信息合法收集管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織信息收集行為，確保信息收集活動(dòng)合法、合規(guī)、安全、有效，保護(hù)信息主體的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及信息收集的部門(mén)、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：信息收集活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得侵犯他人合法權(quán)益。2.必要性原則：信息收集應(yīng)基于明確的業(yè)務(wù)需求，確保所收集的信息與實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目的直接相關(guān)，避免過(guò)度收集。3.正當(dāng)性原則：信息收集過(guò)程應(yīng)秉持正當(dāng)、合理的態(tài)度，不得采用欺騙、脅迫等不正當(dāng)手段獲取信息。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保障所收集信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丟失。二、信息收集的范圍與分類（一）信息收集范圍1.客戶信息：包括客戶基本資料（如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、地址等）、交易記錄、消費(fèi)偏好、信用狀況等。2.員工信息：涵蓋員工個(gè)人基本信息（如身份證號(hào)碼、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭住址等）、薪資信息、考勤記錄、績(jī)效評(píng)估結(jié)果等。3.合作伙伴信息：涉及合作伙伴的公司概況、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)范圍、合作協(xié)議等相關(guān)信息。4.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)信息：如市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、物流信息等與公司/組織業(yè)務(wù)運(yùn)作直接相關(guān)的信息。5.其他信息：根據(jù)業(yè)務(wù)需要收集的其他各類信息，如行業(yè)動(dòng)態(tài)信息、法律法規(guī)信息等。（二）信息分類1.個(gè)人信息：指能夠直接或間接識(shí)別自然人身份的信息，如上述客戶信息和員工信息中的部分內(nèi)容。2.非個(gè)人信息：不涉及個(gè)人身份識(shí)別的信息，如業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)信息中的部分?jǐn)?shù)據(jù)以及行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。三、信息收集的流程與要求（一）收集前準(zhǔn)備1.明確收集目的：各部門(mén)在進(jìn)行信息收集前，應(yīng)詳細(xì)梳理業(yè)務(wù)需求，明確收集信息的具體用途，確保收集目的合法、合理、必要。2.制定收集計(jì)劃：根據(jù)收集目的，制定詳細(xì)的信息收集計(jì)劃，包括收集內(nèi)容、收集方式、收集時(shí)間范圍、參與人員等，并報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。3.評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)信息收集活動(dòng)可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，如對(duì)信息主體權(quán)益的影響、信息安全風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）收集方式1.直接收集：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、面談、電話訪談、在線表單等方式直接向信息主體收集信息。在采用此類方式時(shí)，應(yīng)提前告知信息主體收集目的、范圍、方式以及其享有的權(quán)利等內(nèi)容，并征得信息主體的明確同意。對(duì)于涉及個(gè)人敏感信息的收集，應(yīng)采用加密傳輸?shù)劝踩绞竭M(jìn)行，確保信息在傳輸過(guò)程中的安全性。2.間接收集：從公開(kāi)渠道（如政府部門(mén)網(wǎng)站、新聞媒體、行業(yè)報(bào)告等）收集非個(gè)人信息，但應(yīng)確保信息來(lái)源合法、可靠，并對(duì)收集的信息進(jìn)行必要的篩選和驗(yàn)證。在與合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中，根據(jù)合作協(xié)議的約定，從合作伙伴處獲取相關(guān)信息。獲取信息時(shí)應(yīng)要求合作伙伴提供合法獲取信息的證明文件，并確保信息的使用符合合作協(xié)議的規(guī)定。（三）收集過(guò)程中的告知義務(wù)1.在信息收集過(guò)程中，應(yīng)向信息主體充分告知以下內(nèi)容：收集信息的目的、用途、范圍；信息主體提供信息的義務(wù)以及拒絕提供信息可能產(chǎn)生的后果；信息主體對(duì)其提供信息的權(quán)利，如查詢權(quán)、更正權(quán)、刪除權(quán)等；公司/組織保護(hù)信息安全的措施和承諾；信息共享、轉(zhuǎn)讓、公開(kāi)披露的規(guī)則和條件（如有）。2.告知方式應(yīng)清晰、易懂、顯著，可采用書(shū)面形式（如在調(diào)查問(wèn)卷開(kāi)頭、合同條款中明確說(shuō)明）、口頭形式（在面談、電話訪談時(shí)告知）或電子形式（通過(guò)公司網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用程序等向信息主體推送通知）等，確保信息主體能夠充分理解告知內(nèi)容。（四）信息主體同意1.對(duì)于個(gè)人信息的收集，必須事先獲得信息主體的明確同意。同意方式應(yīng)符合法律法規(guī)要求，可采用書(shū)面簽字、電子簽名、勾選同意選項(xiàng)等方式。2.在獲得同意時(shí)，應(yīng)確保信息主體是在充分知曉相關(guān)信息的基礎(chǔ)上自愿做出同意表示，不得通過(guò)誘導(dǎo)、強(qiáng)迫等手段獲取同意。3.對(duì)于已同意提供信息的信息主體，應(yīng)記錄其同意的時(shí)間、方式等相關(guān)信息，并妥善保存，以備后續(xù)查詢和驗(yàn)證。四、信息的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)信息的性質(zhì)、敏感程度和存儲(chǔ)期限等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、文件存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等。2.對(duì)于個(gè)人信息和敏感信息，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，確保信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行評(píng)估和更新。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)重要信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)法律法規(guī)要求、業(yè)務(wù)需要和信息主體的權(quán)利主張，合理確定信息的存儲(chǔ)期限。存儲(chǔ)期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行刪除或匿名化處理。