公路養(yǎng)護(hù)檔案管理辦法一、總則1.1目的為加強(qiáng)公路養(yǎng)護(hù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公路養(yǎng)護(hù)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于本公司所負(fù)責(zé)的公路養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目檔案的管理，包括公路日常巡查記錄、養(yǎng)護(hù)工程資料、設(shè)備管理檔案、物資采購與消耗記錄等各類與公路養(yǎng)護(hù)相關(guān)的文件資料。1.3基本原則公路養(yǎng)護(hù)檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性的原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映公路養(yǎng)護(hù)工作實(shí)際情況，涵蓋工作全過程，分類科學(xué)、排列有序，符合行業(yè)規(guī)范要求，同時(shí)保障檔案實(shí)體和信息的安全。二、檔案管理職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公路養(yǎng)護(hù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，對歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查。3.集中統(tǒng)一管理公路養(yǎng)護(hù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和檢索利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的檔案管理意識和技能。2.2各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公路養(yǎng)護(hù)文件資料的收集、整理、初步分類，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和完整收集，對所移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，積極提供相關(guān)檔案信息。三、檔案收集3.1收集范圍1.公路日常巡查檔案：包括巡查計(jì)劃、巡查記錄、巡查報(bào)告、路況照片及視頻等，反映公路每日的運(yùn)行狀況。2.養(yǎng)護(hù)工程檔案：涵蓋養(yǎng)護(hù)工程立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程變更資料、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等，記錄養(yǎng)護(hù)工程從規(guī)劃到交付使用的全過程。3.設(shè)備管理檔案：設(shè)備購置合同、設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備報(bào)廢處置資料等，用于設(shè)備全生命周期管理。4.物資采購與消耗檔案：物資采購計(jì)劃、采購合同、物資入庫單、出庫單、物資盤點(diǎn)記錄等，反映物資的采購、使用和庫存情況。5.應(yīng)急處置檔案：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件報(bào)告、處置措施及結(jié)果等資料，為應(yīng)對公路突發(fā)狀況提供參考。6.其他與公路養(yǎng)護(hù)相關(guān)的文件資料，如上級部門的指示、通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.2收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集各類文件資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需留存復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)規(guī)范，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。電子文件應(yīng)采用符合長期保存要求的存儲(chǔ)格式，如PDF、TIFF等，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理4.1整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.2分類方法公路養(yǎng)護(hù)檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。1.年度分類：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.保管期限分類：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長期（15年）、短期（5年）三種保管期限。3.機(jī)構(gòu)（問題）分類：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問題進(jìn)行分類，如巡查部門檔案、養(yǎng)護(hù)工程部門檔案、設(shè)備管理部門檔案等，或按照公路養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分為巡查類、工程類、設(shè)備類、物資類等。4.3整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固。2.編頁號：在文件的右上角或左上角編寫頁號，空白頁不編號，每卷單獨(dú)編號，頁號編寫應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號等信息，便于查找和管理。五、檔案保管5.1保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.2檔案裝具采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊；檔案盒應(yīng)選用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案。5.3檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類方案，將檔案進(jìn)行上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速定位檔案。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲(chǔ)安全和便于檢索利用。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。5.4檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公路養(yǎng)護(hù)工作實(shí)際，確定各類檔案的保管期限。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.5檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和安全檢查，確保檔案實(shí)體安全。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱、查閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案利用6.1利用原則遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公路養(yǎng)護(hù)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。6.2利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：查閱檔案可在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、損毀檔案。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.出具證明：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具的檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。6.3利用登記對檔案的借閱、查閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。7.2鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公路養(yǎng)護(hù)檔案的實(shí)際情況，從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、關(guān)聯(lián)性以及保存價(jià)值等方面進(jìn)行綜合鑒定。對仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。7.3鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的保管期限、鑒定意見、銷毀理由等。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。7.4銷毀對批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間等信息。銷毀清冊應(yīng)一