工程報價合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程報價合同管理，規(guī)范報價行為，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類工程報價合同的管理，包括工程建設(shè)項目、設(shè)備采購及安裝項目等涉及報價與合同簽訂、履行、變更、終止等全過程的管理活動。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及政策要求，確保報價合同管理活動合法有效。2.誠實守信原則在報價及合同履行過程中，秉持誠實守信的態(tài)度，如實提供信息，履行約定義務(wù)。3.風(fēng)險防控原則對報價合同管理過程中的風(fēng)險進行識別、評估和防控，保障公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則公司對工程報價合同實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，明確各部門職責(zé)，確保管理工作的規(guī)范性和一致性。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)工程業(yè)務(wù)的拓展，收集項目信息，組織編制工程報價文件。2.參與合同談判，負責(zé)與客戶溝通合同條款，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。3.負責(zé)合同的執(zhí)行與跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向相關(guān)部門反饋。4.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和證據(jù)。（二）法務(wù)部門1.參與重大工程報價合同的談判，從法律角度審查合同條款，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。2.負責(zé)對合同文本進行合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。3.處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案，代表公司參與訴訟或仲裁活動。（三）財務(wù)部門1.參與工程報價的成本核算與分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助制定合理的報價策略。2.負責(zé)合同款項的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財務(wù)狀況，確保資金安全。3.審核合同付款條款，參與合同結(jié)算工作，對財務(wù)風(fēng)險進行預(yù)警和控制。（四）審計部門1.對工程報價合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理流程的合規(guī)性和有效性。2.對重大合同進行專項審計，審查合同簽訂、履行、變更等環(huán)節(jié)的真實性、合法性和效益性。3.對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（五）合同管理部門1.負責(zé)制定和完善工程報價合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。2.統(tǒng)一歸口管理工程報價合同，建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行登記和統(tǒng)計分析。3.組織合同評審，協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作，確保合同評審工作順利進行。4.負責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管，確保合同資料的完整性和安全性。三、工程報價管理（一）報價準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門在獲取工程信息后，應(yīng)組織相關(guān)人員對項目進行詳細的現(xiàn)場勘查和資料收集，包括工程規(guī)模、施工條件、技術(shù)要求、周邊環(huán)境等。2.根據(jù)勘查結(jié)果和項目要求，結(jié)合公司自身實力和資源狀況，制定初步的施工方案和技術(shù)措施。3.財務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門進行成本核算，分析各項費用支出，包括人工成本、材料成本、設(shè)備租賃成本、管理費用、利潤等，確定合理的報價成本底線。（二）報價編制1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)成本核算結(jié)果和市場行情，按照公司統(tǒng)一的報價格式編制工程報價文件。報價文件應(yīng)包括報價說明、報價明細、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等內(nèi)容，確保報價清晰、準(zhǔn)確、完整。2.報價明細應(yīng)詳細列出各項費用的組成和計算依據(jù)，對于主要材料和設(shè)備應(yīng)注明品牌、規(guī)格、型號等信息。3.在報價編制過程中，應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素，如市場價格波動、施工難度增加、政策法規(guī)變化等，并適當(dāng)預(yù)留一定的風(fēng)險費用。（三）報價審核1.報價文件編制完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交至合同管理部門進行初審。合同管理部門對報價文件的格式、內(nèi)容完整性、條款合理性等進行審核，提出修改意見。2.財務(wù)部門對報價的成本合理性進行審核，重點審查各項費用的計算是否準(zhǔn)確、成本控制措施是否有效等，確保報價具有經(jīng)濟可行性。3.法務(wù)部門對報價文件涉及的法律條款進行審核，確保報價行為符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險。4.經(jīng)各部門審核通過后的報價文件，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)項目情況、公司戰(zhàn)略目標(biāo)和市場形勢等因素，對報價進行最終審定。（四）報價調(diào)整1.在報價有效期內(nèi)，如遇市場價格大幅波動、項目需求變更、政策法規(guī)調(diào)整等因素影響報價的準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)信息，并重新評估報價。2.根據(jù)評估結(jié)果，業(yè)務(wù)部門編制報價調(diào)整文件，說明調(diào)整的原因、范圍和幅度，并按照報價審核流程進行審核和審批。3.經(jīng)審批后的報價調(diào)整文件作為原報價文件的補充，與原報價文件具有同等法律效力。四、合同簽訂管理（一）合同談判1.報價經(jīng)公司審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶進行合同談判。談判人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)情況和合同條款，具備良好的溝通能力和談判技巧。2.