中職學(xué)籍檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強中等職業(yè)學(xué)校（以下簡稱中職學(xué)校）學(xué)籍檔案管理，保證學(xué)籍檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、安全，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國教育法》《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于我校全日制中職學(xué)歷教育學(xué)生的學(xué)籍檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)籍檔案由學(xué)校指定的部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活等情況，保證信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則。采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.服務(wù)利用原則。充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)、管理、學(xué)生就業(yè)及社會相關(guān)部門提供有效服務(wù)。二、學(xué)籍檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.招生錄取材料，包括招生報名表、體檢表、錄取通知書等。2.學(xué)生個人基本情況登記表，涵蓋姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。3.身份證及戶口本復(fù)印件。（二）學(xué)習(xí)成績檔案1.學(xué)生各學(xué)期課程成績單，包括必修課、選修課成績。2.補考、重修成績記錄。3.技能考核成績記錄，如專業(yè)技能證書考試成績等。（三）獎懲材料1.學(xué)校及以上教育行政部門授予的各類獎勵證書及相關(guān)審批材料，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎學(xué)金證書等。2.學(xué)生違反校規(guī)校紀(jì)的處分決定及相關(guān)材料，包括警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等處分的文件及學(xué)生本人的檢討等。（四）學(xué)籍變動材料1.轉(zhuǎn)學(xué)材料，包括轉(zhuǎn)學(xué)申請表、轉(zhuǎn)學(xué)證明、轉(zhuǎn)出學(xué)校和轉(zhuǎn)入學(xué)校的審批意見等。2.休學(xué)、復(fù)學(xué)材料，休學(xué)申請表、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)申請表、復(fù)學(xué)證明等。3.退學(xué)材料，退學(xué)申請表、退學(xué)證明等。4.轉(zhuǎn)專業(yè)材料，轉(zhuǎn)專業(yè)申請表、學(xué)校審批意見等。（五）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表，包括學(xué)生個人總結(jié)、自我鑒定、班級鑒定、學(xué)校鑒定等。2.實習(xí)報告及實習(xí)鑒定。3.畢業(yè)證書存根。（六）其他材料1.學(xué)生在校期間參加的各類社會實踐活動、社團(tuán)活動等相關(guān)材料。2.學(xué)生的健康檔案，包括體檢報告、疾病診斷證明等。3.學(xué)生的就業(yè)推薦材料，如就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表等。三、學(xué)籍檔案管理部門及職責(zé)（一）管理部門學(xué)校設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理室，負(fù)責(zé)全校中職學(xué)生學(xué)籍檔案的集中管理。學(xué)籍檔案管理室隸屬于學(xué)校[具體管理部門名稱]。（二）職責(zé)1.學(xué)籍檔案管理室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)籍檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)工作。對學(xué)籍檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。做好學(xué)籍檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。按照規(guī)定向?qū)W校有關(guān)部門、學(xué)生本人及其他相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記工作。負(fù)責(zé)對過期、失效的學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.各教學(xué)系部職責(zé)負(fù)責(zé)組織本系部學(xué)生填寫各類學(xué)籍檔案表格，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。負(fù)責(zé)審核本系部學(xué)生的學(xué)籍變動材料，簽署審核意見后報學(xué)籍檔案管理室。負(fù)責(zé)收集本系部學(xué)生的獎懲材料、實習(xí)報告等，并及時移交學(xué)籍檔案管理室。協(xié)助學(xué)籍檔案管理室做好本系部學(xué)生學(xué)籍檔案的查閱、借閱等工作。3.班主任職責(zé)負(fù)責(zé)指導(dǎo)本班學(xué)生填寫學(xué)籍檔案表格，對學(xué)生填寫的信息進(jìn)行審核和把關(guān)。及時了解本班學(xué)生的學(xué)籍變動情況，督促學(xué)生辦理相關(guān)手續(xù)，并將變動材料交教學(xué)系部審核。負(fù)責(zé)收集本班學(xué)生的獎懲材料、社會實踐活動材料等，整理后移交教學(xué)系部。協(xié)助學(xué)籍檔案管理室做好本班學(xué)生學(xué)籍檔案的查閱、借閱等工作。四、學(xué)籍檔案的收集與整理（一）收集1.新生入學(xué)時，招生部門應(yīng)及時將新生的招生錄取材料移交學(xué)籍檔案管理室。2.各教學(xué)系部應(yīng)在每學(xué)期開學(xué)初，組織學(xué)生填寫本學(xué)期的課程成績單、實習(xí)報告等材料，并在規(guī)定時間內(nèi)將學(xué)生的各類學(xué)籍變動材料、獎懲材料等移交學(xué)籍檔案管理室。3.班主任應(yīng)隨時關(guān)注本班學(xué)生的情況，及時收集學(xué)生的相關(guān)材料，并按要求整理后移交教學(xué)系部。4.學(xué)生本人應(yīng)如實提供個人相關(guān)材料，并配合學(xué)校做好學(xué)籍檔案的收集工作。（二）整理1.學(xué)籍檔案管理室收到各類檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類。2.對每一類檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.按照檔案形成的時間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保檔案材料的連貫性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、材料名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便快速檢索檔案內(nèi)容。5.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明檔案編號、學(xué)生姓名、專業(yè)、年級等信息。五、學(xué)籍檔案的保管（一）保管條件1.學(xué)籍檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機、空調(diào)、滅火器等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.學(xué)籍檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對重要的學(xué)籍檔案材料，如畢業(yè)生登記表、錄取通知書等，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印件留存，并與原件分開保管，以備查閱和使用。（三）檔案清查1.學(xué)籍檔案管理室應(yīng)定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失、損壞或信息錯誤等情況，應(yīng)及時進(jìn)行補充、修復(fù)或更正。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并將清查情況記錄在檔案管理臺賬中。六、學(xué)籍檔案的查閱與借閱（一）查閱1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報學(xué)籍檔案管理室審批。2.學(xué)籍檔案管理室對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，查閱完畢后應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，并在《學(xué)籍檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱學(xué)籍檔案的，如學(xué)生本人申請出國留學(xué)、就業(yè)等，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[具體期限]天，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，學(xué)籍檔案管理室應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、學(xué)籍檔案的保密與安全（一）保密制度1.學(xué)籍檔案管理室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案信息。2.對涉及學(xué)生個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止，并向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）安全制度1.學(xué)籍檔案管理室應(yīng)加強安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的接收、移交、查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢。4.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)報告，同時按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、學(xué)籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學(xué)籍檔案管理室應(yīng)定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應(yīng)由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理室工作人員及相關(guān)專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時間、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案銷毀申請表》，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的學(xué)籍檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)至少有兩名檔案管理人員在場監(jiān)銷，