招標歸檔資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招標歸檔資料的管理，確保招標活動相關資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為公司的決策、審計、查詢等提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有招標項目歸檔資料的管理，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等各類招標活動所產生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔資料應如實反映招標活動的全過程，確保資料內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋招標活動各個環(huán)節(jié)的相關資料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)定的要求。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密、敏感信息的歸檔資料嚴格保密，防止信息泄露。二、管理職責（一）招標部門職責1.負責組織招標活動，確保招標過程中各類文件、資料的及時收集、整理。2.對收集的資料進行初步審核，保證資料的真實性、完整性，并按照規(guī)定的格式和要求進行分類。3.在招標活動結束后，及時將整理好的資料移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責1.接收招標部門移交的歸檔資料，進行詳細登記和核對。2.按照檔案管理的相關標準和規(guī)范，對資料進行進一步整理、編目、裝訂和存儲。3.建立健全招標歸檔資料的檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對歸檔資料進行檢查、清點，確保資料的安全和完整。（三）監(jiān)督部門職責1.對招標歸檔資料管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、歸檔資料內容及要求（一）招標前期文件1.項目審批文件：包括項目立項批復、可行性研究報告批復、環(huán)境影響評價批復等相關文件的復印件，要求文件內容清晰、完整，加蓋發(fā)文單位公章。2.招標申請文件：詳細記錄招標項目的基本情況，如項目名稱、招標范圍、招標方式、預算金額等，由招標部門負責人簽字確認。3.資格預審文件：若有資格預審環(huán)節(jié)，應歸檔資格預審公告、資格預審文件、資格預審申請文件及評審結果等資料。資格預審文件應明確資格條件、評審標準和方法等內容；資格預審申請文件應包含申請人的基本信息、資質證明、業(yè)績情況等。評審結果應記錄合格申請人名單及理由。（二）招標文件1.招標文件正本及副本：招標文件應包含招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、工程量清單（如有）、技術標準和要求、投標文件格式等內容。招標文件應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定，語言表述準確、清晰，避免歧義。2.招標文件修改、澄清文件：記錄對招標文件進行修改、澄清的所有文件，包括修改通知、澄清公告及相關回復等，確保投標人能夠及時了解招標文件的變更情況。修改、澄清文件應按照規(guī)定的程序發(fā)布，并與原招標文件一同歸檔。（三）投標文件1.投標文件正本及副本：各投標人提交的投標文件應包含商務部分、技術部分和價格部分等內容。商務部分應包括投標函、法定代表人身份證明、授權委托書、投標報價表、商務條款偏離表、資格證明文件等；技術部分應根據(jù)招標文件要求提供詳細的技術方案、技術規(guī)格偏離表等；價格部分應明確投標總價及各項明細報價。投標文件應密封包裝，并在封口處加蓋投標人公章。2.開標記錄：詳細記錄開標時間、地點、投標人名稱、投標報價、投標文件密封情況等內容，由開標主持人、記錄人簽字確認。開標記錄應客觀、準確地反映開標現(xiàn)場的實際情況。（四）評標文件1.評標委員會組成文件：包括評標委員會成員名單、專家資格證明等資料，確保評標委員會的組建符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。評標委員會成員應具備相應的專業(yè)知識和經驗，與投標人無利害關系。2.評標報告：評標報告應詳細記錄評標過程、評標結果及推薦中標候選人的理由。評標報告應包括評標基本情況和數(shù)據(jù)表、評標委員會成員名單、開標記錄、評標標準和方法、廢標情況說明、評標得分匯總表、評標委員會推薦的中標候選人名單及排序等內容。評標報告應由評標委員會全體成員簽字確認。3.評標過程記錄：如評標過程中的討論記錄、澄清函、質疑回復等相關資料，應詳細記錄評標過程中涉及的重要事項和決策依據(jù)，以便后續(xù)查詢和追溯。（五）定標文件1.定標決策文件：記錄公司定標決策的過程和結果，包括定標會議紀要、定標審批文件等。定標決策應依據(jù)評標報告和公司相關規(guī)定進行，確保中標候選人的選擇公正、合理。2.中標通知書：中標通知書應明確中標人名稱、中標價格、中標工期（如有）等內容，并加蓋公司公章。中標通知書是公司與中標人簽訂合同的依據(jù)，應及時、準確地發(fā)出。（六）合同文件1.合同正本及副本：招標項目簽訂的合同應包含合同協(xié)議書、通用條款、專用條款、附件等內容。合同應明確雙方的權利和義務、合同價款及支付方式、工程質量標準、工期要求、違約責任等重要條款。合同內容應符合法律法規(guī)和招標文件的要求，雙方簽字蓋章齊全。2.合同變更文件：記錄合同履行過程中發(fā)生的變更事項及相關協(xié)議，包括合同變更申請、變更審批文件、補充協(xié)議等。合同變更應按照規(guī)定的程序進行，確保變更后的合同內容合法、有效。（七）其他相關文件1.招標代理委托合同：若委托招標代理機構進行招標活動，應歸檔招標代理委托合同，明確雙方的權利和義務、代理服務內容及費用等條款。2.項目驗收文件：包括驗收申請、驗收報告、驗收記錄等資料，證明招標項目已按照合同要求完成并通過驗收。驗收文件應詳細記錄驗收過程、驗收結果及相關意見。3.與招標活動有關的其他文件、資料：如往來函件、會議紀要、投訴處理文件等，只要與招標活動相關，均應歸檔保存。四、歸檔資料整理與編目（一）整理要求1.按照文件形成的時間順序或邏輯關系進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查詢。3.去除文件中的金屬物（如訂書釘、回形針等），對破損或褪色的文件進行修復或復制。4.對紙張規(guī)格不一致的文件進行折疊或裁剪，使其符合檔案存儲要求。（二）編目要求1.編制歸檔資料目錄，目錄應包含文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內容。2.目錄應按照分類順序進行編排，便于查找和使用。3.對每份文件在目錄中進行詳細登記，確保目錄信息與文件內容一致。五、歸檔資料存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式。紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和年度順序排列；電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保紙質檔案的安全保存。3.電子檔案應按照公司電子文件管理規(guī)定進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并設置相應的權限管理，防止電子文件被篡改或丟失。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定不同類型歸檔資料的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。2.對于涉及公司重大利益、重要決策依據(jù)、具有長期參考價值的文件，應確定為長期保管；對于一般性的業(yè)務文件，可根據(jù)實際情況確定為短期或中期保管。3.保管期限屆滿后，應按照公司檔案銷毀規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對歸檔資料進行檢查，檢查內容包括資料的完整性、準確性、存儲環(huán)境等。2.每半年進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如文件缺失應及時補充，存儲環(huán)境不符合要求應及時整改。3.建立檢查記錄檔案，記錄每次檢查的時間、內容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，以便跟蹤和追溯。六、歸檔資料查詢與利用（一）查詢流程1.公司內部人員因工作需要查詢招標歸檔資料時，應填寫《招標歸檔資料查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等信息。2.《招標歸檔資料查詢申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內容進行查詢，并在規(guī)定時間內提供相關資料。查詢人應在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或復制。（二）利用規(guī)定1.查閱歸檔資料時，應愛護資料，不得在資料上涂