公司外租車輛管理辦法一、總則（一）目的為加強公司外租車輛的管理，規(guī)范外租車輛的租賃、使用、費用結(jié)算等流程，確保外租車輛使用安全、高效、經(jīng)濟，保障公司業(yè)務(wù)順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因業(yè)務(wù)需要向外租賃車輛的相關(guān)管理活動，包括但不限于車輛租賃公司的選擇、租賃合同簽訂、車輛調(diào)度、使用監(jiān)督、費用核算與支付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保外租車輛管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：把車輛使用安全放在首位，加強對租賃車輛及駕駛員的安全管理，保障人員和財產(chǎn)安全。3.經(jīng)濟性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制外租車輛成本，提高車輛使用效率，降低租賃費用。4.責任明確原則：明確各部門在外租車輛管理中的職責，做到責任清晰，各司其職，相互協(xié)作。二、外租車輛租賃公司選擇（一）資質(zhì)要求1.具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照，經(jīng)營范圍包含車輛租賃業(yè)務(wù)。2.具備道路運輸經(jīng)營許可證，車輛及駕駛員符合相關(guān)運營資質(zhì)要求。3.信譽良好，無重大違法違規(guī)記錄，在行業(yè)內(nèi)具有較高的口碑。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫《外租車輛需求申請表》，詳細說明租賃車輛的類型、數(shù)量、使用時間、行駛路線等信息。2.供應(yīng)商推薦與收集：由行政部門通過多種渠道收集潛在的外租車輛租賃公司信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。3.初步篩選：行政部門根據(jù)資質(zhì)要求對收集到的租賃公司進行初步篩選，確定若干家符合基本條件的候選公司。4.實地考察：組織相關(guān)人員對候選租賃公司進行實地考察，了解其車輛狀況、駕駛員管理、服務(wù)質(zhì)量、財務(wù)狀況等方面的情況。5.綜合評估：根據(jù)實地考察結(jié)果，結(jié)合租賃公司的報價、合同條款等因素，對候選公司進行綜合評估，確定擬合作的租賃公司名單。6.合同談判與簽訂：由法務(wù)部門會同行政部門與擬合作的租賃公司進行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、租賃費用、服務(wù)標準、違約責任等條款。談判達成一致后，簽訂正式的租賃合同。三、租賃合同管理（一）合同簽訂1.租賃合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、租賃車輛的基本信息、租賃期限、租金及支付方式、車輛維修保養(yǎng)責任、保險責任、違約責任等條款。2.合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風險。（二）合同執(zhí)行1.雙方應(yīng)嚴格按照租賃合同約定履行各自的義務(wù)，行政部門負責監(jiān)督租賃公司的合同執(zhí)行情況。2.如遇合同變更或解除的情況，應(yīng)按照合同約定的程序進行，并及時簽訂補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。（三）合同歸檔租賃合同簽訂后，由行政部門負責整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、外租車輛調(diào)度與使用（一）調(diào)度原則1.優(yōu)先滿足公司重要業(yè)務(wù)和緊急任務(wù)的車輛使用需求。2.根據(jù)車輛的類型、數(shù)量、使用時間、行駛路線等情況，合理安排車輛調(diào)度，提高車輛使用效率。（二）調(diào)度流程1.用車申請：各部門使用外租車輛時，需提前填寫《外租車輛使用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部門。2.調(diào)度安排：行政部門根據(jù)用車申請情況，結(jié)合車輛的可用情況進行調(diào)度安排，確定租賃車輛及駕駛員，并通知相關(guān)部門和人員。3.出車通知：行政部門向租賃公司下達出車通知，明確出車時間、地點、任務(wù)等信息。租賃公司應(yīng)按照通知要求及時安排車輛和駕駛員出車。（三）車輛使用1.使用部門應(yīng)按照出車通知的要求使用租賃車輛，不得擅自改變行駛路線、延長使用時間或從事與申請用途無關(guān)的活動。2.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛存在故障或其他問題，應(yīng)及時通知行政部門和租賃公司，由租賃公司負責維修和處理。3.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。