企業(yè)食物采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食物采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購食物的質(zhì)量安全，降低采購成本，滿足公司正常運(yùn)營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及食物采購的部門和項(xiàng)目，包括但不限于員工食堂、活動(dòng)餐飲、會(huì)議茶歇等食物采購活動(dòng)。（三）基本原則1.質(zhì)量安全原則：優(yōu)先選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，確保所采購食物符合國家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)和利益輸送，維護(hù)公司利益。3.成本效益原則：在保證食物質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定食物采購計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估和確定合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括與供應(yīng)商洽談、簽訂采購合同、跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況等。4.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算，定期分析采購價(jià)格變動(dòng)情況，采取有效措施降低采購成本。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各種問題和糾紛，確保采購工作順利進(jìn)行。（二）需求部門1.及時(shí)向采購部門提供準(zhǔn)確的食物需求信息，包括種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的驗(yàn)收工作，對(duì)所采購食物的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)。3.反饋采購食物的使用情況和問題，協(xié)助采購部門改進(jìn)采購工作。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.制定食物質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，負(fù)責(zé)對(duì)采購食物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測(cè)。2.對(duì)檢驗(yàn)不合格的食物，及時(shí)通知采購部門進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。3.定期分析食物質(zhì)量狀況，提出改進(jìn)建議，協(xié)助采購部門和供應(yīng)商提高食物質(zhì)量。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同和付款申請(qǐng)，確保采購資金的合理使用和支付安全。2.對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。3.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等資質(zhì)和條件。3.實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等情況，評(píng)估其供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力。4.要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可列入合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。3.采購部門應(yīng)收集相關(guān)評(píng)估信息，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、客戶反饋等，并進(jìn)行綜合分析和評(píng)價(jià)。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品清單、合作記錄、評(píng)估報(bào)告等。2.定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和使用。四、采購流程（一）采購計(jì)劃制定1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)安排和實(shí)際需求，提前制定食物需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合庫存情況，對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購食物的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購計(jì)劃，采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價(jià)單。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)單，提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量保證等信息。3.采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和條件進(jìn)行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。4.采購部門根據(jù)采購合同下達(dá)采購訂單，通知供應(yīng)商按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（三）采購訂單跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、運(yùn)輸狀態(tài)等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如延遲交貨、質(zhì)量問題等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并跟蹤處理結(jié)果。3.對(duì)于因不可抗力等原因?qū)е碌挠唵巫兏驘o法按時(shí)交貨等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整采購計(jì)劃，并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。（四）貨物驗(yàn)收1.采購的食物到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.貨物到貨后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照既定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)食物進(jìn)行檢驗(yàn)和檢測(cè)，包括外觀、包裝、規(guī)格、重量、質(zhì)量指標(biāo)等方面。3.需求部門對(duì)食物的數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)。4.驗(yàn)收合格的食物，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具檢驗(yàn)報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的食物，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單，并附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和付款流程，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評(píng)估機(jī)制，確保所采購食物的質(zhì)量符合要求。2.加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)和檢測(cè)，對(duì)不合格食物及時(shí)進(jìn)行處理。3.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的責(zé)任和義務(wù)。（二）供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.與主要供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，確保供應(yīng)渠道的穩(wěn)定性。2.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)因自然災(zāi)害、供應(yīng)商停產(chǎn)、運(yùn)輸延誤等原因?qū)е碌墓?yīng)中斷情況。3.提前儲(chǔ)備一定數(shù)量的常用食物，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。（三）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期分析采購價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，采取靈活的采購策略，如批量采購、套期保值等，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.與供應(yīng)商進(jìn)行定期價(jià)格談判，爭(zhēng)取更有利的采購價(jià)格。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，確保雙方嚴(yán)格履行合同約定。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)食物采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核機(jī)制1.建立采購部門和相關(guān)人員的考核機(jī)制，考核指標(biāo)包