信息廣告采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司信息廣告采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公平公正、高效有序，提高采購(gòu)質(zhì)量和效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的信息廣告采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于線上廣告投放、線下廣告制作與發(fā)布、廣告代理服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公開(kāi)、公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與采購(gòu)活動(dòng)的權(quán)利。3.效益原則：在保證廣告效果的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定信息廣告采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)需求、預(yù)算安排等。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括發(fā)布采購(gòu)公告、邀請(qǐng)供應(yīng)商、組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)等。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.建立供應(yīng)商管理檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。（二）需求部門(mén)1.提出信息廣告采購(gòu)需求，詳細(xì)說(shuō)明廣告投放目標(biāo)、受眾群體、投放渠道、時(shí)間要求等。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行合同驗(yàn)收，確保采購(gòu)的信息廣告符合需求部門(mén)的要求。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核信息廣告采購(gòu)預(yù)算，確保預(yù)算合理合規(guī)。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。3.按照合同約定及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）法務(wù)部門(mén)1.對(duì)信息廣告采購(gòu)合同進(jìn)行合法性審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，處理采購(gòu)過(guò)程中的法律糾紛。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和市場(chǎng)推廣需求，提前編制信息廣告采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、預(yù)算金額、時(shí)間要求等。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。2.對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。3.對(duì)于邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等采購(gòu)方式，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)從供應(yīng)商庫(kù)中選擇不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，并向其提供采購(gòu)文件。4.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交響應(yīng)文件，采購(gòu)部門(mén)組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)，按照評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。（三）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)合同的條款達(dá)成一致意見(jiàn)。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂。（四）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.供應(yīng)商按照采購(gòu)合同約定組織實(shí)施信息廣告的制作與發(fā)布等工作。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.信息廣告制作完成或發(fā)布結(jié)束后，需求部門(mén)應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的信息廣告，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新制作，直至驗(yàn)收合格為止。整改或重新制作所產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。（五）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)款項(xiàng)支付申請(qǐng)。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.采購(gòu)款項(xiàng)的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，不得提前或延遲支付。四、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的信息廣告采購(gòu)項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門(mén)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的信息廣告采購(gòu)項(xiàng)目，或者采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。2.邀請(qǐng)程序：采購(gòu)部門(mén)從供應(yīng)商庫(kù)中選擇不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，并向其提供采購(gòu)文件。供應(yīng)商提交響應(yīng)文件后，采購(gòu)部門(mén)組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的信息廣告采購(gòu)項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。2.談判程序：采購(gòu)部門(mén)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組根據(jù)談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)和二次報(bào)價(jià)，最終確定成交供應(yīng)商。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的信息廣告采購(gòu)項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門(mén)向單一供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)，與其進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況、技術(shù)能力等要求。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)提交相關(guān)證明材料，采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的材料進(jìn)行審核，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫(kù)管理。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。評(píng)價(jià)和考核結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對(duì)于評(píng)價(jià)和考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將其從供應(yīng)商庫(kù)中刪除，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先合作等。2.對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，公司將采取淘汰措施，不再與其合作。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)信息廣告采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，提供相關(guān)信息和建議。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類排序，明確重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，明確違約責(zé)任；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.公司應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以便采取有效的應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)信息廣告采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接