保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和保險(xiǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)在辦理各類保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的業(yè)務(wù)檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范和一致。2.真實(shí)性原則保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施保障保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于業(yè)務(wù)查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部管理和客戶服務(wù)的需要。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中收集、整理、分類、編號、裝訂、上架保管等工作。3.建立保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.定期對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.對涉及保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。（三）其他部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保障保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作所需的經(jīng)費(fèi)，確保檔案管理設(shè)施設(shè)備的購置、維護(hù)和更新。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和優(yōu)化，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.保險(xiǎn)合同類包括投保單、保險(xiǎn)單、批單、保險(xiǎn)條款、理賠申請書、理賠決定書等。2.客戶資料類客戶身份證明文件、聯(lián)系方式、財(cái)務(wù)狀況證明、風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)操作類承保業(yè)務(wù)的核保資料、批改申請資料、退保申請資料；理賠業(yè)務(wù)的查勘報(bào)告、定損清單、理賠計(jì)算書等。4.財(cái)務(wù)資料類保費(fèi)發(fā)票、收據(jù)、賠款支付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.其他相關(guān)資料與保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有關(guān)的會議紀(jì)要、函件、協(xié)議、法律文書等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將形成的各類檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，需提供經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的種類、性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分為財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)檔案、人身保險(xiǎn)檔案、再保險(xiǎn)檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號為每一份保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查詢和管理。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后按照檔案編號順序依次裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不缺頁。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的保管（一）保管期限1.保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要權(quán)益等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的文件資料。3.長期保管的檔案期限一般為10年至30年，主要是反映公司一定時(shí)期業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營管理情況的重要文件。4.短期保管的檔案期限一般為5年以下，是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的一般性文件資料。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，確保檔案存放有序，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時(shí)間、檔案編號、題名、數(shù)量等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在專人陪同下進(jìn)行。五、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，辦理借閱手續(xù)，將檔案交付借閱人，并做好借閱登記工作。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）對外提供1.因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位依法需要查閱、調(diào)取公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和單位介紹信，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對外提供檔案應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行，確保檔案信息的安全和保密。對外提供的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄提供檔案的時(shí)間、單位、內(nèi)容、用途等信息。3.如需對外提供檔案復(fù)印件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并加蓋公司印章。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤，并注明“此復(fù)印件與原件核對無誤”字樣。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)留存必要的檔案，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿且檔案內(nèi)容已基本涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)信息的檔案，可適當(dāng)縮短保管期限后繼續(xù)保存。4.對涉及公司重要權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、法律糾紛等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案鑒定清冊》提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，結(jié)合鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具《檔案銷毀鑒定意見書》，明確檔案的銷毀理由和銷毀范圍。4.《檔案銷毀鑒定意見書》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門和審計(jì)部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和公正性。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀登記表》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、檢索、利用等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對檔案的新增、修改、刪除等操作，應(yīng)做好記錄，并進(jìn)行備份。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全信息系統(tǒng)安全管理制度，規(guī)范用戶操作行為，定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對涉及保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、保管狀況、利用服務(wù)等方面存在的問題，并及時(shí)進(jìn)行整改。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對保