公司紙質(zhì)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司紙質(zhì)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)紙質(zhì)資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司紙質(zhì)資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類分級原則按照資料的性質(zhì)、用途、重要程度等進行分類分級管理，便于資料的查找和使用。3.安全保密原則加強資料的安全保密措施，確保資料不泄露、不丟失、不損壞，維護公司的利益。4.高效利用原則充分發(fā)揮資料的作用，提高資料的利用效率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司紙質(zhì)資料管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類紙質(zhì)資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立紙質(zhì)資料管理臺賬，對資料的出入庫、借閱、歸還等情況進行詳細(xì)記錄。4.定期對紙質(zhì)資料進行清查盤點，確保資料的賬實相符。5.負(fù)責(zé)資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保資料的安全完整。6.為公司各部門提供資料查閱、借閱等服務(wù)，對查閱、借閱資料的人員進行登記和管理。7.對已過期、失效或不再使用的紙質(zhì)資料進行鑒定和銷毀處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門紙質(zhì)資料的收集、整理和初步分類工作，并及時移交資料管理部門。2.按照規(guī)定的程序和要求，向資料管理部門申請查閱、借閱紙質(zhì)資料。3.對本部門保管的紙質(zhì)資料進行妥善保管，確保資料的安全完整。4.配合資料管理部門做好紙質(zhì)資料的清查盤點和銷毀處理等工作。（三）資料管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司紙質(zhì)資料管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料的日常管理工作，包括資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等，確保資料的規(guī)范有序。3.做好紙質(zhì)資料的安全保管工作，定期檢查資料的存儲環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.為查閱、借閱紙質(zhì)資料的人員提供熱情、周到的服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。5.定期對紙質(zhì)資料管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議，不斷提高管理水平。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、證書等紙質(zhì)資料。2.公司收到的外部文件、資料、函件等。3.公司員工個人提交的與工作相關(guān)的紙質(zhì)資料，如工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.收集的紙質(zhì)資料應(yīng)內(nèi)容真實、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進行備份或掃描留存電子文檔，以便查閱和使用。（三）整理方法1.按照資料的性質(zhì)、用途、時間順序等進行分類，如分為行政文件、財務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件等。2.對每一類資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。4.在資料的首頁或封面注明資料的名稱、編號、日期、來源等信息。四、資料的存儲與保管（一）存儲場所1.設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合資料存儲的要求。3.檔案室應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保資料的妥善存放。（二）存儲方式1.按照資料的分類分級進行存放，同一類別的資料應(yīng)存放在同一區(qū)域或檔案柜中。2.對于重要的資料和保密資料，應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲等措施。3.資料應(yīng)按照編號順序排列，便于查找和使用。（三）保管措施1.建立紙質(zhì)資料保管制度，明確保管責(zé)任和要求。2.定期對紙質(zhì)資料進行清查盤點，核對資料的數(shù)量、種類、編號等信息，確保賬實相符。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如資料丟失、損壞等，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補救措施。4.加強對檔案室的安全管理，限制無關(guān)人員進入檔案室，嚴(yán)禁在檔案室吸煙、用火等。5.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。五、資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱紙質(zhì)資料的，應(yīng)填寫《紙質(zhì)資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱資料名稱、編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在資料管理部門指定的場所查閱資料，不得將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱紙質(zhì)資料的，應(yīng)填寫《紙質(zhì)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報資料管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.資料管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)資料的重要程度、保密級別等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。對于重要資料和保密資料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還資料，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向資料管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.資料管理部門應(yīng)對借閱資料的歸還情況進行跟蹤檢查，確保資料按時歸還。對于逾期未還的資料，應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定進行處理。六、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的資料。2.已失效、廢止或不再使用的資料。3.重復(fù)、多余或內(nèi)容不完整且無參考價值的資料。4.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等不宜留存的資料。（二）鑒定程序1.資料管理部門定期對紙質(zhì)資料進行清查盤點，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出需要鑒定的資料清單。2.成立由資料管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司保密管理部門等人員組成的鑒定小組，對需要鑒定的資料進行逐一審查和鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見，并填寫《紙質(zhì)資料鑒定審批表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀處理1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料管理部門負(fù)責(zé)組織對需要銷毀的紙質(zhì)資料進行銷毀處理。2.銷毀紙質(zhì)資料時，應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完成后，應(yīng)填寫《紙質(zhì)資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立紙質(zhì)資料管理監(jiān)督檢查小組，由公司辦公室、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司紙質(zhì)資料管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.紙質(zhì)資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.紙質(zhì)資料管理臺賬的建立和記錄情況，包括資料的出入庫、借閱、歸還等信息。3.紙質(zhì)資料的安全保管情況，包括檔案室的安全設(shè)施、存儲環(huán)境、資料的存放等。4.資料查閱、借閱手續(xù)的辦理情況，包括申請表的填寫、審批程序等。5.資料鑒定和銷毀工作的執(zhí)行情況，包括鑒定標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行、鑒定程序的合規(guī)性、銷毀方式的安全性等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對公司紙質(zhì)資料管理工作進行全面檢查，檢查周期為每[X]年一次。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對公司各部門的紙質(zhì)資料管理情況進行抽查，重點檢查資料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)。3.專項檢查：根據(jù)公司的工作需要或出現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組對特定的紙質(zhì)資料管理事項進行專項檢查，如資料的保密管理、重要資料的存儲等。（四）問題處理1.監(jiān)督檢查小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時向被檢查部門發(fā)出《紙質(zhì)資料管理問題整改通知書》，要求被檢查部門限期整改。