武進區(qū)企業(yè)檔案管理辦法總則目的與依據為加強武進區(qū)企業(yè)檔案管理，規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本區(qū)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于武進區(qū)行政區(qū)域內的各類企業(yè)、個體工商戶以及實行企業(yè)化管理的事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱企業(yè)）的檔案管理?；驹瓌t企業(yè)檔案管理應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于企業(yè)各項工作的利用。檔案管理機構與人員管理機構1.企業(yè)應設立檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，明確檔案管理部門的職責和權限。2.檔案管理機構應相對獨立，配備必要的辦公場所、設施和設備，滿足檔案管理工作的需要。人員配備1.企業(yè)應根據檔案管理工作的實際需要，配備具有一定專業(yè)知識和技能的檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉企業(yè)業(yè)務工作，經過檔案管理業(yè)務培訓。2.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，確需變動時，應做好檔案管理工作的交接。檔案的形成與收集檔案形成1.企業(yè)各部門、各崗位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紙質、電子、聲像等各種載體形式，均應納入檔案管理范圍。2.企業(yè)應建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，明確各部門和人員在檔案形成過程中的職責。收集要求1.各部門應定期將本部門形成的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，移交檔案管理機構。2.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應及時收集，確保檔案的完整性。3.對企業(yè)在經營管理、生產技術、科研開發(fā)等活動中產生的電子文件，應按照相關標準進行收集和管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。檔案的整理與分類整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類方法1.企業(yè)檔案可采用年度機構（問題）保管期限分類法，即先按年度分類，再按機構（問題）分類，最后按保管期限分類。2.企業(yè)應根據自身實際情況，制定具體的檔案分類方案，并保持相對穩(wěn)定。整理要求1.紙質檔案應進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.電子檔案應按照電子文件管理的相關要求進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據庫，便于檢索和利用。3.聲像檔案應按照載體形式、時間順序等進行整理，標注相關信息，確保聲像檔案的清晰、完整。檔案的保管保管條件1.企業(yè)應提供符合檔案保管要求的庫房，配備必要的溫濕度控制設備、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等設施，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔、整齊，檔案架（柜）應排列有序，便于檔案的存放和查找。保管期限1.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.企業(yè)應根據檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的保管期限。檔案保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整和可讀。3.對電子檔案應定期進行備份，存儲于不同的載體，并異地存放，防止數(shù)據丟失。檔案的利用利用原則企業(yè)應積極提供檔案利用服務，滿足企業(yè)各項工作的需要。檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。利用方式1.企業(yè)內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理機構查閱。2.外單位人員因工作需要查閱企業(yè)檔案的，應持單位介紹信，經企業(yè)主管領導批準后，方可查閱。涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照相關保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.企業(yè)應根據檔案利用情況，編制檔案利用效果登記，及時總結檔案利用工作經驗。檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理機構負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案應妥善保管，不得轉借、涂改、污損、丟失。如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期滿，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并處理。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.企業(yè)應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理機構牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管狀況，提出鑒定意見。銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經鑒定小組審核，報企業(yè)主管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等內容，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。檔案信息化建設建設目標企業(yè)應積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。建設內容1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的關聯(lián)管理。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。信息化管理1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.企業(yè)應建立檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、存儲、傳輸、使用等行為。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責武進區(qū)檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內企業(yè)檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，依法查處檔案管理中的違法行為。檢查內容1.企業(yè)檔案管理機構的設置、人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的形成、收集、整理、保管、利用等情況。4.檔案信息化建設情況。檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結合。2.