保密文件入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密文件的管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止文件丟失、泄露和不當(dāng)使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及保密文件的入庫管理工作，包括但不限于各類合同、技術(shù)資料、財務(wù)報表、客戶信息等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保保密文件在存儲過程中的保密性。2.完整性原則：保證保密文件的內(nèi)容完整，不被篡改、損壞或丟失。3.可追溯性原則：對保密文件的入庫、存儲、查閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。二、保密文件的分類與標(biāo)識（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機(jī)密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級：包含重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)文檔、客戶敏感信息等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響。3.秘密級：涉及一般性商業(yè)秘密、內(nèi)部管理文件等，泄露可能對公司造成一定損失。（二）標(biāo)識方法1.在保密文件的封面、首頁或顯著位置加蓋“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣的印章。2.采用不同顏色的紙張或文件夾對不同密級的文件進(jìn)行區(qū)分，如絕密級文件用紅色紙張，機(jī)密級文件用藍(lán)色紙張，秘密級文件用黃色紙張。3.在文件電子版本的文件名前添加相應(yīng)密級標(biāo)識，如“[絕密]項目合作協(xié)議.docx”。三、保密文件入庫流程（一）文件收集1.各部門在文件形成或收到后，應(yīng)及時對文件進(jìn)行初步整理，確定文件的密級。2.將整理好的保密文件送至公司保密管理部門（以下簡稱“保密部門”），并填寫《保密文件交接清單》，詳細(xì)記錄文件名稱、密級、數(shù)量、形成部門、交接時間等信息。（二）文件審核1.保密部門收到文件后，對文件的密級、內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行審核。2.對于不符合保密要求或存在問題的文件，及時與文件提供部門溝通，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善。（三）文件入庫1.經(jīng)審核通過的保密文件，由保密部門安排專人負(fù)責(zé)入庫存儲。2.根據(jù)文件的密級和類別，將文件存放在相應(yīng)的保密文件柜中，并按照編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。3.在保密文件柜上標(biāo)明存放文件的密級范圍和類別，同時建立《保密文件庫存清單》，詳細(xì)記錄文件的入庫日期、名稱、密級、存放位置等信息。四、保密文件存儲管理（一）存儲環(huán)境1.保密文件應(yīng)存放在專門的保密檔案室或保密文件柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和門禁系統(tǒng)，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)入。3.保密文件柜應(yīng)采用堅固耐用、具有保密性能的產(chǎn)品，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。（二）存儲方式1.保密文件應(yīng)按照密級和類別進(jìn)行分類存儲，不同密級的文件應(yīng)分開存放，避免混淆。2.對于電子保密文件，應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。同時，要定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在存儲保密文件時，應(yīng)注意文件的排列順序，便于查找和管理。對于重要文件，應(yīng)建立索引目錄，提高查找效率。（三）庫存盤點(diǎn)1.保密部門應(yīng)定期對保密文件庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實相符。盤點(diǎn)周期為每季度一次。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對《保密文件庫存清單》與實際存放的文件，如發(fā)現(xiàn)文件數(shù)量不符、文件丟失或損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《保密文件庫存盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、保密文件查閱管理（一）查閱申請1.因工作需要查閱保密文件的人員，應(yīng)填寫《保密文件查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱文件的名稱和密級、查閱時間等信息。2.《保密文件查閱申請表》需經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報保密部門審批。（二）查閱審批1.保密部門收到《保密文件查閱申請表》后，對查閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審批。審批時應(yīng)重點(diǎn)考慮查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否必要、查閱人員是否具備相應(yīng)的保密資質(zhì)等因素。2.對于涉及絕密級文件的查閱申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級文件的查閱申請，需經(jīng)保密部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于涉及秘密級文件的查閱申請，可由保密部門授權(quán)人員批準(zhǔn)。3.審批通過后，保密部門在《保密文件查閱申請表》上簽署審批意見，并通知申請人到指定地點(diǎn)查閱文件。（三）查閱過程1.申請人應(yīng)在保密部門指定的地點(diǎn)查閱文件，查閱過程中不得擅自將文件帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在文件上涂改、標(biāo)記、拍照、復(fù)印或傳播文件內(nèi)容。如需摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)保密部門同意，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行記錄。3.保密部門應(yīng)安排專人對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定。