在談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，重點就工程范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、價格條款、付款方式、違約責(zé)任等核心條款進行協(xié)商，確保合同條款公平合理、明確具體，符合公司利益。3.法務(wù)部門應(yīng)參與重大合同的談判，從法律角度對合同條款進行把關(guān)，防范法律風(fēng)險。談判過程中涉及的法律問題，應(yīng)及時咨詢法務(wù)部門意見。（二）合同評審1.合同談判達成初步意向后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至合同管理部門組織合同評審。合同評審應(yīng)包括業(yè)務(wù)評審、財務(wù)評審和法務(wù)評審。2.業(yè)務(wù)評審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，工程范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求等是否明確具體，是否存在潛在的業(yè)務(wù)風(fēng)險。3.財務(wù)評審重點審查合同付款條款是否合理，資金流是否與公司財務(wù)計劃相匹配，成本效益是否可行等。4.法務(wù)評審主要審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律漏洞和風(fēng)險，合同文本是否規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取?.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門召開合同評審會議，各部門根據(jù)職責(zé)分工發(fā)表評審意見，對合同條款進行充分討論和協(xié)商。合同管理部門根據(jù)評審意見，對合同文本進行修改完善，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、切實可行。（三）合同簽訂1.經(jīng)合同評審?fù)ㄟ^后的合同文本，由業(yè)務(wù)部門與客戶進行正式簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同范本，確保合同格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效，合同簽訂人具有相應(yīng)的授權(quán)委托書。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更合同內(nèi)容。如因特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)重新履行合同評審和審批程序。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案，以便各部門進行后續(xù)管理和監(jiān)督。五、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織合同交底會議，向項目實施團隊、相關(guān)職能部門等人員詳細介紹合同內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、執(zhí)行要點及注意事項等，確保相關(guān)人員熟悉合同要求，明確工作目標(biāo)和責(zé)任。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參會人員簽字確認，并作為項目執(zhí)行過程中的重要依據(jù)。（二）進度管理1.項目實施團隊?wèi)?yīng)根據(jù)合同約定的工期要求，制定詳細的施工進度計劃，并報業(yè)務(wù)部門審核。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對進度計劃的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決進度偏差問題。2.如因客戶原因、不可抗力等因素導(dǎo)致工期延誤，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，辦理工期順延手續(xù)，并采取有效措施盡量減少工期延誤對項目造成的影響。3.對于關(guān)鍵節(jié)點的進度控制，應(yīng)建立嚴(yán)格的考核機制，對未能按時完成關(guān)鍵節(jié)點任務(wù)的責(zé)任人進行問責(zé)。（三）質(zhì)量管理1.項目實施團隊?wèi)?yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織施工，建立質(zhì)量管理體系，加強質(zhì)量控制和檢驗檢測工作，確保工程質(zhì)量符合要求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對工程質(zhì)量進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時要求項目實施團隊進行整改，確保工程質(zhì)量達到合同標(biāo)準(zhǔn)。3.如因質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶投訴或損失，公司應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并采取措施及時解決問題，挽回公司聲譽和損失。（四）成本管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和進度，做好資金預(yù)算和收支管理，確保資金及時到位和合理使用，避免資金閑置或短缺。2.項目實施團隊?wèi)?yīng)嚴(yán)格控制工程成本，按照成本預(yù)算進行費用支出，杜絕浪費和不合理開支。如因市場價格波動等因素導(dǎo)致成本增加，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對項目成本進行核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差問題，并向業(yè)務(wù)部門反饋，協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取措施進行成本控制。（五）安全管理1.項目實施團隊?wèi)?yīng)建立健全安全生產(chǎn)管理制度，加強安全教育培訓(xùn)，提高員工安全意識，確保施工過程中的人員和財產(chǎn)安全。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對施工現(xiàn)場的安全情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時要求項目實施團隊進行整改，確保施工現(xiàn)場符合安全要求。3.如發(fā)生安全事故，項目實施團隊?wèi)?yīng)立即采取應(yīng)急措施進行救援，并及時向業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門報告。公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和合同約定，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、合同變更管理（一）變更提出1.在合同履行過程中，如因客戶需求變更、設(shè)計變更、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)信息，并提出合同變更申請。2.合同變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、范圍、對合同價格和工期的影響等，并提供相關(guān)的證明材料。