信貸檔案如何管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信貸檔案管理，規(guī)范信貸業(yè)務(wù)操作流程，確保信貸檔案的真實、完整、有效和安全，防范信貸風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有信貸業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于各類貸款、信用卡、保函、票據(jù)貼現(xiàn)等業(yè)務(wù)形成的檔案資料。（三）基本原則1.集中管理原則公司設(shè)立專門的信貸檔案管理部門或崗位，對信貸檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則信貸檔案應(yīng)如實反映信貸業(yè)務(wù)的全過程，包括業(yè)務(wù)受理、調(diào)查評估、審批決策、合同簽訂、發(fā)放支付、貸后管理等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，做到內(nèi)容真實、資料完整。3.分類清晰原則按照信貸業(yè)務(wù)的種類、性質(zhì)、期限等因素，對信貸檔案進行科學(xué)分類，便于檔案的查閱、檢索和保管。4.安全保密原則加強信貸檔案的安全保密管理，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失，確保信貸信息安全。二、信貸檔案的分類與編號（一）分類1.客戶基本資料檔案包括借款人及保證人的營業(yè)執(zhí)照、公司章程、法定代表人身份證明、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡、財務(wù)報表、信用評級報告、法定代表人及主要管理人員簡歷等資料。2.信貸業(yè)務(wù)審批檔案包括信貸業(yè)務(wù)申請書、受理通知書、調(diào)查評估報告、風(fēng)險評估報告、審批意見、審批會議紀(jì)要等資料。3.信貸合同檔案包括借款合同、保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同、貸款展期協(xié)議、還款協(xié)議等合同文本及相關(guān)附件。4.信貸發(fā)放與支付檔案包括借款借據(jù)、放款通知書、支付委托書、資金劃轉(zhuǎn)憑證、支付臺賬等資料。5.貸后管理檔案包括貸后檢查報告、風(fēng)險預(yù)警報告、貸款催收記錄、資產(chǎn)保全措施相關(guān)資料、企業(yè)財務(wù)狀況變動報告等資料。6.信貸檔案其他資料包括與信貸業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件、函件、會議記錄、法律文書、保險單據(jù)、評估報告、公證文件等資料。（二）編號1.編號規(guī)則信貸檔案編號采用“年份+業(yè)務(wù)類型代碼+順序號”的方式編制。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)信貸業(yè)務(wù)的種類設(shè)定，如貸款業(yè)務(wù)為“DK”，信用卡業(yè)務(wù)為“XYK”等；順序號為該業(yè)務(wù)類型下檔案的流水號，從001開始依次編號。例如，2023年發(fā)放的第一筆貸款業(yè)務(wù)檔案編號為“23DK001”。2.編號管理信貸檔案管理部門負(fù)責(zé)對信貸檔案編號進行統(tǒng)一管理，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。在檔案資料收集整理過程中，應(yīng)按照編號規(guī)則及時為每份檔案賦予相應(yīng)的編號，并在檔案封面、目錄及相關(guān)資料上標(biāo)注清晰。三、信貸檔案的收集與整理（一）收集1.職責(zé)分工信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)辦理過程中及時收集、整理本部門形成的信貸檔案資料，并按照規(guī)定的時間和要求移交信貸檔案管理部門。信貸檔案管理部門負(fù)責(zé)對接收的信貸檔案資料進行審核、登記和整理歸檔。2.收集要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)在每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保資料的真實性、完整性和有效性。收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、影像資料等多種形式，且相互印證、內(nèi)容一致。對于涉及外部機構(gòu)提供的資料，如會計師事務(wù)所審計報告、律師事務(wù)所法律意見書等，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)確保資料的原件或加蓋公章的復(fù)印件，并要求提供機構(gòu)對資料的真實性和合法性負(fù)責(zé)。（二）整理1.資料審核信貸檔案管理部門在接收信貸檔案資料后，應(yīng)對資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性進行審核。審核內(nèi)容包括資料是否齊全、簽字蓋章是否完備、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門溝通，要求補充或更正相關(guān)資料。2.分類排序根據(jù)信貸檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核通過的資料進行分類整理，并按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序或重要程度進行排序。對于同一類別的檔案資料，應(yīng)按照資料的內(nèi)在邏輯關(guān)系進行排列，如先審批文件后合同文本，先主合同后附屬合同等。3.編制目錄為便于檔案的查閱和檢索，信貸檔案管理部門應(yīng)根據(jù)整理后的檔案資料編制詳細(xì)的目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號、業(yè)務(wù)類型、客戶名稱、檔案名稱、頁碼、歸檔日期等信息，并確保目錄內(nèi)容與檔案資料實際內(nèi)容一致。4.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的規(guī)格和順序進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂后的檔案應(yīng)在封面標(biāo)注檔案編號、業(yè)務(wù)類型、客戶名稱、檔案名稱等信息，并加蓋檔案管理部門印章。