投標(biāo)基礎(chǔ)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)基礎(chǔ)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和歸檔流程，確保投標(biāo)工作的順利進(jìn)行，提高投標(biāo)文件質(zhì)量，增強(qiáng)公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的優(yōu)勢(shì)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與各類(lèi)項(xiàng)目投標(biāo)活動(dòng)中涉及的基礎(chǔ)資料管理工作，包括但不限于商務(wù)文件、技術(shù)文件、資格證明文件等相關(guān)資料的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：投標(biāo)基礎(chǔ)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的實(shí)際情況和項(xiàng)目需求，確保資料內(nèi)容與事實(shí)相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.完整性原則：全面收集與投標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的各類(lèi)基礎(chǔ)資料，保證資料涵蓋項(xiàng)目所需的各個(gè)方面，避免出現(xiàn)重要信息缺失。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及招標(biāo)人的要求，遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于整理和查閱。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及其他敏感信息的投標(biāo)基礎(chǔ)資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和更新投標(biāo)基礎(chǔ)資料，確保在投標(biāo)截止日期前能夠提供完整、有效的資料，避免因資料延誤影響投標(biāo)工作。二、職責(zé)分工（一）投標(biāo)部門(mén)1.負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)本部門(mén)投標(biāo)項(xiàng)目基礎(chǔ)資料的收集、整理工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目要求，明確所需基礎(chǔ)資料清單，并分配給相關(guān)人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。3.對(duì)收集到的基礎(chǔ)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否符合要求，對(duì)不符合的資料及時(shí)反饋并督促修改。4.在投標(biāo)截止日期前，將整理好的投標(biāo)基礎(chǔ)資料提交給綜合管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)投標(biāo)部門(mén)的要求，提供本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)與投標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的基礎(chǔ)資料，如業(yè)績(jī)證明材料、技術(shù)方案、人員資質(zhì)證書(shū)等。2.對(duì)提供的基礎(chǔ)資料進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保資料真實(shí)有效，并對(duì)資料的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.配合投標(biāo)部門(mén)完成資料的補(bǔ)充和完善工作，根據(jù)需要提供必要的解釋和說(shuō)明。（三）綜合管理部門(mén)1.制定和完善投標(biāo)基礎(chǔ)資料管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)投標(biāo)基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一存儲(chǔ)和保管，建立健全資料檔案管理體系，確保資料的安全和可追溯性。3.定期對(duì)投標(biāo)基礎(chǔ)資料進(jìn)行整理、分類(lèi)和歸檔，編制資料索引目錄，方便查閱和使用。4.對(duì)投標(biāo)基礎(chǔ)資料的使用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，為公司投標(biāo)工作提供數(shù)據(jù)支持和分析報(bào)告。（四）公司管理層1.審批投標(biāo)基礎(chǔ)資料管理辦法及相關(guān)制度，確保管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和發(fā)展要求。2.對(duì)重大投標(biāo)項(xiàng)目的基礎(chǔ)資料進(jìn)行審核和決策，協(xié)調(diào)解決資料管理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。三、資料收集（一）收集范圍1.公司資質(zhì)類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已完成“三證合一”的企業(yè)提供統(tǒng)一社會(huì)信用代碼營(yíng)業(yè)執(zhí)照）、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證等。2.業(yè)績(jī)類(lèi)：近[X]年類(lèi)似項(xiàng)目的中標(biāo)通知書(shū)、合同協(xié)議書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，應(yīng)涵蓋不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同類(lèi)型的項(xiàng)目，以充分展示公司的綜合實(shí)力。3.人員類(lèi)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及主要技術(shù)人員的簡(jiǎn)歷、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明、勞動(dòng)合同等，確保人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。4.技術(shù)方案類(lèi)：針對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)方案、工藝流程、質(zhì)量保證措施、售后服務(wù)承諾等，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行定制化編寫(xiě)，突出公司的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和解決方案。5.財(cái)務(wù)狀況類(lèi)：近[X]年的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映公司的財(cái)務(wù)健康狀況和經(jīng)濟(jì)實(shí)力。6.其他類(lèi)：根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目的特殊要求，可能需要提供的其他相關(guān)資料，如產(chǎn)品樣本、檢測(cè)報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集渠道1.內(nèi)部系統(tǒng)：從公司內(nèi)部的人事管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等獲取相關(guān)基礎(chǔ)資料。2.部門(mén)檔案：各業(yè)務(wù)部門(mén)保存的與投標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的文件、合同、報(bào)告等紙質(zhì)或電子檔案。3.員工提供：由相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)要求提供個(gè)人的資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等資料。4.外部獲取：如向政府部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)、合作伙伴等獲取公司的資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等相關(guān)證明文件。（三）收集要求1.明確資料收集的責(zé)任人，確保資料收集工作落實(shí)到具體人員。2.收集資料時(shí)，應(yīng)要求提供方對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行簽字確認(rèn)。3.對(duì)于需要補(bǔ)充或更新的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通協(xié)調(diào)，確保資料按時(shí)收集到位。4.收集到的資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立初步的資料清單，便于后續(xù)的審核和管理。四、資料整理（一）格式規(guī)范1.統(tǒng)一資料的格式，如字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等，確保資料的整體美觀和一致性。2.對(duì)于掃描件、復(fù)印件等電子文檔，應(yīng)保證圖像清晰、色彩正常，文件格式統(tǒng)一為PDF或JPEG等常用格式。3.