技術(shù)文件記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)文件記錄的管理，確保技術(shù)文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，規(guī)范技術(shù)文件記錄的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、變更、作廢及銷毀等環(huán)節(jié)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)活動相關(guān)的文件記錄，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、技術(shù)報告、測試記錄、設(shè)備維護記錄等。（三）職責(zé)分工1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件記錄的歸口管理，制定和修訂技術(shù)文件記錄的管理制度及流程。組織技術(shù)文件記錄的編制、審核、批準(zhǔn)工作。負(fù)責(zé)技術(shù)文件記錄的發(fā)放、回收、歸檔及保管工作。對技術(shù)文件記錄的變更進(jìn)行審核，并組織實施。定期對技術(shù)文件記錄進(jìn)行清理，提出作廢和銷毀申請。2.其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生技術(shù)文件記錄的編制、審核、批準(zhǔn)，并提交技術(shù)部門歸檔。按照規(guī)定使用和保管技術(shù)文件記錄，確保其完整性和有效性。配合技術(shù)部門做好技術(shù)文件記錄的變更、作廢及銷毀等工作。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督技術(shù)文件記錄的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合質(zhì)量管理體系要求。對技術(shù)文件記錄的質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保其準(zhǔn)確性和可追溯性。參與技術(shù)文件記錄的評審和改進(jìn)工作。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件記錄的檔案管理工作，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、存儲和檢索。對技術(shù)文件記錄的歸檔、保管、借閱等進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案的安全和完整。（四）基本原則1.合法性原則：技術(shù)文件記錄的編制、管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：技術(shù)文件記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映技術(shù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)真實可靠。3.完整性原則：技術(shù)文件記錄應(yīng)涵蓋技術(shù)活動的全過程，包括從策劃、實施到結(jié)果的記錄。4.可追溯性原則：技術(shù)文件記錄應(yīng)具備可追溯性，能夠通過記錄追溯技術(shù)活動的歷史、現(xiàn)狀及相關(guān)責(zé)任人。5.規(guī)范性原則：技術(shù)文件記錄的格式、內(nèi)容、編號等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查閱。二、技術(shù)文件記錄的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品設(shè)計文件：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)要求、設(shè)計計算書、設(shè)計評審報告等。2.工藝文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.檢驗文件：包括檢驗規(guī)范、檢驗報告、試驗記錄等。4.設(shè)備文件：包括設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護記錄、設(shè)備檔案等。5.技術(shù)報告：包括項目總結(jié)報告、技術(shù)研發(fā)報告、質(zhì)量分析報告等。6.其他文件：如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)變更通知、外來技術(shù)文件等。（二）編號1.技術(shù)文件記錄應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則應(yīng)明確文件的類別、年份、順序號等信息，便于識別和管理。3.示例：[類別代碼][年份][順序號]，如SJ2023001，表示2023年第1號產(chǎn)品設(shè)計文件。三、技術(shù)文件記錄的編制與審核（一）編制要求1.技術(shù)文件記錄的編制應(yīng)依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及實際技術(shù)活動進(jìn)行，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉技術(shù)文件記錄的編制要求和格式規(guī)范。3.技術(shù)文件記錄應(yīng)采用規(guī)范的術(shù)語、符號和計量單位，語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免歧義。（二）審核要求1.技術(shù)文件記錄編制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備較高的專業(yè)水平和豐富的實踐經(jīng)驗，對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查。2.審核內(nèi)容包括文件的編制依據(jù)、技術(shù)要求、工藝流程、檢驗方法、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等方面。3.審核人員應(yīng)提出明確的審核意見，對于不符合要求的地方，編制人員應(yīng)及時進(jìn)行修改，直至審核通過。（三）批準(zhǔn)要求1.經(jīng)審核通過的技術(shù)文件記錄，應(yīng)由授權(quán)人員進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人員應(yīng)對文件的整體質(zhì)量和適用性負(fù)責(zé)。2.批準(zhǔn)人員應(yīng)在文件上簽署明確的批準(zhǔn)意見，并注明批準(zhǔn)日期。四、技術(shù)文件記錄的發(fā)放與使用（一）發(fā)放1.技術(shù)文件記錄經(jīng)批準(zhǔn)后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)發(fā)放。發(fā)放應(yīng)建立發(fā)放臺賬，記錄文件的發(fā)放編號、發(fā)放日期、接收部門、接收人等信息。2.發(fā)放的技術(shù)文件記錄應(yīng)確保清晰、完整，發(fā)放形式可采用紙質(zhì)文件、電子文件或兩者相結(jié)合的方式。3.對于受控文件，應(yīng)在文件上加蓋“受控”章，并注明受控編號。（二）使用1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的范圍和要求使用技術(shù)文件記錄，不得擅自修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或丟失。2.使用人員應(yīng)妥善保管技術(shù)文件記錄，保持文件的整潔、完好，不得在文件上隨意涂寫、標(biāo)記。3.技術(shù)文件記錄如有破損、丟失等情況，使用部門應(yīng)及時向技術(shù)部門報告，并辦理相關(guān)補領(lǐng)手續(xù)。五、技術(shù)文件記錄的保管與存儲（一）保管要求1.技術(shù)文件記錄應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能。2.保管人員應(yīng)建立技術(shù)文件記錄保管臺賬，對文件的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.技術(shù)文件記錄應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場所，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。4.對于電子文件記錄，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）存儲要求1.技術(shù)文件記錄應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行有序存儲，便于查找和檢索。2.紙質(zhì)文件應(yīng)采用檔案盒、文件夾等進(jìn)行分類裝訂，并存放在檔案柜中。3.電子文件應(yīng)按照一定的目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，建立索引文件，方便快速查詢。六、技術(shù)文件記錄的變更管理（一）變更申請1.當(dāng)技術(shù)文件記錄需要變更時，相關(guān)部門或人員應(yīng)填寫《技術(shù)文件記錄變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等。2.變更申請應(yīng)提交技術(shù)部門進(jìn)行審核，審核通過后報原批準(zhǔn)人員批準(zhǔn)。（二）變更實施1.經(jīng)批準(zhǔn)的變更申請，由技術(shù)部門組織相關(guān)人員實施變更。變更實施過程中應(yīng)做好記錄，包括變更的日期、內(nèi)容、實施人員等。2.變更后的技術(shù)文件記錄應(yīng)重新進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，并及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員。（三）變更標(biāo)識1.對于變更后的技術(shù)文件記錄，應(yīng)在文件上加蓋“變更”章，并注明變更版本號、變更日期等信息。2.同時，應(yīng)在文件的相應(yīng)位置標(biāo)注變更內(nèi)容，以便于查閱和識別。七、技術(shù)文件記錄的作廢與銷毀（一）作廢處理1.當(dāng)技術(shù)文件記錄不再適用或已被新版本替代時，應(yīng)由技術(shù)部門及時進(jìn)行作廢處理。2.作廢的技術(shù)文件記錄應(yīng)加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。（二）銷毀處理1.對于作廢的技術(shù)文件記錄，應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《技術(shù)文件記錄銷毀申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件記錄無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。八、技術(shù)文件記錄的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱技術(shù)文件記錄的，應(yīng)填寫《技術(shù)文件記錄借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到技術(shù)部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還借閱的技術(shù)文件記錄，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)文件記錄的，可直接到技術(shù)部門查閱。2.查閱時應(yīng)在技術(shù)部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱地點。3.對于涉及公司機密的技術(shù)文件記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.技術(shù)部門應(yīng)定期對技術(shù)文件記錄的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、變更、作廢及銷毀等環(huán)節(jié)。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改