查閱結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在《保密文件查閱申請表》上簽字確認(rèn)。（四）查閱記錄1.保密部門應(yīng)建立《保密文件查閱記錄臺賬》，詳細(xì)記錄每次查閱文件的申請人、查閱時間、查閱文件名稱和密級、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《保密文件查閱記錄臺賬》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。查閱記錄的保存期限為自查閱結(jié)束之日起[X]年。六、保密文件借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱保密文件的人員，應(yīng)填寫《保密文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱文件的名稱和密級、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.《保密文件借閱申請表》需經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報保密部門審批。（二）借閱審批1.保密部門收到《保密文件借閱申請表》后，對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審批。審批時應(yīng)重點(diǎn)考慮借閱目的是否正當(dāng)、借閱范圍是否必要、借閱人員是否具備相應(yīng)的保密資質(zhì)、借閱期限是否合理等因素。2.對于涉及絕密級文件的借閱申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級文件的借閱申請，需經(jīng)保密部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于涉及秘密級文件的借閱申請，可由保密部門授權(quán)人員批準(zhǔn)。3.審批通過后，保密部門在《保密文件借閱申請表》上簽署審批意見，并通知申請人到指定地點(diǎn)辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.申請人憑審批通過的《保密文件借閱申請表》到保密部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。2.保密部門應(yīng)向借閱人員發(fā)放《保密文件借閱登記冊》，借閱人員應(yīng)在登記冊上簽字確認(rèn)借閱文件的名稱、密級、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的保密文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向保密部門提出申請，并經(jīng)審批同意。（四）歸還管理1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將保密文件歸還至保密部門。歸還時，保密部門應(yīng)認(rèn)真核對歸還文件的名稱、密級、數(shù)量、完整性等信息，確保與借閱登記冊一致。2.如發(fā)現(xiàn)歸還文件存在損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時報告保密部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。保密部門應(yīng)根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.借閱人員歸還文件后，保密部門應(yīng)在《保密文件借閱登記冊》上注明歸還時間，并將登記冊妥善保存。七、保密文件銷毀管理（一）銷毀申請1.對于已失去保存價值或因其他原因需要銷毀的保密文件，由文件形成部門或保管部門填寫《保密文件銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息。2.《保密文件銷毀申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報保密部門審批。（二）銷毀審批1.保密部門收到《保密文件銷毀申請表》后，對銷毀申請進(jìn)行嚴(yán)格審批。審批時應(yīng)重點(diǎn)考慮銷毀文件是否確實已失去保存價值、銷毀方式是否符合保密要求、銷毀過程是否可追溯等因素。2.對于涉及絕密級文件的銷毀申請，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；對于涉及機(jī)密級文件的銷毀申請，需經(jīng)保密部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于涉及秘密級文件的銷毀申請，可由保密部門授權(quán)人員批準(zhǔn)。3.審批通過后，保密部門在《保密文件銷毀申請表》上簽署審批意見，并通知申請部門按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)保密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)在保密部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由保密部門安排專人監(jiān)督。2.對于電子保密文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀后，應(yīng)對存儲設(shè)備進(jìn)行物理損壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。3.在銷毀保密文件時，應(yīng)填寫《保密文件銷毀記錄清單》，詳細(xì)記錄銷毀文件的名稱、密級、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息?！侗Ｃ芪募N毀記錄清單》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。八、保密責(zé)任與監(jiān)督（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法，履行保密義務(wù)，對公司保密文件的安全負(fù)責(zé)。2.文件形成部門和保管部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門保密文件的日常管理工作，確保文件的安全和完整。3.查閱、借閱保密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作失誤或故意泄露導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露，將依法追究其責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查1.保密部門應(yīng)定期對公司保密文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文件的入庫、存儲、查閱、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定