廣告促銷物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司廣告促銷物料的管理，規(guī)范物料的采購、制作、使用、庫存及核銷等流程，確保廣告促銷活動的順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有廣告促銷物料的管理，包括但不限于海報、宣傳單頁、促銷贈品、展示道具等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：廣告促銷物料的管理由公司市場營銷部門統(tǒng)一負責，確保物料的設計、采購、制作、發(fā)放等環(huán)節(jié)的協(xié)調一致。2.規(guī)范流程原則：建立標準化的物料管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和要求，確保物料管理工作的規(guī)范化、制度化。3.成本控制原則：在保證廣告促銷效果的前提下，合理控制物料成本，提高物料使用效率，避免浪費。4.責任明確原則：明確各部門及人員在物料管理中的職責，做到責任到人，確保物料管理工作的有效執(zhí)行。二、職責分工（一）市場營銷部門1.負責制定廣告促銷物料的年度需求計劃，并根據(jù)市場活動安排及時調整需求。2.負責物料的設計、策劃和創(chuàng)意工作，確保物料內容符合公司品牌形象和市場推廣策略。3.負責物料的采購申請、供應商選擇與管理、采購合同簽訂等工作。4.負責物料的制作跟進、質量檢驗、驗收及入庫等工作。5.負責物料的發(fā)放、使用監(jiān)督及回收等工作。6.負責物料庫存的盤點、統(tǒng)計及分析工作，定期向上級匯報物料庫存情況。（二）財務部門1.負責審核廣告促銷物料的采購預算，確保預算合理、合規(guī)。2.負責物料采購費用的核算、支付及報銷等工作。3.協(xié)助市場營銷部門進行物料成本控制和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（三）行政部門1.負責提供物料制作所需的場地、設備等資源支持。2.負責物料的倉儲管理，確保物料的安全存儲和妥善保管。3.協(xié)助市場營銷部門進行物料的發(fā)放和回收工作。（四）其他部門1.根據(jù)本部門的業(yè)務需求，向市場營銷部門提出廣告促銷物料的使用申請。2.負責本部門領用物料的使用管理和核銷工作，確保物料使用符合公司規(guī)定和活動要求。三、物料需求計劃（一）年度需求計劃1.市場營銷部門應于每年年底前，根據(jù)公司下一年度的市場推廣計劃和銷售目標，制定廣告促銷物料的年度需求計劃。年度需求計劃應包括物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等詳細信息。2.年度需求計劃需經(jīng)公司管理層審核批準后實施。審核過程中，應充分考慮市場變化、產品特點、促銷活動安排等因素，確保需求計劃的合理性和準確性。（二）月度需求計劃1.市場營銷部門應每月初根據(jù)當月的市場活動安排，在年度需求計劃的基礎上，制定月度需求計劃。月度需求計劃應明確物料的具體需求數(shù)量、交付時間等信息。2.月度需求計劃需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門進行采購。如遇緊急情況需要臨時增加物料需求，應及時填寫《物料緊急需求申請表》，說明需求原因、物料種類、數(shù)量及交付時間等，經(jīng)部門負責人和公司分管領導批準后，由采購部門優(yōu)先安排采購。四、物料采購（一）供應商選擇1.市場營銷部門應建立廣告促銷物料供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。2.對于新的供應商，應進行嚴格的資質審查和實地考察，確保其具備提供優(yōu)質物料的能力和條件。只有通過評估的供應商才能進入公司供應商名錄，并參與物料采購投標。3.采購部門應優(yōu)先從供應商名錄中選擇供應商進行采購，以保證物料質量和供應穩(wěn)定性。如因特殊原因需要從名錄外采購物料，需經(jīng)市場營銷部門和公司分管領導批準。（二）采購申請1.市場營銷部門根據(jù)月度需求計劃，填寫《物料采購申請表》，詳細注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、預算金額等信息，并附上物料設計稿或樣品。2.《物料采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門應根據(jù)申請表內容進行采購詢價和比價，選擇合適的供應商進行采購。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給市場營銷部門、財務部門和行政部門備案，以便各部門進行跟蹤和監(jiān)督。（四）采購執(zhí)行1.采購部門負責按照采購合同要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保物料按時、按質、按量交付。2.在物料交付前，采購部門應通知市場營銷部門和相關人員進行驗收準備。如發(fā)現(xiàn)供應商提供的物料不符合合同要求，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或重新提供合格物料。五、物料制作（一）制作流程1.市場營銷部門將設計好的物料稿件提交給行政部門或指定的制作單位進行制作。制作單位應根據(jù)稿件要求，制定詳細的制作計劃，明確制作工藝、時間節(jié)點、質量標準等。2.制作過程中，市場營銷部門應安排專人進行跟蹤監(jiān)督，確保制作進度和質量符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題應及時與制作單位溝通解決，必要時可要求制作單位進行整改或重新制作。3.物料制作完成后，制作單位應通知市場營銷部門進行驗收。市場營銷部門應組織相關人員按照合同要求和質量標準進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（二）質量控制1.