會(huì)展物料供應(yīng)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)展物料供應(yīng)管理，規(guī)范物料供應(yīng)流程，確保會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，提高物料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承辦或參與的各類會(huì)展活動(dòng)中物料的供應(yīng)管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：對(duì)會(huì)展物料供應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保資源合理配置。2.規(guī)范流程原則：明確物料供應(yīng)各環(huán)節(jié)的操作流程，保證工作有序開展。3.成本控制原則：在滿足會(huì)展需求的前提下，嚴(yán)格控制物料采購(gòu)、使用等成本。4.質(zhì)量保證原則：確保所供應(yīng)的物料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)展要求。二、職責(zé)分工（一）物料供應(yīng)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)展物料供應(yīng)管理辦法及相關(guān)流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃會(huì)展物料的需求，編制物料采購(gòu)計(jì)劃。3.組織物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作。4.協(xié)調(diào)與其他部門在物料供應(yīng)方面的溝通與合作。5.對(duì)物料供應(yīng)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和評(píng)估。（二）需求部門1.根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的要求，提前向物料供應(yīng)管理部門提交詳細(xì)的物料需求清單。2.配合物料供應(yīng)管理部門進(jìn)行物料的驗(yàn)收和使用情況反饋。3.負(fù)責(zé)本部門所使用物料的合理使用和保管。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購(gòu)預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)物料供應(yīng)成本進(jìn)行核算和分析。（四）采購(gòu)人員1.按照物料采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的物料符合要求、價(jià)格合理、交貨及時(shí)。2.與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判，簽訂采購(gòu)合同。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。三、物料需求管理（一）需求預(yù)測(cè)1.物料供應(yīng)管理部門應(yīng)提前與需求部門溝通，了解會(huì)展活動(dòng)的主題、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，結(jié)合過往會(huì)展物料使用情況，對(duì)物料需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。2.需求部門應(yīng)在會(huì)展活動(dòng)籌備初期，向物料供應(yīng)管理部門提交初步的物料需求意向，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。（二）需求清單編制1.物料供應(yīng)管理部門根據(jù)需求預(yù)測(cè)和需求部門提交的意向，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和分析，編制詳細(xì)的物料需求清單。2.物料需求清單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并確保清單的準(zhǔn)確性和完整性。（三）需求變更管理1.在會(huì)展活動(dòng)籌備過程中，如因活動(dòng)內(nèi)容調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因?qū)е挛锪闲枨蟀l(fā)生變更，需求部門應(yīng)及時(shí)以書面形式通知物料供應(yīng)管理部門。2.物料供應(yīng)管理部門收到需求變更通知后，應(yīng)評(píng)估變更對(duì)物料采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存等方面的影響，并及時(shí)調(diào)整相關(guān)工作安排。四、物料采購(gòu)管理（一）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，評(píng)估其供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等情況，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施或淘汰處理。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.物料供應(yīng)管理部門根據(jù)物料需求清單和庫(kù)存情況，制定詳細(xì)的物料采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并合理安排采購(gòu)批次，確保物料按時(shí)供應(yīng)。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)人員按照采購(gòu)計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的要求，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合規(guī)定。3.及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，對(duì)于出現(xiàn)的問題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如遇重大問題應(yīng)及時(shí)向物料供應(yīng)管理部門匯報(bào)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物料到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知物料供應(yīng)管理部門及相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物料到貨時(shí)，由物料供應(yīng)管理部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，對(duì)于驗(yàn)收合格的物料，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。五、物料庫(kù)存管理（一）庫(kù)存規(guī)劃1.根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的特點(diǎn)和物料需求情況，合理規(guī)劃物料庫(kù)存水平，確定安全庫(kù)存、最高庫(kù)存和最低庫(kù)存。2.建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的出入庫(kù)情況，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。（二）庫(kù)存存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的物料存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，按照物料的類別、性質(zhì)、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。2.對(duì)有特殊存儲(chǔ)要求的物料，如易燃易爆物品、易腐物品等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保存儲(chǔ)安全。3.定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（三）庫(kù)存發(fā)放1.需求部門根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的實(shí)際需要，填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給物料供應(yīng)管理部門。2.物料供應(yīng)管理部門審核物料領(lǐng)用申請(qǐng)表后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放物料。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申請(qǐng)表的要求發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。3.對(duì)于貴重物料或限量發(fā)放的物料，應(yīng)建立嚴(yán)格的領(lǐng)用審批制度，確保物料的合理使用。六、物料使用管理（一）使用培訓(xùn)1.在物料發(fā)放后，物料供應(yīng)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)物料的使用方法、注意事項(xiàng)等進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人員熟悉物料的性能和操作要求。2.對(duì)于一些特殊的物料或設(shè)備，應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，確保正確使用。（二）使用監(jiān)督1.需求部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門所使用物料的日常監(jiān)督管理，確保物料的合理使用，避免浪費(fèi)和損壞。2.物料供應(yīng)管理部門應(yīng)定期對(duì)物料的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促需求部門整改。（三）損壞賠償1.因使用不當(dāng)或保管不善等原因造成物料損壞的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.賠償金額根據(jù)物料的采購(gòu)價(jià)格、折舊情況等進(jìn)行確定，賠償款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。七、物料回收與處置管理（一）回收管理1.在會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，需求部門應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，將可回收利用的物料進(jìn)行整理和回收，并交還給物料供應(yīng)管理部門。2.物料供應(yīng)管理部門對(duì)回收的物料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合要求的物料，辦理入庫(kù)手續(xù)，以備后續(xù)使用。（二）處置管理1.對(duì)于無(wú)法回收利用或已損壞的物料，物料供應(yīng)管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。2.處置方式包括報(bào)廢、變賣等，處置過程應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，確保處置結(jié)果合理、合規(guī)。3.處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。八、信息管理（一）建立物料供應(yīng)信息系統(tǒng)1.利用信息化手段建立物料供應(yīng)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物料需求、采購(gòu)、庫(kù)存、使用、回收處置等環(huán)節(jié)的信息共享和動(dòng)態(tài)管理。2.物料供應(yīng)信息系統(tǒng)應(yīng)具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為物料供應(yīng)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息更新與維護(hù)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物料供應(yīng)信息系統(tǒng)中相關(guān)信息的錄入和更新工作，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)物料供應(yīng)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)展物料供應(yīng)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查物料采購(gòu)、庫(kù)存管理、使用情況、成本控制等方面是否符合規(guī)定。2.物料供應(yīng)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立會(huì)展物料供應(yīng)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)物料供應(yīng)管理部門、需求部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括物