檔案管理及查詢管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案查詢流程，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理及查詢工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和查詢等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案查詢流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定，制定和完善檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和查詢等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案清查、盤點(diǎn)和鑒定等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門員工檔案查詢的初審工作，確保查詢申請(qǐng)符合規(guī)定和流程。5.宣傳檔案管理知識(shí)，提高本部門員工的檔案意識(shí)，督促員工及時(shí)歸檔各類文件資料。（三）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整和有效。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂，編制檔案目錄和檢索工具。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照及文件資料。2.公司/組織各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、通知等規(guī)范性文件。3.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。4.公司/組織各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。5.公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等。6.公司/組織財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料。8.公司/組織設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維護(hù)記錄等。9.公司/組織基本建設(shè)檔案，包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件資料。10.公司/組織科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定等相關(guān)材料。11.公司/組織外事活動(dòng)檔案，包括出國(guó)（境）審批文件、邀請(qǐng)函、考察報(bào)告、協(xié)議等。12.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（部門）、問(wèn)題等進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（部門）分類按照公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置進(jìn)行；問(wèn)題分類根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要包括公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、基本建設(shè)等方面的檔案。3.短期保管保管期限為15年以下的檔案，主要包括一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)、臨時(shí)性工作等方面的檔案。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案密集架或其他檔案裝具中，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置專人負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。5.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，逐份審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組將審核后的檔案鑒定清冊(cè)提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)再次核對(duì)擬銷毀檔案的清單，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。2.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。4.銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查詢管理（一）查詢范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查詢本人或本部門相關(guān)的檔案資料。2.公司/組織外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查詢與業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）查詢申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部員工查詢檔案，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.公司/組織外部單位查詢檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查詢?nèi)藛T有效身份證件等相關(guān)證明材料，填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。（三）查詢審批1.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)材料的完整性和合規(guī)性。2.對(duì)于內(nèi)部員工查詢申請(qǐng)，初審?fù)ㄟ^(guò)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于外部單位查詢申請(qǐng)，初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意的查詢申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的查詢范圍和程序提供檔案查詢服務(wù)。（四）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢查詢?nèi)藛T可到檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.復(fù)制查詢對(duì)于不涉及保密內(nèi)容的檔案，查詢?nèi)藛T可根據(jù)需要申請(qǐng)復(fù)制檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（五）查詢記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查詢記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查詢申請(qǐng)的受理時(shí)間、查詢?nèi)藛T姓名、單位、查詢內(nèi)容、查詢期限、審批意見(jiàn)等信息。2.查詢記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限一致，以備查閱和審計(jì)。七、檔案的借閱管理（一）借閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。（二）借閱申請(qǐng)借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（三）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)材料的完整性和合規(guī)性。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請(qǐng)需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）借閱期限檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查詢、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（