措施文書使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司措施文書的使用管理，規(guī)范措施文書的撰寫、審批、發(fā)放、存檔等流程，確保措施文書的準確性、完整性和有效性，為公司各項工作的順利開展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構在工作中涉及的各類措施文書的管理。（三）定義1.措施文書：指公司為實現(xiàn)特定工作目標、解決實際問題而制定的具有針對性和可操作性的文件，包括但不限于工作方案、行動計劃、應急預案、管理規(guī)定等。2.使用部門：指負責具體執(zhí)行措施文書相關工作的部門。3.審批部門：指對措施文書進行審核、批準的部門或領導。（四）管理原則1.合法性原則：措施文書的制定必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關規(guī)定。2.準確性原則：措施文書應準確反映工作實際情況，目標明確，措施具體，具有可操作性。3.規(guī)范性原則：措施文書的格式、內容結構應符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求。4.時效性原則：措施文書應根據(jù)工作需要及時制定、修訂和更新，確保其有效性。二、職責分工（一）綜合管理部門1.負責制定和完善措施文書使用管理的相關制度和流程。2.對各部門提交的措施文書進行格式審查和編號登記。3.組織協(xié)調措施文書的審批工作，跟蹤審批進度。4.負責措施文書的存檔管理，建立電子和紙質檔案。5.定期對措施文書的使用管理情況進行檢查和評估。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，負責起草本部門相關的措施文書。2.對起草的措施文書進行內部審核，確保內容準確、可行。3.按照規(guī)定的流程提交措施文書進行審批。4.負責措施文書的具體實施，并及時反饋執(zhí)行情況。5.根據(jù)實際工作變化，及時對措施文書進行修訂和完善。（三）審批部門1.對提交的措施文書進行全面審核，提出修改意見或批準建議。2.確保措施文書符合法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司整體戰(zhàn)略和政策要求。3.對涉及多個部門的措施文書進行協(xié)調和會簽。三、措施文書的制定（一）制定依據(jù)1.國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關政策文件。2.公司的發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計劃和目標。3.工作中出現(xiàn)的實際問題和需求。（二）起草要求1.使用部門應指定專人負責措施文書的起草工作，起草人員應具備相應的專業(yè)知識和工作經驗。2.措施文書應主題明確，結構合理，層次清晰，語言簡潔明了。3.內容應包括背景目的、適用范圍、具體措施、實施步驟、責任分工、時間節(jié)點、預期效果等要素。4.涉及多個部門的措施文書，起草部門應充分征求相關部門意見，確保各項措施具有可協(xié)同性和可操作性。（三）內部審核1.措施文書起草完成后，使用部門應組織內部審核。審核內容包括文書的合法性、準確性、完整性、可行性等。2.審核人員應認真審查文書內容，提出修改意見，并簽字確認。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，起草人員應及時進行修改完善，確保措施文書質量。四、措施文書的審批（一）審批流程1.使用部門將內部審核通過的措施文書提交至綜合管理部門進行格式審查和編號登記。2.綜合管理部門將審查后的措施文書送呈審批部門進行審批。3.審批部門按照規(guī)定的審批權限對措施文書進行審批。審批通過的，簽署同意意見；審批不通過的，提出具體修改意見并退回使用部門重新起草。4.對于涉及重大事項或多個部門的措施文書，需經公司領導班子集體審議決定。（二）審批權限1.一般性措施文書，由部門負責人審批。2.涉及重要業(yè)務、較大金額資金、重大風險等的措施文書，由分管領導審批。3.涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策等的措施文書，由公司主要領導審批。（三）審批時間1.審批部門應在收到措施文書后的[X]個工作日內完成審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時間的，應及時通知使用部門并說明原因。2.對于緊急事項的措施文書，審批部門應優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時間內完成審批。五、措施文書的發(fā)放（一）發(fā)放范圍1.根據(jù)措施文書的內容和工作需要，確定發(fā)放范圍。發(fā)放范圍應涵蓋相關部門、崗位及人員。2.對于涉及公司機密的措施文書，應嚴格控制發(fā)放范圍，按照公司保密規(guī)定進行發(fā)放。（二）發(fā)放方式1.措施文書經審批通過后，由綜合管理部門負責發(fā)放。發(fā)放方式可采用紙質文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)确绞健?.采用紙質文件發(fā)放的，應進行編號登記，記錄發(fā)放時間、發(fā)放對象、文件名稱等信息，并要求接收人簽字確認。3.采用電子文件傳輸?shù)模瑧_保文件的完整性和安全性，通過公司內部辦公系統(tǒng)或指定的電子郵箱發(fā)送給接收人，并要求接收人回復確認收到。六、措施文書的實施與監(jiān)督（一）實施要求1.使用部門應按照批準的措施文書組織實施，明確責任人員，確保各項措施得到有效落實。2.在實施過程中，如發(fā)現(xiàn)措施文書存在問題或實際情況發(fā)生變化需要調整的，應及時向審批部門報告，并按照規(guī)定程序進行修訂。（二）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門負責對措施文書的實施情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內容包括措施的執(zhí)行進度、執(zhí)行效果、存在問題等。2.使用部門應定期向綜合管理部門報告措施文書的實施情況，提交實施報告。實施報告應包括工作進展、取得的成效、存在的問題及改進措施等內容。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應及時向相關部門反饋，并督促其限期整改。整改完成后，相關部門應提交整改報告。七、措施文書的修訂與廢止（一）修訂情形1.國家法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，導致措施文書與新規(guī)定不符的。2.公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計劃和目標調整，需要對措施文書進行修訂的。3.措施文書實施過程中發(fā)現(xiàn)存在問題，需要進行完善的。4.其他需要修訂措施文書的情形。（二）修訂流程1.使用部門根據(jù)實際情況提出措施文書修訂申請，說明修訂原因和內容。2.綜合管理部門對修訂申請進行審核，審核通過后組織相關部門進行修訂。3.修訂后的措施文書按照本辦法規(guī)定的制定、審批、發(fā)放等流程進行管理。（三）廢止情形1.措施文書所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準已廢止或失效的。2.措施文書所涉及的工作任務已完成或不再執(zhí)行的。3.其他需要廢止措施文書的情形。（四）廢止流程1.使用部門提出措施文書廢止申請，說明廢止原因。2.綜合管理部門對廢止申請進行審核，審核通過后發(fā)布廢止通知，并將廢止的措施文書進行存檔。八、措施文書的存檔管理（一）存檔要求1.綜合管理部門應建立完善的措施文書存檔管理制度，對各類措施文書進行分類、編號、歸檔。2.措施文書應同時保存紙質和電子文檔，確保文檔的完整性和可查閱性。3.存檔的措施文書應包括起草稿、審核意見、審批文件、發(fā)放記錄、實施報告、修訂記錄、廢止通知等相關資料。（二）存檔期限1.一般措施文書的存檔期限為[X]年，重要措施文書的存檔期限為[X]年。2.法律法規(guī)、行業(yè)標準等有明確存檔期限要求的，按照相關規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱措施文書的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱措施文書的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和綜合管理部