在行車過程中，如發(fā)生交通事故或其他意外情況，應(yīng)立即采取措施，并及時報告行政部門和租賃公司。五、外租車輛費用管理（一）費用標準1.租賃費用根據(jù)車輛類型、租賃期限、行駛里程等因素確定，具體標準在租賃合同中明確。2.除租賃費用外，如因特殊情況產(chǎn)生的額外費用，如超時費、超公里費、路橋費、停車費等，按照合同約定由使用部門承擔。（二）費用結(jié)算1.租賃公司每月定期向公司提交《外租車輛費用結(jié)算清單》，詳細列出當月租賃車輛的使用情況、費用明細等信息。2.行政部門負責對費用結(jié)算清單進行審核，核對車輛使用時間、行駛里程、費用標準等信息，確保費用結(jié)算準確無誤。3.審核通過后，行政部門填寫《外租車輛費用報銷申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交至財務(wù)部門進行費用支付。（三）費用控制1.財務(wù)部門定期對外租車輛費用進行統(tǒng)計分析，監(jiān)控費用支出情況，如發(fā)現(xiàn)費用異常波動，應(yīng)及時查明原因并采取措施進行控制。2.各部門應(yīng)合理安排外租車輛使用，避免不必要的租賃費用支出。對于可通過內(nèi)部車輛調(diào)配解決的業(yè)務(wù)需求，應(yīng)優(yōu)先使用內(nèi)部車輛。六、外租車輛安全管理（一）安全責任1.租賃公司應(yīng)對外租車輛的安全負責，確保車輛符合安全行駛條件，并定期進行維護保養(yǎng)和安全檢查。2.駕駛員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛證和從業(yè)資格證，嚴格遵守交通法規(guī)和安全操作規(guī)程，確保行車安全。3.使用部門在使用外租車輛過程中，應(yīng)配合租賃公司做好車輛安全管理工作，不得強迫駕駛員違規(guī)駕駛。（二）安全檢查1.租賃公司應(yīng)在每次出車前對車輛進行安全檢查，確保車輛制動、轉(zhuǎn)向、燈光、輪胎等關(guān)鍵部位性能良好。2.行政部門可定期或不定期對外租車輛進行抽查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時通知租賃公司進行整改。（三）安全教育1.租賃公司應(yīng)對駕駛員定期進行安全教育培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和應(yīng)急處置能力。2.行政部門可組織外租車輛駕駛員參加公司組織的安全培訓(xùn)活動，加強駕駛員的安全管理。（四）事故處理1.外租車輛發(fā)生交通事故時，駕駛員應(yīng)立即停車，保護現(xiàn)場，并及時報告行政部門和租賃公司。2.租賃公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和保險合同的規(guī)定，及時處理事故，承擔相應(yīng)的責任。3.公司應(yīng)配合租賃公司做好事故處理工作，提供必要的協(xié)助和支持。如因事故給公司造成損失的，租賃公司應(yīng)按照合同約定承擔賠償責任。七、外租車輛保險管理（一）保險要求1.租賃公司應(yīng)為外租車輛購買足額的車輛保險，包括交強險、商業(yè)險（第三者責任險、車輛損失險、車上人員責任險等）。2.保險期限應(yīng)與租賃合同期限一致，確保車輛在租賃期間始終處于保險保障范圍內(nèi)。（二）保險辦理與續(xù)保1.租賃公司負責辦理外租車輛的保險手續(xù)，并在保險到期前及時辦理續(xù)保手續(xù)。2.行政部門應(yīng)定期檢查租賃車輛的保險情況，確保保險有效。如發(fā)現(xiàn)保險過期或不符合要求的情況，應(yīng)及時通知租賃公司進行整改。（三）保險理賠1.外租車輛發(fā)生保險事故時，租賃公司應(yīng)按照保險合同的規(guī)定及時向保險公司報案，并協(xié)助辦理理賠手續(xù)。2.行政部門應(yīng)配合租賃公司做好保險理賠工作，提供相關(guān)證明材料和協(xié)助。如因保險理賠給公司造成損失的，租賃公司應(yīng)按照合同約定承擔相應(yīng)的責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責對外租車輛的租賃、使用、費用結(jié)算等情況進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財務(wù)部門負責對外租車輛費用的核算和支付情況進行監(jiān)督，確保費用支出合規(guī)合理。3.審計部門可定期對外租車輛管理情況進行審計，檢查相關(guān)制度執(zhí)行情況和費用支出的真實性、合法性。（二）考核評價1.建立外租車輛管理考核評價機制，對租賃公司和使用部門的外租車輛管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括車輛租賃費用控制、服務(wù)質(zhì)量、安全管理、合同執(zhí)行情況等方面。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的租賃公司和使用部門進行