2.在確定存儲(chǔ)期限時(shí)，應(yīng)考慮以下因素：法律法規(guī)規(guī)定的信息保存期限；業(yè)務(wù)活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間和后續(xù)查詢、審計(jì)等需求；信息主體要求刪除或更正信息的時(shí)間。（三）訪問(wèn)權(quán)限管理1.建立嚴(yán)格的信息訪問(wèn)權(quán)限管理制度，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，授予相應(yīng)的信息訪問(wèn)權(quán)限，確保員工僅能訪問(wèn)其工作所需的信息。2.對(duì)涉及個(gè)人信息和敏感信息的訪問(wèn)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)審批，采用多因素認(rèn)證方式（如密碼、令牌、指紋識(shí)別等），防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。3.定期對(duì)員工的信息訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)的匹配性，并及時(shí)撤銷離職員工或崗位變動(dòng)員工的不必要訪問(wèn)權(quán)限。（四）信息安全防護(hù)1.采取必要的技術(shù)和管理措施，保障信息存儲(chǔ)環(huán)境的安全，防止信息被非法獲取、篡改或破壞。如安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。2.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處置，降低損失和影響。3.對(duì)信息存儲(chǔ)設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保硬件設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因硬件故障導(dǎo)致信息丟失或損壞。五、信息的使用與共享（一）信息使用1.公司/組織應(yīng)按照收集信息時(shí)明確的目的使用信息，不得超出授權(quán)范圍使用信息。如需將信息用于其他目的，應(yīng)重新獲得信息主體的同意。2.在使用信息過(guò)程中，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，不得對(duì)信息進(jìn)行歪曲、篡改或虛假陳述。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的使用，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。（二）信息共享1.公司/組織內(nèi)部不同部門(mén)之間因業(yè)務(wù)協(xié)作需要共享信息時(shí)，應(yīng)遵循內(nèi)部信息共享管理制度，明確共享信息的范圍、流程和責(zé)任。共享信息前，應(yīng)確保信息共享的必要性和合法性，并獲得信息提供部門(mén)和信息主體（如有）的同意。2.與外部合作伙伴共享信息時(shí)，應(yīng)簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括信息的使用目的、范圍、保密責(zé)任、安全保障措施等內(nèi)容。共享協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并報(bào)相關(guān)部門(mén)備案。3.在信息共享過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息在傳輸和共享過(guò)程中的安全性，防止信息泄露給第三方。六、信息主體的權(quán)利保障（一）知情權(quán)1.信息主體有權(quán)了解公司/組織收集其信息的目的、范圍、方式、存儲(chǔ)期限以及信息的使用和共享情況等。2.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門(mén)的渠道，如客服熱線、在線客服平臺(tái)、電子郵件等，接受信息主體的咨詢和查詢請(qǐng)求，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。（二）更正權(quán)1.信息主體發(fā)現(xiàn)公司/組織收集、存儲(chǔ)的其個(gè)人信息存在錯(cuò)誤或不完整時(shí)，有權(quán)要求公司/組織及時(shí)更正。2.公司/組織收到信息主體的更正請(qǐng)求后，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成更正操作。對(duì)于涉及多個(gè)系統(tǒng)或部門(mén)的信息更正，應(yīng)建立協(xié)同機(jī)制，確保信息的一致性。（三）刪除權(quán)1.在符合法律法規(guī)規(guī)定的情形下，信息主體有權(quán)要求公司/組織刪除其個(gè)人信息。2.公司/組織收到信息主體的刪除請(qǐng)求后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)刪除相關(guān)信息，并確保信息在所有存儲(chǔ)介質(zhì)和系統(tǒng)中均被徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。（四）撤回同意權(quán)1.信息主體有權(quán)撤回其之前對(duì)公司/組織收集、使用或共享其信息的同意。2.公司/組織收到信息主體的撤回同意請(qǐng)求后，應(yīng)立即停止基于該同意的信息收集、使用或共享行為，并按照規(guī)定對(duì)已收集的相關(guān)信息進(jìn)行處理，如刪除或匿名化處理。（五）投訴與舉報(bào)權(quán)1.信息主體認(rèn)為公司/組織的信息收集、管理行為侵犯其合法權(quán)益時(shí)，有權(quán)向公司/組織提出投訴或向相關(guān)監(jiān)管部門(mén)舉報(bào)。2.公司/組織應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)處理機(jī)制，及時(shí)受理信息主體的投訴舉報(bào)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)和處理結(jié)果。對(duì)于涉及違法違規(guī)行為的投訴舉報(bào)，應(yīng)積極配合監(jiān)管部門(mén)的調(diào)查處理工作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立專門(mén)的信息收集管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織內(nèi)信息收集活動(dòng)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保信息收集行為符合本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和檢查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息收集的流程、告知義務(wù)履行情況、信息主體同意情況、信息存儲(chǔ)與管理、信息使用與共享等方面進(jìn)行全面檢查。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供相關(guān)信息和資料，如實(shí)匯報(bào)公司/組織信息收集管理情況。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整和完善公司/組織的信息收集管理辦法，確保始終符合外部監(jiān)管要求。八、法律責(zé)任（一）對(duì)于違反本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行信息收集、存儲(chǔ)、使用、