件，如文檔、表格、圖片、視頻等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理要求及時(shí)整理歸檔，不得積壓。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，由綜合管理部門統(tǒng)一收集后進(jìn)行分發(fā)和歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確定檔案的類別和保管期限。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映公司一定時(shí)期內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)等具有重要參考價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要是反映公司日常工作中形成的一般性檔案。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案編號(hào)順序?qū)n案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用。2.嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人姓名、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等，確保檔案利用的可追溯性。（四）檔案歸還借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。2.將公司各類檔案逐步數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)將處理后的電子檔案圖像與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，形成完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案的日常管理和利用。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案鑒定與銷毀工作