投標物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司投標物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購物資符合投標要求，滿足項目施工或服務需求，提高采購效率，降低采購成本，保證公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與各類投標項目中所需物資的采購活動，包括但不限于工程建設項目、設備采購項目、服務采購項目等涉及的物資采購。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的物資，以滿足投標項目的質(zhì)量標準和要求，保障項目順利實施。3.成本效益原則在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。4.公開公平公正原則采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有潛在供應商都有平等的機會參與投標，公正地選擇供應商。5.誠實守信原則采購活動各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務，維護良好的市場秩序。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據(jù)投標文件要求確定物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等采購需求。2.組織供應商的選擇、評審和管理工作，建立供應商檔案。3.負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.負責采購物資的驗收、付款等工作。（二）需求部門1.提出物資采購需求，明確物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、使用要求等，并對需求的合理性負責。2.參與供應商的評審工作，提供技術(shù)支持和意見。3.協(xié)助采購部門進行物資驗收，對驗收結(jié)果進行確認。（三）質(zhì)量部門1.制定物資檢驗標準和驗收規(guī)范，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督。2.參與供應商的評審工作，對供應商的質(zhì)量保證能力進行評估。3.負責處理采購物資的質(zhì)量問題，提出整改意見和措施。（四）財務部門1.負責采購資金的預算安排和審核，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對付款條款進行把關(guān)。3.負責采購款項的支付和賬務處理。（五）法務部門1.審核采購合同，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，維護公司合法權(quán)益。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購計劃管理（一）需求收集1.需求部門應在投標項目獲取后，及時向采購部門提交物資采購需求清單，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間等信息。2.采購部門應與需求部門進行溝通和確認，確保需求的準確性和完整性。如需求發(fā)生變更，需求部門應及時通知采購部門，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（二）計劃編制1.采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求清單，結(jié)合項目進度計劃和庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、交貨地點等內(nèi)容。2.采購計劃應經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（三）計劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門應按照采購計劃組織實施采購活動，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應。2.在采購過程中，如因市場變化、供應商原因等導致采購計劃無法執(zhí)行或需要調(diào)整，采購部門應及時分析原因，提出調(diào)整建議，并報分管領導審批。調(diào)整后的采購計劃應及時通知相關(guān)部門。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證能力、價格水平等內(nèi)容。2.根據(jù)采購物資的要求和特點，采購部門從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應商，并向其發(fā)出詢價函或招標邀請書。詢價函或招標邀請書應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點、報價要求等內(nèi)容。3.潛在供應商應在規(guī)定時間內(nèi)回復詢價函或投標文件。采購部門對供應商的報價和投標文件進行評審，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商作為中標候選人。4.采購部門組織相關(guān)部門對中標候選人進行實地考察，考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備、技術(shù)能力、售后服務等方面。根據(jù)考察結(jié)果，確定最終的供應商。（二）供應商評審1.采購部門應定期對供應商進行評審，評審周期一般為每年一次。評審內(nèi)容包括供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態(tài)度等方面。2.評審方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式進行。采購部門根據(jù)評審結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.對于優(yōu)秀供應商，采購部門可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、增加采購份額等；對于不合格供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應停止與其合作。（三）供應商檔案管理1.采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內(nèi)容應包括供應商基本信息、評審記錄、合作記錄、質(zhì)量反饋、付款記錄等內(nèi)容。2.供應商檔案應及時更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。采購部門應定期對供應商檔案進行整理和分析，為供應商管理提供決策依據(jù)。五、采購合同管理（一）合同起草1.采購部門應根據(jù)評審結(jié)果和談判情況，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同文本應符合法律法規(guī)要求，語言規(guī)范、條款清晰、內(nèi)容完整。采購部門應將起草好的采購合同提交法務部門審核。（二）合同審核1.法務部門應對采購合同進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，法務部門應及時與采購部門溝通，提出修改意見和建議。2.采購部門根據(jù)法務部門的審核意見，對采購合同進行修改和完善。修改后的采購合同經(jīng)采購部門負責人、分管領導簽字后，方可與供應商簽訂。（三）合同簽訂1.采購部門應與供應商在規(guī)定時間內(nèi)簽訂采購合同。簽訂合同前，采購部門應確保供應商已對合同條款進行充分理解和確認。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行各自的職責。（四）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應按照采購合同的要求，跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施予以糾正，并承擔相應的違約責任。2.需求部門應配合采購部門做好合同執(zhí)行工作，及時提供物資驗收所需的資料和條件。質(zhì)量部門應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗和驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時通知采購部門和供應商處理。3.財務部門應按照采購合同的付款條款，及時辦理付款手續(xù)。付款前，財務部門應審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。（五）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同，采購部門應及時與供應商溝通，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務等事項。變更或解除協(xié)議簽訂后，采購部門應及時將相關(guān)情況通知需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關(guān)部門。六、采購物資驗收管理（一）驗收準備1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。需求部門應安排熟悉物資情況的人員參與驗收，質(zhì)量部門應準備好驗收所需的工具和設備。2.采購部門應向供應商索要物資的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、合格證等相關(guān)資料，并在物資到貨時一并提交給驗收人員。（二）驗收實施1.驗收人員應按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行逐一檢查和核對。2.對于需要進行檢驗檢測的物資，驗收人員應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行檢驗檢測，并出具檢驗檢測報告。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并要求供應商限期整改或補貨。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的物資，驗收人員應在《物資驗收單》上簽字確認，并將物資移交需求部門。需求部門應按照合同約定對物資進行妥善保管和使用。2.驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改或補貨。如供應商在規(guī)定時間內(nèi)未完成整改或補貨，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。3.采購部門應定期對物資驗收情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)驗收過程中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高物資驗收管理水平。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購物資驗收合格后，采購部門應及時向供應商支付貨款。付款前，采購部門應填寫《付款申請表》，詳細說明采購合同編號、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.《付款申請表》經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后的《付款申請表》作為財務部門付款的依據(jù)。（二）付款審核1.財務部門收到采購部門提交的《付款申請表》后，應按照公司財務管理制度和相關(guān)規(guī)定，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合法性等方面。2.如發(fā)現(xiàn)付款申請存在問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)資料。審核通過后的《付款申請表》由財務部門負責人簽字確認。（三）付款執(zhí)行1.財務部門根據(jù)審核通過的《付款申請表》，按照采購合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。付款方式可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行等方式。2.財務部門在付款后，應及時進行賬務處理，記錄付款日期、金額、供應商名稱等信息，并將付款憑證復印件分發(fā)給采購部門和需求部門。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購物資采購管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否履行等方面。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。對于違反法律法規(guī)和公司制度的行為，審計部門應按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）供應商監(jiān)督1.采購部門應建立供應商監(jiān)督機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行監(jiān)督和評價。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如供應商整改后仍不符合要求，采購部門應停止與其合作，并按照合同約定追究其違約責任。（三）考核評價1.公司應建立