分散采購方式管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織的分散采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，加強對分散采購活動的監(jiān)督管理，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在日常經(jīng)營活動中，使用自有資金或經(jīng)批準的專項資金，按照分散采購方式進行的貨物、工程和服務采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。3.公開、公平、公正原則：采購活動應公開透明，對所有潛在供應商公平對待，確保采購過程公正無私。4.誠實信用原則：采購方與供應商應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務。（四）職責分工1.采購部門負責制定和執(zhí)行分散采購計劃，組織采購活動。選擇和管理供應商，建立供應商檔案。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.需求部門提出采購需求，明確采購貨物、工程或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購過程中的技術談判、驗收等工作。3.財務部門負責審核采購預算，安排采購資金。對采購付款進行審核和監(jiān)督。4.審計部門對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性等。對違規(guī)行為提出處理建議。二、采購范圍及限額標準（一）采購范圍1.貨物類：包括原材料、設備、辦公用品、勞保用品等。2.工程類：包括小型基建工程、裝修工程、維修工程等。3.服務類：包括運輸服務、物業(yè)服務、咨詢服務、培訓服務等。（二）限額標準1.貨物類：單項或批量采購金額在[X]元以下的貨物采購。2.工程類：單項工程預算在[X]元以下的工程采購。3.服務類：單項或批量采購金額在[X]元以下的服務采購。超過上述限額標準的采購項目，應按照公司/組織的集中采購管理辦法執(zhí)行。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《分散采購申請表》，詳細說明采購貨物、工程或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容。2.《分散采購申請表》經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《分散采購申請表》后，對采購需求進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或涉及重要項目的采購申請，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購風險和效益。3.采購申請經(jīng)采購部門負責人審核通過后，報公司/組織分管領導審批。分管領導根據(jù)公司/組織的采購政策和實際情況，做出審批決定。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，包括采購方式的選擇、采購文件的編制、供應商的選擇標準等。2.選擇采購方式詢價采購：適用于采購規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇最低價成交。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部門與不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部門與單一供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。邀請招標采購：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的采購項目。采購部門向不少于三家的特定供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標，根據(jù)評標結(jié)果確定成交供應商。3.編制采購文件：采購文件應包括采購公告（如有）、采購邀請書（如有）、采購需求、采購報價表、合同條款、評標標準等內(nèi)容。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨時間、售后服務等要求，確保供應商能夠準確理解采購需求。4.發(fā)布采購信息：根據(jù)采購方式的不同，采購部門通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、采購平臺、報刊雜志等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應商參與采購活動。5.供應商選擇資格審查：采購部門對參與采購活動的供應商進行資格審查，核實供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等信息，確保供應商具備提供相應貨物、工程或服務的能力和條件。評標/談判：對于采用招標、競爭性談判等方式的采購項目，采購部門組織評標委員會或談判小組進行評標/談判。評標委員會或談判小組按照采購文件規(guī)定的評標標準或談判原則，對供應商的投標文件或談判響應文件進行評審，推薦成交候選人。確定供應商：采購部門根據(jù)評標/談判結(jié)果，確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。6.簽訂采購合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應包括采購貨物、工程或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。（四）采購驗收1.采購貨物、工程或服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和采購文件的要求，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進行檢驗，對工程的質(zhì)量、進度、安全等進行檢查，對服務的內(nèi)容、標準、效果等進行評估。2.驗收合格后，驗收人員應填寫《分散采購驗收報告》，并簽字確認。《分散采購驗收報告》應包括采購項目名稱、采購合同編號、供應商名稱、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.如驗收不合格，需求部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或重新提供貨物、工程或服務。如供應商未能在規(guī)定時間內(nèi)完成整改或重新提供的貨物、工程或服務仍不符合要求，需求部門應按照采購合同的約定追究供應商的違約責任。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《分散采購付款申請表》，詳細說明采購項目名稱、采購合同編號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容。2.《分散采購付款申請表》經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對采購付款申請進行審核，核實采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后，按照公司/組織的財務管理制度和采購合同的約定，安排采購付款。四、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件。供應商準入條件應包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、信譽狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面的要求。2.潛在供應商向采購部門提交《供應商準入申請表》，并提供相關證明材料。采購部門對潛在供應商進行資格審查，符合準入條件的，將其納入供應商名錄。（二）供應商評價與考核1.采購部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。評價和考核方式包括供應商自評、采購部門評價、需求部門評價、客戶反饋等。2.根據(jù)評價和考核結(jié)果，采購部門對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，給予優(yōu)先采購、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應商，采取警告、減少采購份額、暫停合作、取消供應商資格等措施。（三）供應商淘汰1.對于出現(xiàn)下列情況之一的供應商，采購部門應及時將其淘汰出供應商名錄：提供的貨物、工程或服務質(zhì)量不合格，且多次整改仍不符合要求的。交貨期嚴重延誤，影響公司/組織正常生產(chǎn)經(jīng)營的。價格虛高，且無合理理由的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。存在商業(yè)賄賂、不正當競爭等違法違規(guī)行為的。2.采購部門將供應商淘汰情況及時通知相關部門，并在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站上進行公示。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對分散采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購過程中的違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，如實提供采購活動的相關資料和信息。2.接受社會公眾的監(jiān)督，對社會公眾的投訴和舉報及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會公開。六、違規(guī)處理（一）對采購部門及采購人員的違規(guī)處理1.對于采購部門及采購人員在采購活動中存在的違規(guī)行為，如違反采購程序、接受供應商賄賂、泄露采購機密等，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。2.因采購部門及采購人員的違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，采購部門及采購人員應承擔相應的賠償責任。（二）對供應商的違規(guī)處理1.對于供應商在采購活動中存在的違規(guī)行為，如提供虛假材料、串通投標、以次充好等，公司/組織將視