會(huì)計(jì)檔案出借管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案出借行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位會(huì)計(jì)檔案的出借管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.出借：是指因工作需要，將會(huì)計(jì)檔案提供給公司內(nèi)部其他部門或外部單位查閱、復(fù)制、借出使用的行為。（四）管理原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保會(huì)計(jì)檔案出借過程合法合規(guī)。2.確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，不得因出借導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.堅(jiān)持必要、合理、規(guī)范的原則，嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)檔案出借的范圍、期限和審批程序。二、會(huì)計(jì)檔案出借的范圍（一）內(nèi)部出借范圍1.公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案。2.公司其他部門因涉及財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，確需查閱會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)、分析等工作。（二）外部出借范圍1.國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作，需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案。2.因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，與公司有合作關(guān)系的外部單位，因合作項(xiàng)目需要查閱相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。三、會(huì)計(jì)檔案出借的期限（一）內(nèi)部出借期限1.一般情況下，內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案的期限不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)的，需經(jīng)會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。2.因內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等工作需要長(zhǎng)期查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)在借閱申請(qǐng)中注明，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部出借期限1.國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作查閱會(huì)計(jì)檔案的，出借期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)查閱會(huì)計(jì)檔案的，出借期限根據(jù)法律程序和實(shí)際需要確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)的，需經(jīng)公司法律事務(wù)部門審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.與公司有合作關(guān)系的外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案的，出借期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后的期限不得超過[X]個(gè)工作日。四、會(huì)計(jì)檔案出借的審批程序（一）內(nèi)部出借審批程序1.公司內(nèi)部部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至?xí)?jì)檔案管理部門。3.會(huì)計(jì)檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。（二）外部出借審批程序1.國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案的，由公司法律事務(wù)部門或相關(guān)對(duì)口管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，并按照國(guó)家規(guī)定的程序辦理。2.因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案出借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明法律事務(wù)的基本情況、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并附上相關(guān)法律文件。3.申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司法律事務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理部門按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。4.與公司有合作關(guān)系的外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案的，申請(qǐng)單位應(yīng)向公司提交《會(huì)計(jì)檔案出借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合作項(xiàng)目的情況、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并附上合作協(xié)議等相關(guān)證明文件。5.申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字、公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門審核后，報(bào)會(huì)計(jì)檔案管理部門。會(huì)計(jì)檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案。五、會(huì)計(jì)檔案出借的方式（一）查閱1.內(nèi)部查閱：會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)，為查閱人員提供必要的設(shè)備和條件，協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.外部查閱：對(duì)于國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作以及因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定或法律程序，在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像等。如需復(fù)制，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的程序另行辦理審批手續(xù)。（二）復(fù)制1.內(nèi)部復(fù)制：公司內(nèi)部部門因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至?xí)?jì)檔案管理部門。會(huì)計(jì)檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并加蓋會(huì)計(jì)檔案管理專用章。2.外部復(fù)制：與公司有合作關(guān)系的外部單位因合作項(xiàng)目需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，并附上合作協(xié)議等相關(guān)證明文件。申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字、公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門審核后，報(bào)會(huì)計(jì)檔案管理部門。會(huì)計(jì)檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并加蓋會(huì)計(jì)檔案管理專用章。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)登記造冊(cè)，注明復(fù)制日期、用途、份數(shù)等信息。（三）借出1.一般情況下，會(huì)計(jì)檔案不得借出公司。如有特殊情況確需借出的，應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的審批程序辦理。2.因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)需要借出會(huì)計(jì)檔案的，申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借出申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明法律事務(wù)的基本情況、借出目的、借出期限等信息，并附上相關(guān)法律文件。申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字、公司法律事務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)與借出單位辦理交接手續(xù)，填寫《會(huì)計(jì)檔案交接清單》，注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。借出單位應(yīng)妥善保管借出的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造等。借出期限屆滿，借出單位應(yīng)按時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案出借的登記與保管（一）登記1.會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案出借登記簿》，對(duì)每一次會(huì)計(jì)檔案出借情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括出借日期、出借單位、出借人姓名、查閱或復(fù)制內(nèi)容、查閱或復(fù)制期限、批準(zhǔn)人等信息。2.對(duì)于借出的會(huì)計(jì)檔案，還應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借出登記簿》中記錄借出日期、歸還日期、歸還情況等信息。（二）保管1.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)對(duì)出借的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保出借期限屆滿后及時(shí)收回。如發(fā)現(xiàn)出借的會(huì)計(jì)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)于因工作需要長(zhǎng)期查閱或借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。3.會(huì)計(jì)檔案出借過程中形成的相關(guān)文件資料，如申請(qǐng)表、交接清單等，應(yīng)與會(huì)計(jì)檔案一并妥善保管，保管期限按照會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行。七、會(huì)計(jì)檔案出借的保密要求（一）內(nèi)部人員保密要求1.參與會(huì)計(jì)檔案出借管理工作的公司內(nèi)部人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)在出借過程中知悉的公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)信息等予以保密。2.不得向無關(guān)人員泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、查閱或復(fù)制情況等信息。（二）外部人員保密要求1.對(duì)于國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)要求其遵守國(guó)家保密規(guī)定，不得將查閱的會(huì)計(jì)檔案用于與檢查、調(diào)查無關(guān)的目的。2.因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)。3.與公司有合作關(guān)系的外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)在出借申請(qǐng)中明確其保密責(zé)任，并要求其簽署保密承諾書。外部單位應(yīng)按照保密承諾對(duì)查閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，不得泄露給任何第三方。八、監(jiān)督與檢查（一）公司內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案出借管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查出借審批程序是否合規(guī)、登記與保管是否規(guī)范、保密措施是否落實(shí)等。2.會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案出借情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受國(guó)家有關(guān)部門對(duì)公司會(huì)計(jì)檔案出借管理情況的監(jiān)督檢查，積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料。2.對(duì)于因經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟等法律事務(wù)涉及會(huì)計(jì)檔案出借的，應(yīng)按照法律程序接受司法機(jī)關(guān)等相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。九、責(zé)任追究（一）內(nèi)部責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自出借會(huì)計(jì)檔案、未按規(guī)定履行審批程序、未按要求進(jìn)行登記與保管、泄露會(huì)計(jì)檔案信息等行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因上述行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）外部責(zé)任追究1.對(duì)于國(guó)家有關(guān)部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查等工作過程中，因違反國(guó)家保密規(guī)定或其他法律法規(guī)，導(dǎo)致公司會(huì)計(jì)檔案信息泄露或其他不良