分散采購(gòu)項(xiàng)目管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的分散采購(gòu)項(xiàng)目管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位實(shí)施的分散采購(gòu)項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本、采購(gòu)效率等因素，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。3.公平公正原則：遵循公平、公正、公開(kāi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與采購(gòu)活動(dòng)的權(quán)利。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，保證采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。二、采購(gòu)范圍與標(biāo)準(zhǔn)（一）采購(gòu)范圍分散采購(gòu)項(xiàng)目涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所需的各類(lèi)貨物、工程和服務(wù)，但符合集中采購(gòu)目錄范圍的項(xiàng)目除外。具體包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、小型工程項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)技術(shù)服務(wù)等。（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)1.金額標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況，設(shè)定分散采購(gòu)項(xiàng)目的金額標(biāo)準(zhǔn)。單項(xiàng)采購(gòu)金額低于[X]元的貨物采購(gòu)項(xiàng)目、低于[X]元的服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目以及低于[X]元的工程項(xiàng)目，可按照本辦法實(shí)施分散采購(gòu)。2.其他標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)于一些特殊情況的采購(gòu)項(xiàng)目，如涉及國(guó)家安全、國(guó)家秘密、搶險(xiǎn)救災(zāi)等，雖金額未達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)，但經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，也可采用分散采購(gòu)方式。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.使用部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表：各使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，詳細(xì)填寫(xiě)《分散采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨日期等內(nèi)容。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：使用部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保采購(gòu)需求真實(shí)、合理、必要，并簽字確認(rèn)。3.提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算：將采購(gòu)申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理且在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)。如預(yù)算超出部門(mén)預(yù)算，需按公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。（二）采購(gòu)方式選擇1.公開(kāi)招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。由采購(gòu)部門(mén)選擇不少于[X]家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，進(jìn)行邀請(qǐng)招標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：當(dāng)出現(xiàn)招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的情形時(shí)，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購(gòu)部門(mén)與不少于[X]家供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。談判結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購(gòu)人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的貨物或者服務(wù)，可以采用單一來(lái)源方式采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采購(gòu)部門(mén)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。5.詢價(jià)：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)向不少于[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價(jià)的未成交的供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商庫(kù)建立：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)建立公司/組織的供應(yīng)商庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、信用記錄等資料，并進(jìn)行審核和評(píng)估。供應(yīng)商庫(kù)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商參與采購(gòu)活動(dòng)。對(duì)于首次參與采購(gòu)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行資格審查，確保其具備相應(yīng)的供應(yīng)能力和資質(zhì)條件。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)：采購(gòu)部門(mén)在每次采購(gòu)項(xiàng)目完成后，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)結(jié)果反饋至供應(yīng)商庫(kù)管理部門(mén)。評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)，對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)限制其參與公司/組織的采購(gòu)活動(dòng)。（四）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的談判結(jié)果或中標(biāo)通知書(shū)，起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購(gòu)合同起草完成后，提交至法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等內(nèi)容，并提出審核意見(jiàn)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改和完善。3.合同簽訂：采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的合同管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同簽訂過(guò)程合法合規(guī)、手續(xù)齊全。（五）采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)控1.采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行供貨或提供服務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況，解決出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)控：建立采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。重點(diǎn)監(jiān)控采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本、合同執(zhí)行情況等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目監(jiān)控小組，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)控。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門(mén)按照采購(gòu)合同的要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性能等是否符合合同要求。對(duì)于貨物采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收；對(duì)于服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照服務(wù)合同的要求進(jìn)行服務(wù)效果驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，填寫(xiě)《分散采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理付款手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物，直至驗(yàn)收合格為止。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)的貨款或要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任。（七）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《分散采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)表及相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、合同執(zhí)行情況、發(fā)票合規(guī)性等內(nèi)容。審核無(wú)誤后，按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：根據(jù)采購(gòu)合同的約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用分期付款方式，但應(yīng)在合同中明確分期付款的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和金額比例。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)分散采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類(lèi)和排序，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定起草、審核和簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、風(fēng)險(xiǎn)可控。加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)控，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，可委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保采購(gòu)貨物或服務(wù)的質(zhì)量符合要求。5.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，組織專(zhuān)業(yè)的驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。加強(qiáng)驗(yàn)收過(guò)程中的監(jiān)督和管理，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)項(xiàng)目，及時(shí)采取相應(yīng)的處理措施。6.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)辦理付款手續(xù)，加強(qiáng)對(duì)付款申請(qǐng)的審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對(duì)于存在爭(zhēng)議的付款事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，必要時(shí)通過(guò)法律途徑解決。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)監(jiān)督：審計(jì)部門(mén)定期對(duì)分散采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合法律法規(guī)、公司/組織內(nèi)部規(guī)定以及采購(gòu)流程要求。重點(diǎn)審計(jì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)方式選擇的合理性、合同簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)資金使用情況等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)監(jiān)督：紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)分散采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，嚴(yán)肅查處采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔自律教育，防范采購(gòu)過(guò)程中的腐敗風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)活動(dòng)公正、廉潔、透明。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管部門(mén)監(jiān)督：積極配合政府監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)資料和信息，接受政府監(jiān)管部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于政府監(jiān)管部門(mén)提出的問(wèn)題和要求，及時(shí)整改落實(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.接受社會(huì)監(jiān)督：通過(guò)公司/組織網(wǎng)站、公告欄等渠道，主動(dòng)公開(kāi)分散采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)信息，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。對(duì)于社會(huì)公眾提出的質(zhì)疑和投訴，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會(huì)公開(kāi)。（三）考核評(píng)價(jià)1.建立考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系：采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定分散采購(gòu)項(xiàng)目考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，從采購(gòu)效率、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本、合