各類(lèi)表格應(yīng)制作規(guī)范，內(nèi)容填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，表頭和表尾信息清晰明確。（二）內(nèi)容審核1.投標(biāo)部門(mén)對(duì)收集到的基礎(chǔ)資料進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)檢查資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與投標(biāo)項(xiàng)目的相關(guān)性。2.審核人員應(yīng)對(duì)照招標(biāo)文件要求，逐一核對(duì)資料內(nèi)容，確保資料滿(mǎn)足投標(biāo)條件。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)返回給提供方進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，確保信息安全。（三）分類(lèi)編號(hào)1.根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，對(duì)投標(biāo)基礎(chǔ)資料進(jìn)行分類(lèi)，如商務(wù)文件、技術(shù)文件、資格證明文件等。2.為每一類(lèi)資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于資料的識(shí)別和管理。例如，可以采用年份+類(lèi)別代碼+順序號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如2023SW001表示2023年商務(wù)類(lèi)第001號(hào)資料。3.在資料上標(biāo)注清晰的編號(hào)和分類(lèi)標(biāo)識(shí)，同時(shí)建立資料編號(hào)與名稱(chēng)的對(duì)應(yīng)清單，方便查閱和引用。（四）目錄編制1.根據(jù)資料的分類(lèi)和編號(hào)，編制詳細(xì)的投標(biāo)基礎(chǔ)資料目錄。目錄應(yīng)包括資料名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，確保能夠快速定位所需資料。2.目錄應(yīng)隨著資料的更新和補(bǔ)充及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，保證目錄的準(zhǔn)確性和完整性。五、資料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保資料的安全性和可追溯性。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類(lèi)和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行集中管理。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照資料類(lèi)別和年份進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立紙質(zhì)資料索引目錄，便于查找。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子資料存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備良好的安全性，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)和修改資料。同時(shí)，要做好防火、防潮、防雷、防盜等措施，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備的安全。2.紙質(zhì)資料存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保資料的完好無(wú)損。（三）存儲(chǔ)期限1.投標(biāo)基礎(chǔ)資料的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，重要項(xiàng)目的資料應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他項(xiàng)目的資料保存期限不少于[X]年。2.在存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)后，對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并做好銷(xiāo)毀記錄。六、資料使用（一）使用流程1.投標(biāo)部門(mén)根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目需求，填寫(xiě)資料使用申請(qǐng)表，注明所需資料的名稱(chēng)、編號(hào)、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給綜合管理部門(mén)。3.綜合管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在確保資料安全和符合使用規(guī)定的前提下，為投標(biāo)部門(mén)提供所需資料，并做好資料使用登記。4.使用完畢后，投標(biāo)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將資料歸還綜合管理部門(mén)，并在資料使用登記表上簽字確認(rèn)。（二）使用限制1.投標(biāo)基礎(chǔ)資料僅供公司內(nèi)部投標(biāo)使用，未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，任何部門(mén)和個(gè)人不得將資料提供給外部單位或個(gè)人。2.在使用資料過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露資料中的敏感信息和商業(yè)秘密。3.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)和關(guān)鍵信息的資料，應(yīng)采取加密、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）資料更新1.在投標(biāo)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)資料存在錯(cuò)誤、遺漏或需要補(bǔ)充新的信息，投標(biāo)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行修改和更新。2.業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行修改和更新后，應(yīng)按照資料整理和審核流程重新進(jìn)行整理、審核和提交，確保投標(biāo)資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)更新后的資料進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，保證資料檔案的實(shí)時(shí)性和有效性。七、資料歸檔（一）歸檔流程1.投標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后，投標(biāo)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的投標(biāo)基礎(chǔ)資料提交給綜合管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.綜合管理部門(mén)對(duì)提交的資料進(jìn)行再次審核，檢查資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，編號(hào)和分類(lèi)是否規(guī)范。3.審核通過(guò)后，綜合管理部門(mén)按照存儲(chǔ)方式的要求，將資料進(jìn)行電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)歸檔，并更新資料索引目錄。4.在歸檔過(guò)程中，應(yīng)建立歸檔記錄，注明資料歸檔的時(shí)間、內(nèi)容、歸檔人等信息，以便日后查詢(xún)和追溯。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除資料內(nèi)容。如有特殊情況需要修改，應(yīng)在修改處加蓋修改章，并注明修改日期和修改人。2.歸檔資料應(yīng)按照資料類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)于同一項(xiàng)目的不同版本資料，應(yīng)分別進(jìn)行歸檔，并注明版本號(hào)和修改時(shí)間，以便對(duì)比和查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立投標(biāo)基礎(chǔ)資料管理監(jiān)督機(jī)制，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括資料收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、存儲(chǔ)的安全性、使用的合規(guī)性以及歸檔的完整性等方面。（二）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)每月或每季度對(duì)投標(biāo)基礎(chǔ)資料管理情況進(jìn)行一次全面檢查，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分投標(biāo)項(xiàng)目的基礎(chǔ)資料管理情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查資料的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容，確保資料管理工作的質(zhì)量。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。2.整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向綜合管理部門(mén)提交