辦公空間功能管理辦法總則目的本管理辦法旨在規(guī)范公司辦公空間的功能使用，提高空間利用效率，營造舒適、高效的辦公環(huán)境，確保各項工作的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有辦公區(qū)域，包括但不限于辦公室、會議室、公共休息區(qū)、儲物間等空間的功能管理?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：辦公空間功能管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求。2.高效利用原則：充分挖掘辦公空間潛力，優(yōu)化空間布局，實現(xiàn)資源的最大化利用，提高工作效率。3.靈活性原則：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際需求，靈活調(diào)整辦公空間功能，以適應不同階段的工作特點。4.公平公正原則：確保所有員工在辦公空間使用上享有平等的機會，按照規(guī)定的流程和標準進行申請與分配。辦公空間功能劃分辦公室1.個人辦公區(qū)：為員工提供獨立的辦公空間，用于日常辦公、文件處理、與團隊成員溝通協(xié)作等工作。員工應保持個人辦公區(qū)域的整潔、有序，不得隨意堆放雜物。2.部門辦公區(qū)：根據(jù)公司組織架構(gòu)，劃分不同的部門辦公區(qū)域。各部門應合理規(guī)劃內(nèi)部空間布局，確保工作流程順暢，便于部門內(nèi)部溝通與協(xié)作。部門負責人負責本區(qū)域的整體管理與協(xié)調(diào)。會議室1.小型會議室：可容納510人，主要用于部門內(nèi)部會議、小組討論、一對一溝通等活動。使用部門應提前預約，使用后及時清理會議室，保持整潔。2.中型會議室：可容納1020人，適用于跨部門會議、項目討論、培訓講座等。會議室配備投影儀、音響設(shè)備等，使用部門需提前測試設(shè)備，確保會議順利進行。3.大型會議室：可容納20人以上，用于公司級重要會議、大型培訓、對外接待等活動。大型會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理，使用前需提前提交詳細的使用申請，包括會議主題、參會人員、設(shè)備需求等信息。公共休息區(qū)1.員工休息區(qū)：設(shè)置舒適的沙發(fā)、茶幾、飲水機等設(shè)施，供員工在工作間隙休息、交流。員工應愛護休息區(qū)設(shè)施，保持環(huán)境整潔，不得在休息區(qū)內(nèi)大聲喧嘩、吸煙或進行其他影響他人休息的行為。2.茶水間：配備咖啡機、微波爐、冰箱等設(shè)備，為員工提供飲品加熱、食物儲存等便利。使用后應及時清理，保持茶水間衛(wèi)生。儲物間1.文件儲物間：用于存放公司各類文件、檔案、資料等。文件應分類存放，建立清晰的索引目錄，便于查找和管理。嚴禁在文件儲物間存放易燃、易爆、有毒等危險物品。2.物資儲物間：存放辦公用品、辦公設(shè)備、清潔用品等物資。物資應按照類別整齊擺放，定期盤點，確保物資數(shù)量準確、狀態(tài)良好。物資領(lǐng)用應遵循相關(guān)流程，辦理登記手續(xù)。辦公空間使用申請與審批使用申請1.員工因工作需要使用特定辦公空間功能（如會議室、培訓室等），需提前填寫《辦公空間使用申請表》。申請表應詳細注明使用時間、使用人數(shù)、使用目的、所需設(shè)備等信息。2.部門內(nèi)部調(diào)整辦公空間布局或功能使用，由部門負責人填寫申請表，并說明調(diào)整原因及預期效果。審批流程1.小型會議室：使用申請由部門負責人審批，審批通過后即可使用。2.中型會議室：使用申請經(jīng)部門負責人審核后，報行政部門負責人審批。行政部門負責人根據(jù)會議室使用情況進行統(tǒng)籌安排，如遇沖突，有權(quán)協(xié)調(diào)調(diào)整使用時間。3.大型會議室：使用申請需經(jīng)部門負責人、行政部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。公司分管領(lǐng)導根據(jù)會議重要性、參會人員范圍等因素進行審批。4.特殊情況：如遇緊急會議或突發(fā)情況需要臨時使用辦公空間，可先電話向相關(guān)審批領(lǐng)導說明情況，事后及時補辦申請與審批手續(xù)。審批結(jié)果通知1.審批流程結(jié)束后，行政部門應及時將審批結(jié)果通知申請部門或個人。如申請通過，告知使用時間、地點及相關(guān)注意事項；如申請未通過，說明原因。2.申請部門或個人應根據(jù)審批結(jié)果合理安排工作，如對審批結(jié)果有異議，可在接到通知后的[X]個工作日內(nèi)，向行政部門提出申訴，行政部門應進行調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。辦公空間日常管理環(huán)境衛(wèi)生管理1.責任劃分：各辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生由使用部門負責日常清掃與維護。公共區(qū)域（如走廊、樓梯、電梯間等）由物業(yè)公司或公司保潔人員定期打掃。2.清掃標準：辦公區(qū)域應保持桌面、地面整潔，文件資料擺放整齊，垃圾及時清理。公共區(qū)域應無雜物、無污漬，設(shè)施設(shè)備完好無損。