公司合同管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.審慎簽約原則在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，確保合同條款合法、合理、明確，避免簽訂顯失公平或存在重大風(fēng)險的合同。3.全面履行原則合同簽訂后，各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同目的實現(xiàn)。如遇特殊情況需要變更或解除合同，應(yīng)按照法定程序進(jìn)行，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.歸口管理原則公司合同實行歸口管理，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的談判、起草、履行等具體工作，財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的付款審核，其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工協(xié)同做好合同管理工作。二、合同的簽訂（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款，并附上相關(guān)背景資料和可行性分析報告。2.合同立項申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險可控性等方面進(jìn)行審查，簽署審批意見。（二）合同起草1.合同立項批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。2.對于格式合同或常用合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先選用公司統(tǒng)一制定的模板，并根據(jù)具體情況進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充。對于特殊合同或重大合同，業(yè)務(wù)部門可委托律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)起草。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)密性等方面，對合同條款提出修改意見和風(fēng)險提示。2.法務(wù)部門審查通過后，合同文本應(yīng)依次提交財務(wù)部門、其他相關(guān)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門主要審核合同的付款方式、付款期限、資金來源等財務(wù)條款；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核。3.各審核部門應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。如審核部門提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見對合同文本進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后，簽訂合同。合同簽字人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門備案。備案的合同副本應(yīng)與原件一致，如有修改或補(bǔ)充，應(yīng)同時提供修改后的合同文本。三、合同的履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等，并將履行計劃報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.履行計劃應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。如遇特殊情況需要調(diào)整履行計劃，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并說明調(diào)整的原因和影響，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計劃對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時掌握合同對方的履行進(jìn)度和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.法務(wù)部門應(yīng)對合同履行過程進(jìn)行法律監(jiān)督，對可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險提出預(yù)警和防范措施。財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定對付款情況進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全。3.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同對方存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，采取有效措施追究對方的違約責(zé)任，并向分管領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因合同對方違約或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行，并及時通知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知各相關(guān)部門，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評估，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。四、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及相關(guān)文件資料，包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見、履行計劃、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，確保歸檔資料的真實性、完整性和有效性。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后[規(guī)定時間]內(nèi)，將合同及相關(guān)文件資料整理成冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，確保檔案安全。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。2.因特殊情況需要借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定時間]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損，按時歸還檔案。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢引發(fā)糾紛。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進(jìn)行檢查和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)建議，防范合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步解決方案，并向分管領(lǐng)導(dǎo)報告。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛進(jìn)行研究，制定具體的處理方案。處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、程度、影響等因素，綜合考慮采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.如需通過仲裁或訴訟方式解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時委托律師代理，并按照法律程序進(jìn)行操作。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。（三）糾紛總結(jié)與改進(jìn)1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，并形成書面報告報分管領(lǐng)導(dǎo)。2.公司應(yīng)根據(jù)合同糾紛總結(jié)報告，對合同管理制度和流程進(jìn)行完善，加強(qiáng)對合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的管理，提高合同管理水平，防范類似糾紛的再次發(fā)生。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司合同管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、歸檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。2.監(jiān)督檢查可采取查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查、聽取匯報等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、履行情況、糾紛處理情況、檔案管理情況等方面。2.考核評價結(jié)果作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。