（二）變更評審1.合同管理部門收到合同變更申請后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行變更評審。變更評審的內(nèi)容和流程與合同評審類似，重點審查變更的必要性、合理性、可行性以及對公司利益的影響。2.各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工發(fā)表評審意見，對變更事項進行充分討論和協(xié)商。合同管理部門根據(jù)評審意見，對合同變更申請進行審核，并提出審核意見。（三）變更審批1.經(jīng)合同管理部門審核通過后的合同變更申請，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的性質(zhì)、影響程度等因素，做出是否批準(zhǔn)變更的決定。2.對于重大合同變更，應(yīng)提交公司管理層會議進行審議，確保變更決策符合公司整體利益和戰(zhàn)略目標(biāo)。（四）變更實施1.合同變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶簽訂合同變更協(xié)議，并按照變更協(xié)議的要求組織實施變更工作。2.項目實施團隊?wèi)?yīng)及時調(diào)整施工計劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、成本預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容，確保變更后的合同能夠順利履行。3.合同管理部門應(yīng)及時更新合同臺賬和檔案，記錄合同變更的相關(guān)信息，確保合同管理的準(zhǔn)確性和完整性。七、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請1.工程竣工或合同約定的結(jié)算條件成就后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，編制合同結(jié)算申請文件。結(jié)算申請文件應(yīng)包括工程結(jié)算報告、工程量清單、費用明細、質(zhì)量驗收報告、竣工圖紙等資料。2.結(jié)算申請文件應(yīng)詳細說明工程完成情況、合同執(zhí)行情況、結(jié)算金額及計算依據(jù)等內(nèi)容，確保結(jié)算數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整。（二）結(jié)算審核1.合同管理部門收到結(jié)算申請文件后，應(yīng)組織財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行結(jié)算審核。結(jié)算審核的重點包括工程量的準(zhǔn)確性、費用計算的合理性、合同條款的執(zhí)行情況等。2.財務(wù)部門負責(zé)對結(jié)算金額進行財務(wù)審核，審查費用支出是否符合合同約定和財務(wù)制度要求，是否存在超付、漏付等情況。3.法務(wù)部門負責(zé)對結(jié)算過程涉及的法律事項進行審核，確保結(jié)算工作符合法律法規(guī)要求，不存在法律糾紛。4.各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工對結(jié)算申請文件進行仔細審查，提出審核意見。合同管理部門根據(jù)審核意見，對結(jié)算申請文件進行修改完善，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。（三）結(jié)算審批1.經(jīng)審核通過后的結(jié)算申請文件，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)結(jié)算審核情況，對結(jié)算金額進行最終審定。2.對于重大合同的結(jié)算，應(yīng)提交公司管理層會議進行審議，確保結(jié)算結(jié)果符合公司利益和財務(wù)狀況。（四）款項支付1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和結(jié)算審批結(jié)果，及時辦理款項支付手續(xù)。在支付款項前，應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證的真實性、合法性和有效性。2.對于合同約定的質(zhì)保金等尾款，應(yīng)按照合同約定的時間和條件進行支付。在質(zhì)保期內(nèi)，如發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)的質(zhì)保金。3.財務(wù)部門應(yīng)做好款項支付的記錄和臺賬管理，定期與業(yè)務(wù)部門核對賬目，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。八、合同終止管理（一）終止原因1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力、政策法規(guī)調(diào)整等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以解除合同。3.因一方違約，另一方根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定行使解除權(quán)，導(dǎo)致合同終止。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的終止情形。（二）終止程序1.合同終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同管理部門，并提交合同終止申請文件。合同終止申請文件應(yīng)說明合同終止的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)處理情況等內(nèi)容。2.合同管理部門收到合同終止申請文件后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核，重點審查合同終止的原因是否合法合規(guī)、雙方的權(quán)利義務(wù)是否已妥善處理等。3.經(jīng)審核通過后的合同終止申請文件，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，合同管理部門負責(zé)辦理合同終止手續(xù)，并通知相關(guān)部門做好后續(xù)工作。（三）后續(xù)事宜處理1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織項目實施團隊清理現(xiàn)場，做好工程收尾工作，確保施工現(xiàn)場符合相關(guān)要求。2.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財務(wù)制度，對合同款項進行清理結(jié)算，辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)。3.合同管理部門應(yīng)及時將合同終止情況通知客戶，并做好合同檔案的整理、歸檔和保管工作，確保合同資料的完整性和安全性。九、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門負責(zé)收集、整理工程報價合同管理過程中形成的各類文件資料，包括報價文件、合同文本、評審意見、變更協(xié)議、結(jié)算報告、付款憑證等。2.業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)按照合同管理流程，及時將各自工