公司禮品采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品采購行為，加強(qiáng)禮品采購管理，確保禮品采購活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，提高禮品采購資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門因業(yè)務(wù)往來、客戶關(guān)系維護(hù)、員工福利等需要進(jìn)行的禮品采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：禮品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的采購流程和審批程序進(jìn)行操作，確保采購過程透明、公正、公平。3.效益性原則：在保證禮品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。4.適用性原則：根據(jù)不同的采購目的和對象，選擇合適的禮品，確保禮品能夠滿足實(shí)際需求，達(dá)到預(yù)期效果。二、禮品采購的組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立禮品采購管理委員會，負(fù)責(zé)審議和決策重大禮品采購事項。管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任。（二）采購執(zhí)行部門公司[具體采購執(zhí)行部門名稱]負(fù)責(zé)禮品采購的具體實(shí)施工作，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、貨物驗收等環(huán)節(jié)。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出禮品采購申請，明確采購禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算等要求，并配合采購執(zhí)行部門做好采購相關(guān)工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核禮品采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。3.審計部門：對禮品采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況等，防范采購風(fēng)險。三、禮品采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)在每年年底前，根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計劃和工作安排，編制禮品采購預(yù)算草案，詳細(xì)說明采購禮品的項目、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容，并提交給采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門對各需求部門提交的預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司實(shí)際情況和市場價格變動趨勢，編制公司年度禮品采購預(yù)算方案，報公司禮品采購管理委員會審議通過。（二）預(yù)算執(zhí)行1.禮品采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。采購執(zhí)行部門應(yīng)按照預(yù)算安排組織實(shí)施采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購執(zhí)行部門審核后，報公司禮品采購管理委員會審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門定期對禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.審計部門對禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保預(yù)算執(zhí)行的真實(shí)性、合法性和效益性。四、禮品采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購執(zhí)行部門。2.《禮品采購申請表》應(yīng)附相關(guān)的業(yè)務(wù)背景資料或說明，以便采購執(zhí)行部門了解采購需求的真實(shí)性和必要性。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到《禮品采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過后提交給公司禮品采購管理委員會審批。2.公司禮品采購管理委員會根據(jù)申請內(nèi)容和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過后出具《禮品采購審批單》。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和合理的價格水平。2.采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。（四）采購談判與合同簽訂1.采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門和需求部門備案。（五）貨物驗收1.禮品到貨前，采購執(zhí)行部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.貨物到貨后，采購執(zhí)行部門組織需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施解決問題。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）資金支付1.采購執(zhí)行部門根據(jù)驗收合格的發(fā)票和采購合同，填寫《資金支付申請表》，經(jīng)需求部門、財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和審批流程辦理資金支付手續(xù)，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時。五、禮品采購的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.公司定期對禮品采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：加強(qiáng)市場價格監(jiān)測和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)，通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：在選擇供應(yīng)商時，嚴(yán)格考察供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保措施。加強(qiáng)對供應(yīng)商的合同管理，定期跟蹤供應(yīng)商的履約情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。3.質(zhì)量風(fēng)險：建立嚴(yán)格的質(zhì)量驗收制度，加強(qiáng)對禮品質(zhì)量的檢驗和檢測，確保所采購的禮品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對質(zhì)量不合格的禮品，及時要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。4.法律風(fēng)險：加強(qiáng)對禮品采購相關(guān)法律法規(guī)和政策的學(xué)習(xí)和研究，確保采購行為合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，對合同條款進(jìn)行法律審查，避免合同糾紛和法律風(fēng)險。六、禮品采購的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對禮品采購過程的自我監(jiān)督和管理，確保采購活動規(guī)范、有序進(jìn)行。2.定期對禮品采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司禮品采購管理委員會。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對禮品采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等，防范采購風(fēng)險。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及