檔案館上門指導管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司/組織檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，各部門及所屬單位分級負責管理。2.維護檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性原則。確保檔案內(nèi)容真實可靠，全面反映公司/組織各項活動的歷史面貌，保持檔案之間的有機聯(lián)系。3.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案管理職責（一）公司/組織檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行檢查、考核。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案管理的信息化水平。5.組織開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供檔案資料支持和服務。6.負責檔案工作人員的業(yè)務培訓和繼續(xù)教育，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）各部門及所屬單位檔案管理職責1.貫徹執(zhí)行公司/組織檔案管理規(guī)章制度，負責本部門及所屬單位檔案工作的組織領(lǐng)導和日常管理。2.明確專人負責檔案管理工作，按照檔案管理要求，做好本部門及所屬單位各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時、準確、完整。3.定期向公司/組織檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司/組織及社會提供必要的檔案資料。5.負責本部門及所屬單位檔案保管設施設備的維護和管理，確保檔案的安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：文書檔案：上級文件、公司/組織文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示與批復、合同協(xié)議、通知通報等?？萍紮n案：科研項目文件、產(chǎn)品設計文件、工藝文件、設備檔案、基建檔案等。會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告等。人事檔案：員工履歷表、工資表、考核材料、獎懲材料、培訓記錄等。聲像檔案：照片、錄音、錄像等。電子檔案：電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。2.各部門及所屬單位應根據(jù)上述收集范圍，結(jié)合自身工作實際，制定具體的文件材料收集清單，并報公司/組織檔案管理部門備案。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的形成、積累、整理和歸檔責任，確保文件材料的及時收集。2.文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并按照電子檔案管理要求進行存儲和管理。4.各部門及所屬單位應定期對文件材料進行清理，將已辦理完畢、具有保存價值的文件材料及時歸檔，不得積壓或擅自銷毀。（三）收集程序1.各部門及所屬單位的文件材料形成后，由承辦人員按照收集要求進行整理，并定期移交本部門的檔案管理人員。2.檔案管理人員對接收的文件材料進行審核，對不符合要求的及時退回承辦人員進行補充或修正。3.審核合格的文件材料，由檔案管理人員按照檔案分類方案進行分類、編號、裝訂等整理工作，形成檔案保管單位。4.各部門及所屬單位應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案向公司/組織檔案管理部門移交。移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，采用“件”為單位進行裝訂、編目、裝盒。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，采用卷、冊等為單位進行整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限等進行分類，采用冊為單位進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，采用卷為單位進行裝訂，編制檔案目錄、履歷表等。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進行分類，采用冊、盒等為單位進行整理，編制聲像檔案目錄，并配以文字說明。6.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類，采用邏輯歸檔的方式進行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行元數(shù)據(jù)著錄。（三）整理要求1.整理檔案時，應確保檔案的齊全、完整，對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制。2.檔案的分類應科學合理，編號應規(guī)范統(tǒng)一，編目應準確清晰，便于查找和利用。3.檔案的裝訂應牢固整齊，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬物裝訂。4.檔案裝盒應符合要求，盒內(nèi)文件應排列有序，盒面應填寫清晰準確的檔案信息。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）保管方式1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的安全存放。3.對重要的、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]。2.各部門及所屬單位應按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行準確劃分，并在檔案整理和移交時注明保管期限。（四）檔案鑒定1.公司/組織檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案工作人員組成。3.鑒定小組應按照檔案鑒定標準和程序，對檔案進行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。4.對失去保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。（五）檔案統(tǒng)計1.公司/組織檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門和有關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定。2.服務大局原則。檔案利用應圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供支持和服務。3.方便利用原則。檔案管理部門應簡化利用手續(xù)，提高服務效率，為利用者提供便捷的服務。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。查閱時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要，利用者可借閱檔案。借閱時，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者可根據(jù)需要復制檔案。復制時，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理部門。3.利用涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門及所屬單位提供便捷的檔案查詢和利用服務。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全與保密。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司/組織現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和著錄。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等功能的信息化管理。3.檔案信息資源整合：整合公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案信息資源，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。4.檔案信息安全保障體系建設：建立健全檔案信息安全管理制度，采取技術(shù)防護措施，確保檔案信息的安全與保密。（三）建設要求1.檔案信息化建設應遵循國家有關(guān)信息化建設的標準和規(guī)范，結(jié)合公司/組織實際情況，制定科學合理的建設方案。2.檔案數(shù)字化加工應保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)掛接準確、規(guī)范，著錄信息真實、準確。3.檔案信息管理系統(tǒng)應具備良好的兼容性、穩(wěn)定性和擴展性，能夠滿足公司/組織檔案管理工作的發(fā)展需求。4.檔案信息資源整合應注重數(shù)據(jù)的準確性和完整性，避免重復建設和數(shù)據(jù)冗余。5.檔案信息安全保障體系建設應從制度、技術(shù)、人員等方面入手，加強檔案信息的安全防護，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、檔案工作人員（一）人員配備1.公司/組織應根據(jù)檔案管理工作的需要，配備足夠數(shù)量的檔案工作人員。檔案工作人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務工作。2.檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定，如有變動，應及時做好交接工作。（二）崗位職責1.檔案管理部門負責人崗位職責：負責檔案管理部門的全面工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織協(xié)調(diào)檔案管理部門與公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作，指導、監(jiān)督檔案工作人員的業(yè)務工作。負責檔案管理設施設備的規(guī)劃、建設和維護，確保檔案管理工作的正常開展。組織開展檔案的整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等工作，為公司/組織提供檔案資料支持和服務。負責檔案工作人員的培訓、考核和獎懲等工作，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。2.檔案管理人員崗位職責：負責本部門及所屬單位檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時、準確、完整。按照檔案管理要求，對檔案進行分類、編號、裝訂、編目、裝盒等整理工作，建立健全檔案檢索體系。負責檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的安全與完整。負責檔案的利用工作，為利用者提供查閱、借閱、復制等服務，做好利用登記和統(tǒng)計工作。參與檔案信息化建設工作，負責檔案數(shù)字化加工、信息管理系統(tǒng)維護等工作。