出差機(jī)票訂票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出差機(jī)票訂票管理，規(guī)范訂票流程，確保訂票工作的高效、準(zhǔn)確、合規(guī)，保障員工出差順利進(jìn)行，同時(shí)合理控制訂票成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)出差的機(jī)票訂票管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及民航相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂票行為合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化訂票流程，提高訂票效率，確保員工能及時(shí)獲取合適的機(jī)票，不影響出差行程。3.成本控制原則：在滿足出差需求的前提下，合理選擇訂票渠道和航班，降低訂票成本。4.信息安全原則：保護(hù)員工訂票信息安全，防止信息泄露。二、訂票職責(zé)分工（一）員工職責(zé)1.提前規(guī)劃出差行程，根據(jù)工作需要和公司規(guī)定，確定出差日期、地點(diǎn)、行程安排等信息。2.在規(guī)定的訂票系統(tǒng)或平臺(tái)中準(zhǔn)確填寫訂票信息，包括姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、出行日期、航班信息等，并對(duì)所填信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.按照公司審批流程，及時(shí)提交訂票申請(qǐng)，待審批通過后進(jìn)行訂票操作。4.收到機(jī)票預(yù)訂成功的通知后，仔細(xì)核對(duì)機(jī)票信息，如有疑問及時(shí)與訂票相關(guān)人員溝通解決。5.妥善保管好機(jī)票及相關(guān)憑證，出差結(jié)束后按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本部門員工的出差申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保出差事由合理、必要，行程安排符合工作要求。2.根據(jù)部門工作情況和預(yù)算，合理控制員工出差訂票費(fèi)用，避免不必要的開支。3.監(jiān)督本部門員工訂票流程的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。（三）訂票管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)維護(hù)和管理公司指定的訂票系統(tǒng)或平臺(tái)，確保其正常運(yùn)行，及時(shí)更新系統(tǒng)信息。2.制定訂票操作指南，對(duì)員工進(jìn)行訂票流程培訓(xùn)，解答員工訂票過程中的疑問。3.審核員工訂票申請(qǐng)，重點(diǎn)審核訂票信息的準(zhǔn)確性、行程的合理性以及訂票費(fèi)用的合規(guī)性，確保訂票符合公司規(guī)定和相關(guān)政策。4.與航空公司、機(jī)票代理商等建立良好的合作關(guān)系，爭(zhēng)取優(yōu)惠政策和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，降低訂票成本。5.定期統(tǒng)計(jì)分析訂票數(shù)據(jù)，包括訂票數(shù)量、費(fèi)用、航班選擇等情況，為公司決策提供參考依據(jù)。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核訂票費(fèi)用的報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。2.按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求，對(duì)訂票費(fèi)用進(jìn)行控制和核算，定期與訂票管理部門核對(duì)費(fèi)用數(shù)據(jù)。3.對(duì)訂票過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，提出防范措施和建議。三、訂票流程（一）出差申請(qǐng)員工因公務(wù)需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明出差事由、目的地、出行日期、預(yù)計(jì)返回日期、訂票預(yù)算等信息，按照公司規(guī)定的審批流程提交申請(qǐng)。（二）訂票申請(qǐng)1.出差申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，員工登錄公司指定的訂票系統(tǒng)或平臺(tái)，按照系統(tǒng)提示填寫訂票信息，包括出發(fā)地、目的地、出行日期、航班偏好等。2.在訂票系統(tǒng)中選擇合適的航班和艙位等級(jí)，系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)顯示航班信息、票價(jià)、剩余座位等情況，供員工參考選擇。3.確認(rèn)訂票信息無誤后，提交訂票申請(qǐng)，并附上出差審批文件作為附件。（三）訂票審批1.訂票管理部門收到員工訂票申請(qǐng)后，按照審批權(quán)限進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：出差行程是否必要、訂票信息是否準(zhǔn)確完整、航班選擇是否合理、訂票費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.對(duì)于訂票金額較大或涉及特殊情況的申請(qǐng)，訂票管理部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，綜合評(píng)估后給出審核意見。3.審核通過的訂票申請(qǐng)，訂票管理部門應(yīng)及時(shí)通知員工；審核不通過的，應(yīng)明確說明原因，員工根據(jù)反饋意見修改后重新提交申請(qǐng)。（四）訂票操作1.員工根據(jù)訂票管理部門的審核通過通知，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂票支付操作。支付方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定和安全要求，可選擇網(wǎng)上支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。2.訂票成功后，訂票系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成電子機(jī)票或發(fā)送訂票成功短信通知員工，員工應(yīng)及時(shí)下載或保存電子機(jī)票及相關(guān)憑證。3.如遇航班變更、取消等特殊情況，員工應(yīng)及時(shí)聯(lián)系訂票管理部門或航空公司客服，按照相關(guān)規(guī)定辦理改簽、退票等手續(xù)，并將情況及時(shí)反饋給部門負(fù)責(zé)人和訂票管理部門。