化工項目合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司化工項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有化工項目合同的管理，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)、原材料供應(yīng)等各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.全面履行原則：合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風險防控原則：加強合同風險識別、評估和防控，采取有效措施降低合同風險。4.動態(tài)管理原則：對合同履行過程進行動態(tài)跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。二、合同管理職責（一）合同管理部門職責1.負責制定和完善公司化工項目合同管理制度和流程。2.參與重大合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。3.對合同履行情況進行跟蹤、監(jiān)督和檢查，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。4.負責合同檔案的管理，包括合同文本、相關(guān)文件、往來信函等資料的收集、整理、歸檔和保管。5.定期對合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門化工項目合同的起草、談判、簽訂等工作，并及時提交合同管理部門審核。2.按照合同約定組織實施項目，履行合同義務(wù)，確保項目順利進行。3.及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況，配合合同管理部門做好合同管理工作。4.負責本部門合同檔案的整理和移交工作。（三）法務(wù)部門職責1.參與重大合同的談判和審核，提供法律意見和建議。2.對合同文本進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.處理合同糾紛和法律事務(wù)，維護公司合法權(quán)益。4.開展法律培訓(xùn)和宣傳，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。（四）財務(wù)部門職責1.參與合同條款的審核，對合同中的付款方式、結(jié)算時間、財務(wù)風險等條款提出意見和建議。2.負責合同款項的收付管理，嚴格按照合同約定辦理付款手續(xù)，確保資金安全。3.定期對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析，為合同管理提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，起草合同文本，并提交合同管理部門審核。2.合同管理部門對合同文本進行初步審核，重點審查合同條款的完整性、準確性、合法性等，并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改完善后，提交法務(wù)部門進行合法性審查。4.法務(wù)部門對合同文本進行合法性審查，出具法律意見書。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的法律意見書，對合同文本進行進一步修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門與合同對方當事人簽訂合同。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準確、清晰、完整，避免歧義。2.合同條款應(yīng)包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要內(nèi)容。3.對于化工項目合同，還應(yīng)根據(jù)項目特點和實際需求，明確技術(shù)要求、驗收標準、安全責任、保密條款等特殊條款。4.合同文本應(yīng)一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門根據(jù)需要留存?zhèn)浞?。（三）合同印章管?.公司設(shè)立合同專用章，由合同管理部門負責保管和使用。2.合同簽訂時，合同管理部門應(yīng)嚴格按照公司印章管理制度的規(guī)定，審核合同文本無誤后，加蓋合同專用章。3.嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。如因特殊情況需要在空白合同文本上加蓋合同專用章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并由合同管理部門做好記錄和跟蹤管理。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行合同交底，明確合同各方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風險防范措施等內(nèi)容。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認，并作為合同履行過程中的重要依據(jù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，制定詳細的項目執(zhí)行計劃，并組織實施。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同執(zhí)行進度、質(zhì)量、安全等方面的情況。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或偏差，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進行整改，并將情況及時反饋給合同管理部門。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行審核、審批和簽訂。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整項目執(zhí)行計劃，并將變更情況通知相關(guān)部門和人員。（四）合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式、結(jié)算時間和金額辦理付款手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門在申請付款時，應(yīng)提交合同執(zhí)行情況報告、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)合同管理部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門在付款前，應(yīng)對合同條款、付款申請資料等進行再次審核，確保付款準確無誤。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期組織開展合同風險識別與評估工作，對合同簽訂、履行、變更、終止等過程中可能存在的風險進行全面梳理和分析。2.風險識別與評估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，確定風險的可能性和影響程度。3.根據(jù)風險識別與評估結(jié)果，對合同風險進行分類分級，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對策略。（二）風險應(yīng)對措施1.對于高風險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強審核、增加擔保等措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.對于中風險合同，應(yīng)加強跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，降低風險影響。3.對于低風險合同，應(yīng)定期進行檢查，確保合同正常履行。（三）風險預(yù)警與處置1.合同管理部門應(yīng)建立合同風險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的潛在風險，并發(fā)出預(yù)警信號。2.業(yè)務(wù)部門收到風險預(yù)警信號后，應(yīng)立即采取措施進行處置，避免風險擴大。3.如合同風險已經(jīng)發(fā)生，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并會同合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，制定應(yīng)對方案，妥善處理合同糾紛。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和履行要求操作，確保合同合法有效、全面履行。2.加強與合同對方當事人的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。3.建立合同糾紛預(yù)警機制，對可能引發(fā)糾紛的因素進行提前預(yù)警和處理。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，并向合同管理部門報告。2.合同管理部門會同法務(wù)部門等相關(guān)部門，對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，與合同對方當事人進行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)對糾紛處理結(jié)果進行跟蹤檢查，確保處理結(jié)果得到有效執(zhí)行。3.對糾紛處理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同管理制度和流程，防止類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)文件資料移交合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的往來信函、補充協(xié)議、變更記錄、驗收報告、付款憑證等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期整理后移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、簽訂時間等順序進行編號歸檔。2.合同檔案資料應(yīng)包括合同文本、相關(guān)文件、往來信函、補充協(xié)議、變更記錄、驗收報告、付款憑證等，確保檔案資料完整、準確。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案安全存放。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進行分類存放，定期進行檢查和清理，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。2