企業(yè)小額采辦管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)小額采辦管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的小額采辦事項(xiàng)。小額采辦的具體金額標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況另行規(guī)定，但原則上單次采購(gòu)金額不超過(guò)[X]萬(wàn)元。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)活動(dòng)中各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)小額采辦的組織實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等。2.建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平和售后服務(wù)等。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作，確保采購(gòu)價(jià)格合理。4.協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程中的各種問(wèn)題，及時(shí)反饋采購(gòu)進(jìn)展情況。（二）需求部門(mén)1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出小額采辦需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審和商務(wù)談判，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)產(chǎn)品符合需求部門(mén)要求。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)小額采辦資金的預(yù)算管理和支付審核，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款、結(jié)算方式等提出意見(jiàn)和建議。3.定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的成本進(jìn)行核算和分析，為企業(yè)采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)小額采辦活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)結(jié)果是否公正等。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的成本效益進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)建議和意見(jiàn)。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《小額采辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請(qǐng)日期等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的《小額采辦申請(qǐng)表》，結(jié)合庫(kù)存情況和采購(gòu)周期，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)、市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦等方式，篩選出符合采購(gòu)要求的潛在供應(yīng)商。2.向潛在供應(yīng)商發(fā)送《小額采辦詢(xún)價(jià)通知書(shū)》，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢(xún)價(jià)通知書(shū)應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好、供貨能力強(qiáng)的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。實(shí)地考察結(jié)束后，形成考察報(bào)告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見(jiàn)。2.根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同文本。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購(gòu)合同文本經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)企業(yè)法律部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法律部門(mén)審查通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋企業(yè)公章和供應(yīng)商公章。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。（五）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)指定交貨地點(diǎn)。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。（六）驗(yàn)收付款1.需求部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，確保采購(gòu)產(chǎn)品符合要求。2.驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)填寫(xiě)《小額采辦驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門(mén)將《小額采辦驗(yàn)收單》、采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行付款審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)方式（一）詢(xún)價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：適用于采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的小額采辦項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門(mén)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合采購(gòu)要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的小額采辦項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門(mén)成立談判小組，談判小組由采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等事項(xiàng)。采購(gòu)部門(mén)向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書(shū)。供應(yīng)商按照談判文件的要求編制響應(yīng)文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給采購(gòu)部門(mén)。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判過(guò)程中應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)審。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判小組的評(píng)審結(jié)果，選擇成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。（三）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的小額采辦項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的原因、采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)與單一供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見(jiàn)。根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同文本。采購(gòu)合同文本經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)企業(yè)法律部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法律部門(mén)審查通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)部門(mén)與單一供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋企業(yè)公章和供應(yīng)商公章。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門(mén)制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的要求。2.潛在供應(yīng)商向采購(gòu)部門(mén)提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證明材料。3.采購(gòu)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商提交的申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地考察。審核通過(guò)后，將潛在供應(yīng)商納入企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行編號(hào)管理。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種方式。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先采購(gòu)、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)措施；對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果較差的供應(yīng)商，可采取警告、減少采購(gòu)份額、暫停合作等懲罰措施；對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果嚴(yán)重不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)將其從企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。（三）供應(yīng)商淘汰1.若供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其從企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中淘汰：提供虛假材料，騙取供應(yīng)商資格的；產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給企業(yè)造成重大損失的；售后服務(wù)不到位，嚴(yán)重影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的；存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的；其他不符合企業(yè)供應(yīng)商管理要求的情況。2.采購(gòu)部門(mén)在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并對(duì)涉及該供應(yīng)商的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行妥善處理。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)小額采辦活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)結(jié)果是否公正等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的合理使用。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和管理，規(guī)范采購(gòu)人員的行為。（二）外部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)主動(dòng)接受政府有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作。2.對(duì)于涉及公眾利益的采購(gòu)項(xiàng)目，企業(yè)應(yīng)通過(guò)適當(dāng)方式向社會(huì)公開(kāi)采購(gòu)信息，接受社會(huì)監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在小額采辦活動(dòng)中違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，企業(yè)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)