四、信貸檔案的保管（一）保管期限1.短期檔案保管期限為5年的信貸檔案，主要包括一些時效性較強、對信貸業(yè)務(wù)后續(xù)影響較小的資料，如短期貸款業(yè)務(wù)的部分貸后管理資料等。2.中期檔案保管期限為10年的信貸檔案，涵蓋了大部分信貸業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)資料和重要環(huán)節(jié)資料，如一般額度貸款業(yè)務(wù)的全套檔案資料等。3.長期檔案保管期限為15年及以上的信貸檔案，主要是涉及信貸業(yè)務(wù)核心權(quán)益和重大風(fēng)險的資料，如大額貸款業(yè)務(wù)的全部檔案資料、不良貸款處置過程中的相關(guān)檔案資料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)信貸檔案進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子信貸檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行加密處理，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，應(yīng)制定電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格限制對電子檔案的訪問，確保電子檔案的安全。（三）保管要求1.定期檢查信貸檔案管理部門應(yīng)定期對信貸檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、存儲環(huán)境等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對受潮檔案進行干燥處理等。2.安全防護加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。同時，對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識，防止檔案資料被盜、被篡改或丟失。3.檔案移交信貸檔案因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因需要移交時，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容等，并在移交清單上簽字確認(rèn)。檔案移交后，接收方應(yīng)按照本辦法的要求對檔案進行妥善保管。五、信貸檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱信貸檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行申請。一般情況下，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可查閱與其經(jīng)辦業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料；信貸業(yè)務(wù)審批人員可查閱審批過程中涉及的檔案資料；風(fēng)險管理部門人員可查閱與風(fēng)險評估、監(jiān)測相關(guān)的檔案資料；其他人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點查閱。2.查閱流程查閱人員應(yīng)填寫《信貸檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、業(yè)務(wù)類型、查閱原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱要求查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱信貸檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意。外部單位或個人因工作需要借閱信貸檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)法律文書，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.借閱流程借閱人員應(yīng)填寫《信貸檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的編號、業(yè)務(wù)類型、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門為借閱人員提供檔案資料，并與借閱人員簽訂《信貸檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱要求借閱人員應(yīng)按照《信貸檔案借閱協(xié)議》約定的期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、信貸檔案的保密與銷毀（一）保密1.保密制度建立健全信貸檔案保密制度，明確檔案管理人員和涉及信貸檔案查閱、借閱人員的保密職責(zé)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露信貸檔案中的任何信息。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得向無關(guān)人員透露信貸檔案內(nèi)容。2.保密措施對信貸檔案資料進行加密存儲和傳輸，限制對檔案資料的訪問權(quán)限。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對查閱、借閱場所進行限制，對檔案資料進行遮蓋等，防止檔案信息泄露。（二）銷毀1.銷毀條件信貸檔案保管期滿，經(jīng)檔案管理部門會同信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、風(fēng)險管理部門等相關(guān)部門進行鑒定，確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。2.銷毀流程銷毀信貸檔案前，應(yīng)編制《信貸檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、業(yè)務(wù)類型、檔案名稱、數(shù)量等信息。銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、