（五）報(bào)銷1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，憑有效的機(jī)票、登機(jī)牌、出差審批文件等憑證進(jìn)行報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核訂票費(fèi)用是否與出差行程相符、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷支付。四、訂票渠道與選擇（一）訂票渠道1.公司指定訂票系統(tǒng)或平臺(tái)：公司統(tǒng)一搭建或指定的專業(yè)訂票系統(tǒng)，與各大航空公司及機(jī)票代理商建立合作關(guān)系，提供便捷、安全的訂票服務(wù)。2.航空公司官方網(wǎng)站及客服熱線：?jiǎn)T工可直接登錄航空公司官方網(wǎng)站，按照網(wǎng)站指引進(jìn)行訂票操作；也可撥打航空公司客服熱線，通過客服人員協(xié)助完成訂票。3.正規(guī)機(jī)票代理商：經(jīng)公司認(rèn)可的具有合法資質(zhì)的機(jī)票代理商，可提供多樣化的航班選擇和優(yōu)惠政策，但員工應(yīng)確保通過正規(guī)渠道與代理商合作，避免出現(xiàn)欺詐等風(fēng)險(xiǎn)。（二）航班選擇1.優(yōu)先選擇直飛航班：直飛航班可減少旅途時(shí)間，提高出行效率，原則上應(yīng)優(yōu)先考慮直飛航班。2.綜合考慮價(jià)格與時(shí)間：在滿足工作需求和出行時(shí)間的前提下，對(duì)比不同航班的票價(jià)，選擇性價(jià)比高的航班。同時(shí)，要預(yù)留足夠的時(shí)間辦理登機(jī)手續(xù)、通過安檢等，避免因航班銜接緊張導(dǎo)致誤機(jī)。3.關(guān)注航班動(dòng)態(tài)：出行前應(yīng)密切關(guān)注所訂航班的動(dòng)態(tài)信息，如航班是否準(zhǔn)時(shí)、是否有延誤或取消的情況，及時(shí)做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。五、訂票價(jià)格與優(yōu)惠政策（一）票價(jià)規(guī)定1.訂票價(jià)格應(yīng)按照航空公司公布的票價(jià)執(zhí)行，同時(shí)考慮市場(chǎng)波動(dòng)和公司與航空公司、機(jī)票代理商的合作協(xié)議，確保訂票價(jià)格合理、公正。2.對(duì)于特殊時(shí)段（如節(jié)假日、旅游旺季等）的航班，票價(jià)可能會(huì)有所上浮，員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況提前規(guī)劃訂票，盡量避開價(jià)格高峰期。（二）優(yōu)惠政策1.公司協(xié)議優(yōu)惠：公司與航空公司、機(jī)票代理商簽訂合作協(xié)議，爭(zhēng)取到一定的票價(jià)優(yōu)惠政策。員工訂票時(shí)，應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定享受相應(yīng)的折扣或優(yōu)惠。2.會(huì)員積分與里程累積：鼓勵(lì)員工使用航空公司會(huì)員卡或其他相關(guān)會(huì)員服務(wù)，通過積分、里程累積等方式獲取優(yōu)惠和福利，如免費(fèi)升艙、兌換機(jī)票等。3.團(tuán)購(gòu)與團(tuán)隊(duì)優(yōu)惠：對(duì)于多人同時(shí)出差且行程相同或相近的情況，可考慮組織團(tuán)購(gòu)訂票，爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)優(yōu)惠價(jià)格。六、訂票信息管理（一）信息錄入員工在訂票系統(tǒng)或平臺(tái)中填寫的訂票信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括個(gè)人基本信息、出行信息、聯(lián)系人信息等。訂票管理部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)中的訂票信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）信息保密1.訂票管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，對(duì)員工訂票信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.加強(qiáng)對(duì)訂票系統(tǒng)或平臺(tái)的安全防護(hù)，采取必要的技術(shù)措施，防止信息被竊取、篡改或丟失。（三）信息變更1.員工如需變更訂票信息，應(yīng)在航班起飛前規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申請(qǐng)，并按照訂票管理部門的要求辦理變更手續(xù)。2.因航班變更、航空公司原因等導(dǎo)致訂票信息需要調(diào)整的，訂票管理部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并協(xié)助員工辦理相關(guān)變更事宜。七、退票與改簽管理（一）退票規(guī)定1.因員工個(gè)人原因退票的，按照航空公司或機(jī)票代理商的退票政策執(zhí)行，退票費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。2.因公司原因（如出差任務(wù)取消、行程調(diào)整等）導(dǎo)致需要退票的，員工應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)證明材料，訂票管理部門審核后，協(xié)調(diào)航空公司或機(jī)票代理商辦理退票手續(xù)，退票費(fèi)用由公司承擔(dān)。（二）改簽規(guī)定1.員工因個(gè)人原因需要改簽航班的，應(yīng)在航班起飛前規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申請(qǐng)，并按照航空公司或機(jī)票代理商的改簽政策辦理改簽手續(xù)，改簽費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。2.因航空公司原因?qū)е潞桨嘧兏娇展緫?yīng)按照相關(guān)規(guī)定為乘客辦理免費(fèi)改簽或提供相應(yīng)補(bǔ)償。訂票管理部門應(yīng)協(xié)助員工與航空公司溝通協(xié)調(diào)，確保員工權(quán)益得到保障。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)出差機(jī)票訂票管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查訂票流程是否合規(guī)、訂票費(fèi)用是否合理、信息管理是否規(guī)范等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）日常監(jiān)督1.訂票管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)訂票工作的日常監(jiān)督，定期檢查員工訂票申請(qǐng)、審批、操作等