會(huì)計(jì)檔案利用管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的利用管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案利用管理工作。（三）定義本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)與保管（一）會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的保管期限1.永久保管：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。2.定期保管：分為10年和30年。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。（三）會(huì)計(jì)檔案的保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管場(chǎng)所，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序妥善存放，便于查找。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查詢(xún)和利用。三、會(huì)計(jì)檔案的利用原則（一）合法性原則會(huì)計(jì)檔案的利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，不得違反規(guī)定擅自提供、查閱、復(fù)制或銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案。（二）安全性原則在會(huì)計(jì)檔案利用過(guò)程中，要確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。查閱、復(fù)制、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并采取必要的安全措施。（三）必要性原則會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)基于工作需要，確因業(yè)務(wù)開(kāi)展、審計(jì)監(jiān)督、稅務(wù)檢查、法律糾紛等原因需要查閱、復(fù)制或借閱會(huì)計(jì)檔案的，方可按照規(guī)定程序辦理。（四）規(guī)范性原則會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循規(guī)范的程序和方法，保證利用過(guò)程的嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性。查閱、復(fù)制、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的登記表，注明利用目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的查閱（一）內(nèi)部查閱1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如確屬工作需要，批準(zhǔn)查閱，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表中注明的內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“已查閱”章。（二）外部查閱1.外單位因工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在公司指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將檔案帶出公司。如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋公司公章。3.涉及國(guó)家機(jī)密或商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。五、會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制（一）內(nèi)部復(fù)制公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、內(nèi)容、數(shù)量等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如確屬工作需要，批準(zhǔn)復(fù)制，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制人員應(yīng)按照申請(qǐng)表中注明的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制完成后，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“已復(fù)制”章，并將原件與復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后歸還檔案保管人員。（二）外部復(fù)制外單位因工作需要復(fù)制公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照外部查閱的程序辦理審批手續(xù)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理復(fù)制手續(xù)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制人員應(yīng)按照申請(qǐng)表中注明的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制完成后，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公司公章，并將原件與復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后歸還檔案保管人員。六、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）內(nèi)部借閱1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如確屬工作需要，批準(zhǔn)借閱，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并承諾按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）外部借閱1.外單位因工作需要借閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照外部查閱的程序辦理審批手續(xù)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并與借閱單位簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限、歸還方式、保密責(zé)任等內(nèi)容。借閱人員應(yīng)在協(xié)議上簽字確認(rèn)，并承諾遵守協(xié)議規(guī)定。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。如逾期未還，應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案利用的登記與記錄（一）建立會(huì)計(jì)檔案利用登記簿財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案利用登記簿，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記簿應(yīng)包括利用日期、利用部門(mén)或單位、利用人員姓名、利用目的、查閱或復(fù)制內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等信息。（二）定期核對(duì)與統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用登記簿進(jìn)行核對(duì)，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如利用頻率、利用部門(mén)分布等，為公司的檔案管理和決策提供參考依據(jù)。八、會(huì)計(jì)檔案利用的保密與安全（一）保密措施1.查閱、復(fù)制、借閱會(huì)計(jì)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)計(jì)檔案中的機(jī)密信息。2.涉及國(guó)家機(jī)密或商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，不得擅自對(duì)外披露。3.在會(huì)計(jì)檔案利用過(guò)程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行拍照、錄像等，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.查閱、復(fù)制、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定的安全場(chǎng)所進(jìn)行，確保檔案的安全。不得在易燃、易爆、潮濕等環(huán)境中查閱、復(fù)制或借閱會(huì)計(jì)檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得擅自拆封、涂改、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.會(huì)計(jì)檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案保管人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案保管人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用管理情況進(jìn)行自查，檢查會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等手續(xù)是否齊全，登記記錄是否準(zhǔn)確，檔案的安全與保密措施是否落實(shí)等。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保會(huì)計(jì)檔案利用管理工作規(guī)范有序。（二）外