保利管理質量文書管理辦法一、總則（一）目的為加強保利管理質量文書管理，確保文書的規(guī)范性、準確性和有效性，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于保利公司各部門、各項目涉及管理質量的各類文書的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔、保管等全過程管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)章制度，確保文書內容合法合規(guī)。2.準確規(guī)范原則：文書表述準確、邏輯嚴謹、格式規(guī)范，避免模糊不清或歧義。3.及時高效原則：保證文書的起草、流轉、處理等環(huán)節(jié)及時順暢，提高工作效率。4.保密安全原則：妥善保管文書，嚴格控制知悉范圍，確保文書信息安全。二、文書分類與定義（一）管理質量類文書1.規(guī)劃計劃類：包括公司年度管理質量工作計劃、專項工作計劃等，明確管理質量工作目標、任務和措施。2.制度流程類：如管理質量相關的規(guī)章制度、操作流程、工作規(guī)范等，為管理質量工作提供標準和依據(jù)。3.報告總結類：涵蓋管理質量工作的年度報告、階段總結、問題分析報告等，反映工作進展、成果和問題。4.決策支持類：例如管理質量數(shù)據(jù)分析報告、可行性研究報告等，為公司決策提供數(shù)據(jù)和專業(yè)支持。（二）其他相關文書1.通知通告類：傳達公司關于管理質量工作的要求、事項等。2.會議紀要類：記錄管理質量相關會議的主要內容和決議。3.請示批復類：用于部門就管理質量工作事項向上級請示及上級的批復。三、文書起草（一）起草職責1.各部門負責本部門管理質量相關文書的起草工作，明確專人負責，確保文書內容符合部門工作實際和公司整體要求。2.涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。（二）起草要求1.內容要求主題明確，重點突出，圍繞管理質量工作目標和任務展開，避免冗長繁瑣。數(shù)據(jù)準確，引用的事實、數(shù)據(jù)等應真實可靠，并注明來源。邏輯清晰，結構合理，層次分明，按照一定的邏輯順序組織內容。2.格式要求文書應采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式模板，包括標題、正文、落款、日期等部分。標題應簡潔明了，準確概括文書主旨；正文應段落清晰，字體、字號、行距等符合規(guī)范要求。四、文書審核（一）初審1.文書起草完成后，起草部門應進行自我審核，重點檢查內容的準確性、完整性、規(guī)范性以及與公司政策和相關規(guī)定的一致性。2.初審通過后，起草部門負責人在文書上簽署審核意見，并提交至歸口管理部門進行復審。（二）復審1.歸口管理部門對收到的文書進行復審，主要審查文書內容是否符合歸口管理業(yè)務要求，格式是否規(guī)范，與其他相關文書是否協(xié)調一致等。2.復審過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與起草部門溝通，提出修改意見，起草部門應根據(jù)意見進行修改完善。3.歸口管理部門復審通過后，在文書上簽署復審意見，并提交至分管領導進行審批。五、文書審批（一）審批權限1.一般性管理質量文書，由分管領導審批。2.涉及重要事項、重大決策、資金使用等關鍵內容的文書，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）審批要求1.審批人應認真審閱文書內容，對文書的合法性、合理性、可行性等進行全面審查，并簽署明確的審批意見。2.如審批人提出修改意見，起草部門應及時修改，再次提交審批，直至審批通過。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)流程1.經(jīng)審批通過的文書，由起草部門按照公司發(fā)文流程，提交至行政部門進行編號、排版、印刷。2.行政部門應確保文書印發(fā)的格式規(guī)范、印刷清晰，按照規(guī)定的份數(shù)進行印制。3.文書印發(fā)后，行政部門應及時將文書分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。（二）電子文檔管理1.除紙質文書外，重要的管理質量文書應同時形成電子文檔，并上傳至公司指定的文檔管理系統(tǒng)進行存儲。2.電子文檔應與紙質文檔內容一致，格式規(guī)范，便于查閱和檢索。七、文書歸檔（一）歸檔范圍1.各類管理質量文書在完成其使用價值后，均應按照規(guī)定進行歸檔。2.包括起草過程中的草稿、審核審批意見、修改記錄以及最終印發(fā)的正式文書等。（二）歸檔要求1.文書歸檔應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限進行整理歸檔。2.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢利用。八、文書保管（一）保管責任1.公司檔案室負責管理質量文書的集中保管，明確專人負責檔案的日常管理工作。2.各部門應指定兼職檔案員，負責本部門文書的收集、整理和臨時保管，并定期向檔案室移交。（二）保管期限1.管理質量文書的保管期限分為永久、長期和短期。涉及公司重大決策、核心業(yè)務、重要資產(chǎn)等具有長遠查考利用價值的文書，應永久保管。對公司一定時期內工作有重要參考價值的文書，保管期限為長期，一般為10年至50年。一般性管理質量文書，保管期限為短期，一般為1年至10年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文書，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管環(huán)境1.檔案室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文書安全。2.檔案存儲應采用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具，按照類別和保管期限進行有序排列存放。九、文書查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱管理質量文書的，應填寫《文書查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室應提供必要的查閱條件，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將文書帶出檔案室，不得在文書上涂改、標記、抽取、撤換等。3.查閱涉及公司機密的文書，應嚴格遵守公司保密規(guī)定，履行相關審批手續(xù)，并按照指定的方式和范圍進行查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱管理質量文書的，借閱人應填寫《文書借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和分管領導審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管所借文書，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文書內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案室，檔案室應對歸還文書進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人的責任。十、文書保密與銷毀（一）保密措施1.涉及公司機密的管理質量文書，應嚴格按照公司保密制度進行管理，明確知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。2.在文書起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞等過程中，相關人員應妥善保管文書，不得隨意丟棄或泄露文書內容。（二）銷毀程序1.對保管期限屆滿或已失去保存價值的文書，由檔案室提出銷毀意見，填寫《文書銷毀申請表》，注明擬銷毀文書的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《文書銷毀申請表》經(jīng)部門負責人、分管領導審批后，由檔案室會同行政部門等相關人員共同實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應留存?zhèn)洳?。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責對各部門管理質量文書管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內容包括文書起草的規(guī)范性、審核審批的執(zhí)行情況、印發(fā)歸檔的及時性、保管查閱的合規(guī)性等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將管