企業(yè)業(yè)務檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務檔案管理，確保業(yè)務檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮業(yè)務檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、風險防控等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構在業(yè)務活動中形成的各類檔案的管理。（三）定義1.業(yè)務檔案：指公司在各項業(yè)務活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務報表、客戶資料、項目文檔、招投標文件、技術資料等。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等一系列工作。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司業(yè)務檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、指導監(jiān)督和組織實施。2.真實完整原則：業(yè)務檔案應如實反映業(yè)務活動的全過程，確保檔案內容真實、準確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀。3.便于利用原則：檔案管理應便于業(yè)務部門和相關人員查閱利用，提高工作效率，同時保障檔案信息安全。4.依法合規(guī)原則：檔案管理工作應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善公司業(yè)務檔案管理制度和流程。2.負責組織、指導和監(jiān)督公司各部門、各分支機構的業(yè)務檔案管理工作，定期開展檔案管理工作檢查和考核。3.負責公司業(yè)務檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。4.負責檔案管理信息化建設，建立和維護公司業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.負責檔案管理人員的培訓和業(yè)務指導，提高檔案管理人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。6.負責與外部檔案管理機構、相關部門的溝通協(xié)調，做好檔案的移交、接收、查詢等工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確，并按照規(guī)定的時間和要求向公司檔案管理部門移交。2.負責建立本部門業(yè)務檔案的分類目錄和索引，便于檔案的查找和利用。3.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.負責對本部門員工進行檔案管理知識培訓，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等具體工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.負責檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息，保證檔案信息的準確性和完整性。4.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案安全。5.負責對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向檔案管理部門負責人報告，并提出改進建議和措施。6.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身的專業(yè)素質和業(yè)務能力。三、業(yè)務檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類合同協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、合作協(xié)議等。2.業(yè)務報表，如財務報表、銷售報表、統(tǒng)計報表、項目進度報表等。3.客戶資料，包括客戶基本信息、聯(lián)系方式、交易記錄、信用評估等。4.項目文檔，如項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結、驗收報告等。5.招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。6.技術資料，如技術方案、技術圖紙、技術標準、技術鑒定報告等。7.其他與業(yè)務活動相關的文件材料，如會議紀要、工作匯報、請示報告、批復文件等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應指定專人負責業(yè)務檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.業(yè)務檔案應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內收集齊全，并進行初步整理。3.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得遺漏重要信息或擅自修改檔案內容。4.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件同步收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照業(yè)務類型、項目類別、時間順序等進行分類，建立分類目錄。2.編號：對每一份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、業(yè)務檔案的歸檔（一）歸檔時間業(yè)務部門應在業(yè)務檔案整理完畢后的[X]個工作日內，將檔案移交至公司檔案管理部門進行歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務部門填寫《業(yè)務檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息，并由部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量，核對無誤后在《業(yè)務檔案移交清單》上簽字接收。3.檔案管理部門按照檔案分類目錄，將歸檔檔案進行上架存放，并更新檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案記錄。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，檔案資料應齊全、完整、規(guī)范，編號連續(xù)，編目準確。2.歸檔的電子文件應與紙質文件內容一致，格式符合檔案管理信息系統(tǒng)的要求，并進行備份存儲。3.檔案管理部門應建立歸檔檔案臺賬，記錄檔案的移交、接收、存放位置等信息，便于查詢和管理。五、業(yè)務檔案的保管（一）保管期限業(yè)務檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、價值大小和法律法規(guī)要求確定，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，如公司章程、重大合同協(xié)議、財務審計報告、重要人事任免文件等。2.長期保管：在較長時間內對公司經(jīng)營管理有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內對公司有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質檔案：存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，排列有序，便于查找。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備和防蟲藥品等。2.電子檔案：存儲在公司檔案管理信息系統(tǒng)中，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.按照國家有關規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案信息安全。六、業(yè)務檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱業(yè)務檔案的，應填寫《業(yè)務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司業(yè)務檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《業(yè)務檔案查閱申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應有公司檔案管理人員陪同，不得擅自摘抄、復制或帶走檔案。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《業(yè)務檔案查閱申請表》，提交相關審批材料。2.檔案管理部門對申請表和審批材料進行審核，符合要求的予以受理。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，查找并提供相應的檔案資料，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱結束后，查閱人員應在《業(yè)務檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員對檔案進行核對無誤后，將檔案歸還原位。（三）利用方式1.檔案管理部門應積極為業(yè)務部門和相關人員提供檔案查閱、借閱服務，支持公司的經(jīng)營管理和決策工作。2.對于需要復印或復制的檔案資料，檔案管理人員應按照規(guī)定進行辦理，確保復印件或復制件與原件內容一致，并注明用途和出處。3.鼓勵檔案管理人員對檔案進行分析研究，挖掘檔案信息價值，為公司提供決策參考和業(yè)務支持。七、業(yè)務檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括業(yè)務部門代表、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定內容1.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全、完整，內容是否真實、準確。2.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要程度、價值大小和法律法規(guī)要求，判斷檔案是否超過保管期限。3.檔案的利用價值，評估檔案對公司經(jīng)營管理、決策支持、風險防控等方面的利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準提出銷毀意見，并填寫《業(yè)務檔案鑒定銷毀申請表》。3.《業(yè)務檔案鑒定銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行