小微國企檔案管理辦法一、引言檔案管理對于小微國企來說至關(guān)重要，它不僅是企業(yè)日常運營的重要支撐，也是企業(yè)歷史和文化傳承的重要載體。為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本檔案管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同做好公司的檔案管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。三、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門及所屬單位檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，工作計劃、總結(jié)，行政公文，人事檔案，印章管理文件等。2.財務(wù)會計類：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預(yù)算、決算文件，審計報告，稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場營銷文件，合同協(xié)議，招投標(biāo)文件，項目策劃、實施、驗收文件，客戶資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項、研究、試驗、鑒定文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，專利、商標(biāo)、著作權(quán)文件等。5.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理文件，工會工作文件，共青團(tuán)工作文件等。6.其他類：包括以上各類未涵蓋的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式進(jìn)行編制。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XZ001”，其中“XZ”為行政管理類的類別代碼。具體類別代碼如下：1.行政管理類：XZ2.財務(wù)會計類：CK3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：JY4.技術(shù)研發(fā)類：JF5.黨群工作類：DQ6.其他類：QT五、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門及所屬單位在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件的保存地點和出處。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)單獨裝訂，并在首頁右上角加蓋檔號章，注明年度、類別代碼、順序號、保管期限等信息。3.按照文件材料的形成時間順序，對同一類別的檔案進(jìn)行排列，并編制頁碼。4.填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括年度、類別、起止日期、保管期限等。六、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查工作應(yīng)包括檔案的數(shù)量核對、實體檢查、保管期限核對等內(nèi)容。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的年度、類別、順序號、題名、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。八、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進(jìn)行。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)公司需求，編制檔案檢索工具，整理檔案資料，提供檔案咨詢等。2.鼓勵公司員工充分利用檔案資源，為公司的發(fā)展提供有益的參考和借鑒。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：購置或開發(fā)適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運行，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