傳媒行業(yè)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范傳媒行業(yè)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及傳媒行業(yè)相關(guān)物資、服務(wù)、設(shè)備等的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于廣告制作材料、印刷品、影視設(shè)備、媒體投放服務(wù)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購(gòu)效益最大化。3.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇供應(yīng)商。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)操作。采購(gòu)部應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)人員，明確各崗位的職責(zé)分工，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。采購(gòu)人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場(chǎng)分析能力和談判技巧，熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.需求部門(mén)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)資金進(jìn)行管理和監(jiān)督，參與采購(gòu)合同的審核，確保采購(gòu)資金的合理使用和安全。3.法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行法律審核，提供法律咨詢(xún)和建議，防范采購(gòu)法律風(fēng)險(xiǎn)。4.質(zhì)量控制部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合公司要求。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部。（二）采購(gòu)預(yù)算審核采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，將其提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)需求的合理性和預(yù)算金額進(jìn)行審核，并簽署審核意見(jiàn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面，篩選出合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入：對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等，并進(jìn)行實(shí)地考察。經(jīng)審核通過(guò)的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，作為采購(gòu)合作的對(duì)象。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核：采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部根據(jù)合同條款下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.到貨通知：采購(gòu)物資或服務(wù)到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購(gòu)部。采購(gòu)部及時(shí)通知需求部門(mén)和質(zhì)量控制部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量控制部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量要求、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等方面的內(nèi)容。3.驗(yàn)收實(shí)施：質(zhì)量控制部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或重新提供合格的物資或服務(wù)。（七）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)?！恫少?gòu)付款申請(qǐng)表》應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)物資或服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和付款審批流程進(jìn)行付款審批。3.付款執(zhí)行：經(jīng)付款審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和付款期限，向供應(yīng)商支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，并評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：嚴(yán)格控制采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制和管理。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保符合公司要求，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格分析，合理確定采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定價(jià)格波動(dòng)時(shí)的調(diào)整方式和幅度，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。同時(shí)，加強(qiáng)與供應(yīng)商、客戶(hù)等相關(guān)方的溝通和交流，接受社會(huì)監(jiān)督。六