會計檔案安全管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的安全管理，確保會計檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的會計檔案安全管理工作。（三）定義本辦法所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.安全第一原則確保會計檔案的安全是管理工作的首要目標，采取有效措施防止會計檔案的損毀、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作流程。3.集中管理原則實行會計檔案的集中統(tǒng)一管理，明確管理職責，提高管理效率。4.便捷高效原則在確保安全和合規(guī)的前提下，優(yōu)化管理流程，為公司經營管理提供便捷高效的會計檔案信息服務。二、會計檔案的形成與收集（一）會計檔案的來源會計檔案主要來源于公司各項經濟業(yè)務活動中產生的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算資料，以及與會計核算相關的其他資料，如銀行對賬單、稅務申報資料、審計報告等。（二）收集要求1.各部門應按照會計核算工作的要求，及時將形成的會計資料整理齊全，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.會計憑證應按照編號順序整理，附件齊全；會計賬簿應按照規(guī)定的格式和內容進行登記；財務會計報告應按照編制要求和報送期限及時編制并報送。3.對于電子會計檔案，應定期進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。備份存儲介質應妥善保管，與原始數(shù)據(jù)存儲介質分開存放。4.各部門在業(yè)務活動結束后，應及時將相關會計資料移交至公司檔案管理部門或指定的會計檔案管理人員。移交時，應填寫會計檔案移交清單，雙方簽字確認。三、會計檔案的整理與歸檔（一）整理原則會計檔案應按照分類標準進行整理，遵循會計檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.會計憑證類按照記賬憑證的種類和編號順序進行整理，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。2.會計賬簿類按照總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等分類整理，同一類賬簿應按照年份和賬簿編號順序排列。3.財務會計報告類按照月度、季度、年度分類整理，同一期間的財務會計報告應按照資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等順序排列。4.其他會計資料類按照資料的性質和用途進行分類整理，如銀行對賬單、稅務申報資料、審計報告等。（三）編號規(guī)則為便于會計檔案的管理和查找，應對整理后的會計檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用“年份+類別代碼+順序號”的方式進行編制。1.年份：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“20XX”。2.類別代碼：根據(jù)會計檔案的分類方法，分別用不同的字母表示各類檔案，如“KZ”表示會計憑證類，“ZB”表示會計賬簿類，“BG”表示財務會計報告類，“QT”表示其他會計資料類。3.順序號：按照各類檔案的整理順序，從“001”開始依次編號。（四）歸檔要求1.整理好的會計檔案應及時歸檔，歸檔時應編制會計檔案歸檔目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對于電子會計檔案，應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行命名。存儲設備應貼上標簽，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。同時，應建立電子會計檔案索引目錄，便于查找和利用。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。1.永久保管的會計檔案年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。2.保管期限為30年的會計檔案會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊等。3.保管期限為10年的會計檔案月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等。（二）保管地點公司應設立專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、保密、防火、防潮、防蟲、防盜等設施齊全。保管庫房應與辦公區(qū)域分開，并有專人負責管理。（三）保管措施1.建立健全會計檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責和權限，加強對檔案管理人員的培訓和考核。2.定期對會計檔案進行清查盤點，確保檔案的賬實相符。清查盤點應每年至少進行一次，并編制會計檔案清查盤點報告。3.對于超過保管期限的會計檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。在銷毀前，應編制會計檔案銷毀清冊，報經公司領導批準后，由檔案管理人員和會計人員共同監(jiān)銷。4.嚴格限制非檔案管理人員進入會計檔案保管庫房，確因工作需要進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。5.加強對會計檔案保管庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房24小時有人值守。五、會計檔案的利用（一）利用原則會計檔案的利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保會計檔案的信息不被泄露和濫用。（二）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可以查閱、復制本部門形成的會計檔案。外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱公司會計檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經公司領導批準。（三）利用程序1.內部利用程序公司內部各部門需要查閱、復制會計檔案的，應填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱、復制的檔案名稱、日期、用途等信息，經本部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，安排專人負責提供查閱、復制服務，并做好登記記錄。2.外部利用程序外部單位需要查閱公司會計檔案的，應出具單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關證明材料，并填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經公司財務部門負責人和公司領導批準后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，安排專人負責提供查閱服務，并做好登記記錄。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，不得將會計檔案原件借出。（四）利用記錄檔案管理部門應建立會計檔案利用記錄臺賬，詳細記錄查閱、復制會計檔案的時間、單位、人員、檔案名稱、用途等信息。利用記錄臺賬應妥善保管，保存期限與會計檔案保管期限一致。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司應成立會計檔案鑒定工作小組，由公司財務部門、檔案管理部門等相關人員組成。鑒定工作小組負責對超過保管期限的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法鑒定工作小組應按照國家有關規(guī)定和公司實際情況，對超過保管期限的會計檔案進行逐卷、逐件審查，判斷其是否仍具有保存價值。對于仍具有保存價值的會計檔案，應繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計檔案，應提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.會計檔案鑒定工作小組提出銷毀意見后，應編制會計檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.會計檔案銷毀清冊經公司領導批準后，由檔案管理部門和會計部門共同組織銷毀。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.對于電子會計檔案的銷毀，應采用符合國家有關規(guī)定的技術手段進行，確保銷毀后的電子數(shù)據(jù)無法恢復。（四）特殊情況處理對于涉及未了事項的會計檔案，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司內部審計部門負責對會計檔案安全管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保會計檔案管理工作符合國家有關法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內容1.會計檔案的形成與收集是否及時、完整、準確。2.會計檔案的整理與歸檔是否符合規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則。3.會計檔案的保管是否安全、保密，保管期限是否符合規(guī)定。4.會計檔案的利用是否合法、合理，利用程序是否規(guī)范。5.會計檔案的鑒定與銷毀是否按照規(guī)定的程序進行。（三）檢查結果