建設(shè)工程歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔管理，規(guī)范文件收集、整理、歸檔及保管等工作，確保建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所承擔(dān)的各類建設(shè)工程項(xiàng)目文件的歸檔管理，包括新建、改建、擴(kuò)建等建設(shè)工程。（三）基本原則1.建設(shè)工程文件歸檔應(yīng)遵循真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的原則，確保文件能夠反映工程建設(shè)全過(guò)程的實(shí)際情況。2.歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，及時(shí)收集、整理各階段形成的文件資料。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門在文件歸檔管理中的職責(zé)，確保檔案資料的歸口管理和有效利用。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善建設(shè)工程歸檔管理制度，并監(jiān)督實(shí)施。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的文件收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.工程建設(shè)部門負(fù)責(zé)本部門形成的工程文件資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好工程檔案的整理、歸檔和驗(yàn)收等工作。3.勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供勘察設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類文件資料，并按照歸檔要求進(jìn)行整理和移交。對(duì)歸檔的勘察設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。4.施工單位負(fù)責(zé)施工過(guò)程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的工程檔案提交給建設(shè)單位審核，并按照審核意見(jiàn)進(jìn)行整改。5.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的文件資料進(jìn)行監(jiān)理，審核施工單位提交的文件資料，并簽署意見(jiàn)。負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過(guò)程中形成的文件資料，并移交建設(shè)單位歸檔。二、文件收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。2.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。施工過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如工程測(cè)量記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。3.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理總結(jié)。監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令等。工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。工程竣工結(jié)算報(bào)告。工程質(zhì)量保修書。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，一般可分為工程前期文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等類別。2.每一類文件應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。4.工程竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，圖面清晰、標(biāo)注準(zhǔn)確，并加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)具有明確的責(zé)任標(biāo)識(shí)，包括編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人等。三、文件歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目完成相應(yīng)審批手續(xù)后及時(shí)歸檔。2.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底前將當(dāng)月形成的文件資料整理歸檔。3.工程監(jiān)理文件應(yīng)按照監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔，工程竣工后，應(yīng)將全部監(jiān)理文件整理歸檔。4.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門在文件資料整理完畢后，應(yīng)填寫《建設(shè)工程文件歸檔移交清單》，詳細(xì)列出移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將整理好的文件資料及《建設(shè)工程文件歸檔移交清單》一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的文件資料進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并在《建設(shè)工程文件歸檔移交清單》上簽字確認(rèn)。四、檔案保管（一）保管期限建設(shè)工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工結(jié)算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。2.長(zhǎng)期保存的檔案包括工程勘察、設(shè)計(jì)文件，工程施工過(guò)程中的重要文件資料，如隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，保管期限為工程竣工后50年。3.短期保存的檔案包括工程施工過(guò)程中的一般性文件資料，保管期限為工程竣工后20年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）檔案整理與編目1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案保管期限和類別進(jìn)行分類存放，并編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案題名、日期、保管期限、存放位置等內(nèi)容，以便于檔案的查找和利用。（四）檔案數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，檔案管理部門應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。1.對(duì)重要的建設(shè)工程檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保其安全性和完整性。3.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫《建設(shè)工程檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求和效果，并根據(jù)反饋意見(jiàn)及時(shí)調(diào)整檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織工程建設(shè)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，并提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《建設(shè)工程檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字。2.將《建設(shè)工程檔案銷毀清單》報(bào)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并確保銷毀過(guò)程的安全和保密。4.銷毀完畢后，應(yīng)在《建設(shè)工程檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.本公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)建設(shè)工程歸檔管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的文件歸檔情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.文件收集的完整性和及時(shí)性。2.文件整理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.文件歸檔的程序和時(shí)間是否符合要求。4.檔案保管的條件和措施是否落實(shí)。5.檔案利用的登記和反饋情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照