3.檢查監(jiān)督：行政部門定期對辦公空間環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，對不符合標準的區(qū)域下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改情況納入部門績效考核。設(shè)施設(shè)備管理1.辦公設(shè)備：員工應正確使用辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復印機等，定期進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障及時報修。行政部門負責辦公設(shè)備的統(tǒng)一采購、調(diào)配與維修管理，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備型號、購置時間、使用狀態(tài)等信息。2.會議室設(shè)備：會議室配備的投影儀、音響、麥克風等設(shè)備由行政部門指定專人負責管理與維護。使用部門在使用前應檢查設(shè)備是否正常，使用后及時關(guān)閉電源，清理設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應及時通知行政部門維修人員進行維修，并做好記錄。3.公共區(qū)域設(shè)施：公共休息區(qū)、茶水間、儲物間等區(qū)域的設(shè)施設(shè)備（如沙發(fā)、茶幾、飲水機、冰箱等）由行政部門定期檢查與維護，確保設(shè)施設(shè)備正常使用。如有損壞，及時安排維修或更換。安全管理1.消防安全：辦公空間應配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并確保其完好有效。員工應熟悉消防設(shè)施的位置和使用方法，嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器。行政部門定期組織消防安全檢查和培訓，確保辦公空間消防安全。2.人員安全：保持辦公空間通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。辦公家具和設(shè)備應擺放整齊，避免造成人員絆倒或碰撞。對于存在安全隱患的區(qū)域，應設(shè)置明顯的警示標識。辦公空間資源調(diào)配定期評估1.行政部門每季度對辦公空間使用情況進行一次評估，分析各區(qū)域功能使用效率、空間利用率等指標。評估內(nèi)容包括但不限于會議室使用頻率、員工辦公區(qū)域面積合理性、儲物間物資存放情況等。2.根據(jù)評估結(jié)果，形成辦公空間使用情況報告，提交公司管理層，為辦公空間資源調(diào)配提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。資源調(diào)配原則1.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和人員變動情況，適時調(diào)整辦公空間功能布局。優(yōu)先保障重點業(yè)務部門和項目團隊的辦公需求。2.在不影響正常工作的前提下，合理整合閑置辦公空間，提高空間利用效率。如將閑置的辦公室改造成會議室、培訓室或儲物間等。3.對于長期未使用或使用頻率較低的辦公區(qū)域，行政部門有權(quán)進行統(tǒng)一調(diào)配，重新分配給有需求的部門或項目團隊。調(diào)配流程1.行政部門根據(jù)辦公空間使用情況報告和公司實際需求，制定辦公空間資源調(diào)配方案。調(diào)配方案應明確調(diào)配的區(qū)域、時間、涉及部門及人員等信息。2.將調(diào)配方案提交公司管理層審批，經(jīng)批準后組織實施。在調(diào)配過程中，行政部門負責協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，確保調(diào)配工作順利進行。3.調(diào)配完成后，行政部門及時更新辦公空間使用臺賬，通知相關(guān)部門和人員辦理辦公區(qū)域交接手續(xù)，并對新的辦公空間進行必要的整理和布置。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用辦公空間功能，如占用會議室、改變辦公室用途等。2.未按規(guī)定時間使用辦公空間，造成資源浪費或影響他人正常使用。3.在辦公空間內(nèi)從事與工作無關(guān)的活動，如大聲喧嘩、吸煙、打牌等，影響辦公秩序。4.損壞辦公空間設(shè)施設(shè)備，未及時報告或故意隱瞞不報。5.不遵守辦公空間環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定，隨意丟棄垃圾、破壞公共區(qū)域整潔。處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求違規(guī)人員立即整改。2.如再次發(fā)生違規(guī)行為，行政部門將發(fā)出書面警告，并在公司內(nèi)部進行通報批評。3.對于屢教不改或情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，公司將視情況給予相應的紀律處分，如扣發(fā)績效獎金、調(diào)崗、