市場營銷部門應在物料制作前明確質量標準和驗收要求，并向制作單位進行交底。制作單位應嚴格按照質量標準進行制作，確保物料質量符合要求。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質量問題，市場營銷部門應及時與制作單位協(xié)商解決。對于質量問題嚴重的物料，應要求制作單位重新制作，由此產生的費用由制作單位承擔。3.行政部門或制作單位應建立物料制作質量檔案，記錄物料制作過程中的質量問題及處理情況，以便日后查詢和分析。六、物料庫存管理（一）入庫管理1.物料到貨后，采購部門應及時通知市場營銷部門和行政部門進行驗收。驗收合格的物料，由行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《物料入庫單》，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。2.《物料入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交市場營銷部門，用于物料發(fā)放和使用記錄；一聯(lián)交財務部門，作為記賬憑證。3.對于驗收不合格的物料，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施。如因特殊原因無法退換貨，應經(jīng)公司分管領導批準后，按照相關規(guī)定進行處理。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，行政部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應認真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息，如實記錄盤點結果。3.盤點結束后，行政部門應編制《物料盤點報告》，詳細說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并按照相關規(guī)定進行調整和處理。（三）庫存安全1.行政部門應確保物料倉庫的安全，配備必要的消防、防盜等設施設備，防止物料被盜、損壞或丟失。2.物料應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫管理人員應定期對物料進行檢查和維護，及時清理過期、損壞或變質的物料，確保庫存物料的質量安全。七、物料發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《物料領用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交給市場營銷部門。2.市場營銷部門根據(jù)庫存情況進行審核，如庫存充足，應及時發(fā)放物料，并在《物料領用申請表》上簽字確認；如庫存不足，應告知領用部門，并說明情況。3.領用部門憑《物料領用申請表》到行政部門倉庫領取物料，倉庫管理人員應按照申請表內容進行發(fā)放，并在《物料入庫單》上做好發(fā)放記錄。（二）使用管理1.領用部門應按照申請用途合理使用物料，不得擅自改變物料用途或挪作他用。如因特殊原因需要變更用途，應提前向市場營銷部門提出申請，經(jīng)批準后方可使用。2.在廣告促銷活動期間，市場營銷部門應安排專人對物料的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保物料使用符合活動要求和公司規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用物料的情況，應及時制止并要求整改。3.活動結束后，領用部門應及時將剩余物料退回行政部門倉庫，并填寫《物料退庫單》。倉庫管理人員應認真核對退庫物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認無誤后辦理退庫手續(xù)。八、物料核銷（一）核銷流程1.活動結束后，市場營銷部門應及時對廣告促銷物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，填寫《物料核銷申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、活動名稱等信息，并附上相關證明材料。2.《物料核銷申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給財務部門進行核銷。財務部門應根據(jù)申請表內容和相關憑證，對物料采購費用進行核算和核銷。3.核銷完成后，財務部門應將核銷結果反饋給市場營銷部門。市場營銷部門應根據(jù)核銷結果，對物料庫存進行調整，確保賬實相符。（二）核銷要求1.物料核銷應遵循真實、準確、完整的原則，確保核銷數(shù)據(jù)與實際使用情況一致。核銷證明材料應包括但不限于活動照片、視頻、簽到記錄、銷售數(shù)據(jù)等，能夠充分證明物料的使用情況。2.對于已核銷的物料，市場營銷部門應妥善保管相關證明材料，以備審計和檢查。如發(fā)現(xiàn)核銷數(shù)據(jù)存在問題或證明材料缺失，應及時進行整改和補充。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對廣告促銷物料的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物料采購、制作、使用、庫存及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.市場營銷部門應加強對物料管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應責令相關部門和人員限期整改，并追究其責任。（二）考核機制1.建立廣告促銷物料管理工作考核機制，對各部門及人員在物料管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己藘热莅ㄎ锪闲枨笥媱澲贫ǖ臏蚀_性、采購工作的及時性和質量、制作質量控制、庫存管理水平、物料使用效率及核銷工作的規(guī)范性等方面。2.考核結果