技術(shù)中心歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強技術(shù)中心的歸檔管理工作，確保技術(shù)文件和資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于技術(shù)中心各部門在產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進等活動中形成的各類文件和資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)中心的歸檔工作由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的文件和資料必須真實反映技術(shù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：歸檔的文件和資料應(yīng)齊全完整，包括項目立項、研究開發(fā)、試驗測試、成果鑒定等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。4.準(zhǔn)確性原則：歸檔的文件和資料應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)可靠，文字表述清晰。5.規(guī)范性原則：歸檔的文件和資料應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范，標(biāo)識清晰。二、歸檔范圍（一）項目文件1.項目立項文件：包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.項目研究開發(fā)文件：包括項目計劃、技術(shù)方案、實驗記錄、研究報告、會議紀(jì)要等。3.項目試驗測試文件：包括測試計劃、測試報告、測試數(shù)據(jù)等。4.項目成果鑒定文件：包括成果鑒定申請書、鑒定證書、查新報告等。5.項目知識產(chǎn)權(quán)文件：包括專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件等。（二）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件1.國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等外部標(biāo)準(zhǔn)文件。2.公司內(nèi)部制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。（三）產(chǎn)品文件1.產(chǎn)品設(shè)計文件：包括產(chǎn)品圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)協(xié)議等。2.產(chǎn)品工藝文件：包括工藝流程、工藝卡片、工藝裝備圖等。3.產(chǎn)品檢驗文件：包括檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗記錄、檢驗報告等。4.產(chǎn)品質(zhì)量文件：包括質(zhì)量計劃、質(zhì)量控制文件、質(zhì)量改進報告等。（四）技術(shù)交流文件1.參加國內(nèi)外技術(shù)交流活動的會議資料、論文、報告等。2.與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等進行技術(shù)交流的文件、郵件、傳真等。（五）其他文件1.技術(shù)中心的工作計劃、總結(jié)、報告等管理文件。2.技術(shù)人員的培訓(xùn)記錄、考核材料等。3.技術(shù)中心的設(shè)備清單、設(shè)備維護記錄等設(shè)備管理文件。4.其他與技術(shù)中心工作相關(guān)的文件和資料。三、歸檔要求（一）文件材料的形成與積累1.技術(shù)中心各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的及時、完整、準(zhǔn)確。2.在技術(shù)活動過程中，應(yīng)同步形成相應(yīng)的文件材料，不得事后補制。對于重要的技術(shù)文件和資料，應(yīng)進行備份，防止丟失。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行分類整理，一般應(yīng)遵循項目、時間、來源等順序進行排列。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進行修補或復(fù)制。3.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料書寫或打印，字跡應(yīng)清晰、工整，圖樣應(yīng)符合制圖標(biāo)準(zhǔn)。（三）文件材料的編號1.對歸檔的文件材料應(yīng)進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映文件材料的類別、年度、順序等信息。2.編號方法可根據(jù)技術(shù)中心的實際情況自行制定，但應(yīng)保持相對穩(wěn)定，便于長期使用。（四）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對于紙張過大或過小的文件材料，應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。（五）文件材料的編目1.對歸檔的文件材料應(yīng)進行編目，編制文件材料目錄。目錄應(yīng)包括文件材料的編號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等信息。2.文件材料目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨保存，作為檔案檢索的依據(jù)。四、歸檔流程（一）文件材料的收集1.技術(shù)中心各部門在技術(shù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時將形成的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)填寫《文件材料交接清單》，清單應(yīng)包括文件材料的名稱、數(shù)量、日期、交接人等信息。（二）文件材料的審核1.檔案管理部門或指定專人對收集的文件材料進行審核，審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時返回原部門進行補充或修改，直至符合要求為止。（三）文件材料的歸檔1.經(jīng)審核合格的文件材料，由檔案管理部門或指定專人按照歸檔要求進行分類整理、編號、裝訂、編目等工作，然后移交檔案庫房進行歸檔保存。2.歸檔的文件材料應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，登記表應(yīng)包括文件材料的編號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)、歸檔日期等信息。（四）檔案的保管與利用1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進行檢查和維護。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，確保公司機密安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成檔案鑒定小組。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定其保管期限。（二）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成檔案銷毀小組。2.檔案銷毀小組應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷毀，另一份留存檔案管理部門備查。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由檔案銷毀小組成員簽字確認(rèn)。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善技術(shù)中心歸檔管理辦法，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)技術(shù)中心各部門之間的檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利進行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等具體工作。2.負(fù)責(zé)建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)和維護，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)與技術(shù)中心各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案需求情況，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。（三）技術(shù)中心各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的及時、完整、準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)本部門文件材料的初步整理工作，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂等。3.負(fù)責(zé)將本部門整理好的文件材料及時移交檔案管理部門，并填寫《文件材料交接清單》。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，提供相關(guān)的檔案信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門技術(shù)中心應(yīng)設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對技術(shù)中心的歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理部門及各部門兼職檔案員對歸檔管理辦法的執(zhí)行情況。2.文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作的完成情況。3.檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等工作的開展情況。4.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組每年定期對技術(shù)中心的歸檔管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對技術(shù)中心各部門的歸檔管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。